Cómo usar la tecnología para un alquiler vacacional más eficiente

Llevar un negocio de alquiler vacacional a veces se siente como si no pararas, esquivando obstáculos que aparecen en el camino. Cuesta sentir que puedes tomarte un respiro, siempre hay una cosa más que hacer, o un problema más que resolver.

El estrés constante que esto genera puede hacer que el equilibrio entre trabajo y vida parezca inalcanzable. Además, complica crecer: si sientes que apenas flotas con las propiedades que ya tienes, ¿cómo vas a pensar en añadir más?

Una forma de empezar es encontrar la manera de no tener que hacerlo todo tú. Si recortas las tareas manuales y repetitivas, de pronto tienes más energía y tiempo para otras áreas. Aquí entra la tecnología para alquileres vacacionales.

Las soluciones tecnológicas te ayudan a llevar un alquiler vacacional más eficiente, y la Reina de la experiencia del invitado, Tyann Marcink, moderó recientemente un panel de tecnología en el Short Term Rental Virtual Summit for Women. Habló con profesionales sobre todas las formas en que la tecnología para alquileres de corta estancia ayuda a propietarios y gestores, desde apps de guía digital e insights de mercado, hasta tecnología en la vivienda como cerraduras inteligentes.

En el panel participaron:

• Koryn Okey : VP de experiencia de cliente en Breezeway
• Oliver Marczynski : responsable de desarrollo de negocio en StayFi
• Aviva Llorens : del equipo de ventas y éxito de PriceLabs
• Jinnie Templin : Demand Generation Manager en TravelNet Solutions
• Jaime Kamps-Duac : Account Executive en AirDNA
• Tammi Sims : propietaria, gestora, consultora y «VP de startup tecnológica recuperada».

Vamos a apoyarnos en su experiencia para explicar exactamente cómo la tecnología para alquileres vacacionales te ayuda a recuperar la cordura, y por dónde empezar al montar tu stack tecnológico.

Cómo la tecnología ayuda a anfitriones y gestores de alquiler vacacional a agilizar su flujo de trabajo

La forma clave en que la tecnología te apoya es ayudándote a operar con más eficiencia. En lugar de saltar sin parar entre tareas, podrás planificar cuándo y cómo tiene que ocurrir cada cosa. Incluso dejarás de hacer algunas, porque un software las hará por ti.

La tecnología permite a los anfitriones automatizar sus procesos

Esta es la grande. Piensa en el tiempo que te lleva enviar a mano mensajes a cada invitado, o editar tus requisitos de reserva en los portales. Hay soluciones y automatizaciones que te quitan esas tareas.

• Crea una serie de plantillas de mensaje para responder a consultas de Airbnb mucho más rápido. Mira las plantillas que hemos creado para ayudarte a compartir tu guía digital de Touch Stay con los invitados.
• Busca un servicio que facilite la comunicación entre el equipo, para que tú no seas el intermediario. Slack tiene una opción de suscripción gratuita, por ejemplo
• Usa PriceLabs para ajustar automáticamente tus mínimos de precio por noche, y cubrir los días sueltos que quedan entre reservas.

Hay un montón de formas en que automatizar procesos te ahorra tareas repetitivas y te deja pensar en el panorama general.

No conozco a un solo gestor, da igual cuántas propiedades lleve, que no se ponga mil sombreros en un solo día. Un software bueno y eficaz te da esa visión de conjunto y te ayuda a organizarte, para saber en qué centrar el tiempo día a día

: Jinnie Templin

La guía digital de bienvenida de Touch Stay de Tyann le ayuda a agilizar el flujo de trabajo respondiendo a las preguntas de los invitados antes de que las hagan. Toda la información que necesitan está en su guía digital, así que preguntan menos. Cuando preguntan, les envía un enlace a la sección concreta de la guía, en lugar de escribir una respuesta entera. Un ahorro de tiempo enorme.

La tecnología ayuda a los anfitriones a elevar la experiencia del invitado

Como pequeño negocio, es el carácter personal de tu oferta lo que te distingue de gestores grandes y hoteles. A menudo preocupa que más automatización lleve a una experiencia menos personal (algo que ya hemos planteado!)

Sin embargo, la tecnología puede ayudarte a mejorar la experiencia del invitado. Jinnie subrayó que esa experiencia empieza en el momento en que el invitado interactúa contigo, y la tecnología puede hacer que todas esas interacciones sean fluidas:

• Los servicios de estudio de mercado te ayudan a entender cómo destacar y ofrecer la mejor experiencia a tus invitados
• Los channel managers te ayudan a asegurar que tu propiedad nunca se reserve por duplicado
• Los property management systems (PMS) automatizan las operaciones, para que desde la limpieza hasta las facturas ocurra a tiempo
• Las herramientas de pricing dinámico ajustan la tarifa nocturna al mercado, la temporada, etc., para que los invitados siempre paguen un precio justo
• Las guías digitales de bienvenida reducen las veces que tus invitados tienen que preguntarte, al darles toda la info en su dispositivo (además, Touch Stay usa tecnología PWA para ofrecer una experiencia de usuario optimizada a tus invitados)
• Los gadgets de casa inteligente te permiten crear un ambiente acogedor, de la temperatura al acceso de los invitados y la iluminación. ¿Por qué no mirar:
  • un sistema de monitorización de ruido/hogar (consulta nuestras recomendaciones en este AMA)
  • una cerradura inteligente
  • un termostato WiFi
• Las herramientas de marketing WiFi permiten a los invitados entrar en el WiFi indicando simplemente su email

Tus invitados no tendrán contacto directo con la mayoría de esto, pero todo junto asegura que los viajeros encuentren una propiedad a buen precio, limpia y segura, con una reserva y una llegada fluidas.

Así que estas herramientas te ahorran tiempo al automatizar procesos, mejoran la experiencia del invitado y muchas te traen extras. Por ejemplo, StayFi permite a los invitados entrar al WiFi sin teclear una contraseña larga, y recoge todos sus emails para que los incluyas en tu email marketing. Una guía digital de Touch Stay da acceso a nuestro grupo de Facebook Rock Stars, donde profesionales del alquiler de corta estancia intercambian consejos e ideas en una comunidad activa.

ESCUCHA: el episodio 5 de The Guest Cast, donde vemos cómo equilibrar la eficiencia tecnológica y el toque humano

Cómo empezar a montar tu stack tecnológico

Ya hemos cubierto cómo la tecnología te va a ahorrar tiempo y a dar una mejor experiencia a los invitados de tu alquiler vacacional. Ahora, ¿por dónde empiezas?

Prioriza la tecnología operativa

Es la tech operativa la que te va a ayudar a agilizar procesos y automatizar las tareas que se comen un trozo del día.

Piensa en el proceso que más tiempo te quita. ¿Es:

• la limpieza?
• organizar reservas?
• comunicarte con el equipo?
• supervisar el mantenimiento?

Cuando sepas qué parte de las operaciones te consume más tiempo, busca una solución tecnológica que te permita apartarte de ella.

Koryn coincidió en que la tech operativa suele ser la base del stack, pero también pidió al público que pensara de verdad en lo que cada uno necesitaba:

Creo que lo que cada persona aquí tiene que plantearse es: ¿qué va a tener el mayor impacto en tu negocio? Si vives a dos calles de tu alquiler y solo trabajas con una persona, el bloque de operaciones puede no encajar con lo que tú necesitas.

A medida que escalas el alquiler vacacional, la tech operativa será sin duda importante para construir el negocio más eficiente posible. Pero ahora mismo puede no ser tu prioridad.

Construye una presencia de marca online

Si quieres escalar más allá de 2-3 propiedades, puede que priorices construir una marca online con una web de reserva directa.

Una web de reserva directa es un pilar de tu marketing digital. En tu propia web tienes libertad para mostrar la propiedad exactamente como quieres. Puedes acompañar descripciones y fotos con planes en la zona y una presentación tuya como propietario.

Tampoco pagas comisión a ninguna agencia online (OTA), como Airbnb o Vrbo, así que tú y tu invitado ahorráis.

LEE: cómo los anfitriones pueden dominar el marketing del alquiler vacacional para más consejos de marketing digital.

Entiende el mercado local de alquiler vacacional

Si quieres preciar y comercializar tu propiedad con acierto, necesitas entender el mercado de tu zona.

• ¿Por qué se aloja la gente en esa zona?
• ¿Cuánto pagan por una propiedad similar?
• ¿Qué te distingue de otras propiedades cercanas?

Hay servicios que te ayudan a responder a estas preguntas. Investigan el mercado de alquiler de corta estancia en zonas concretas y analizan los datos.

Por ejemplo, AirDNA ofrece investigación de alquiler de corta estancia, datos de Vrbo y Airbnb, y pricing dinámico (ajustan automáticamente tus tarifas al mercado local). PriceLabs ofrece pricing dinámico, insights de mercado y análisis de tus tendencias de reserva.

Ambos te ayudan a entender el mercado a tu favor. Puedes ver cómo debería preciarse tu propiedad y cómo subir el nivel para ser la opción de alquiler de corta estancia más atractiva de la zona.

Sea cual sea tu zona, una de las mejores formas de destacar es comunicar bien desde el primer momento de la estancia. Ofrece una guía digital pulida mientras otras propiedades siguen con libros de visitas de papel, incómodos e higiénicamente dudosos.

Tammi Sims: la primera pieza de tech en la que invertir

Tyann preguntó a Tammi cuál sería la primera pieza de tech en la que invertiría si empezara un alquiler vacacional desde cero ahora. La respuesta de Tammi fue simple: la comunicación con invitados.

Tammi siempre ha sido anfitriona en remoto, y ha visto que se puede cuidar una relación fuerte con los invitados a distancia, si tienes las herramientas adecuadas.

Aquí entramos nosotros con una propuesta. Las guías digitales de Touch Stay están pensadas para facilitar una comunicación sólida. Seas anfitrión remoto o no, los invitados siempre están lejos de ti antes de llegar. Por eso puedes enviarles tu libro de bienvenida digital antes de que lleguen. Tienen toda la info práctica y un montón de recomendaciones locales, antes de poner un pie en la propiedad.

¡Invitados preparados e informados son invitados felices!

Cómo la tech ayuda a los anfitriones a conseguir más reservas repetidas

El mejor software de alquiler de corta estancia te ahorra tiempo y ayuda a que el negocio funcione mejor. Además, puede darte más reservas repetidas. ¿Cómo?

Todo empieza con una gran experiencia del invitado

Arriba ya hemos hablado de cómo el software de alquiler vacacional mejora la experiencia de tus invitados:

• creando un proceso de reserva fluido
• apoyando una comunicación sólida
• creando un entorno de estancia acogedor y fácil de usar

Y a esto se reduce todo. Si das una estancia estupenda, querrán volver.

Koryn señaló que de vez en cuando salen imprevistos, porque nadie los evita del todo. Cuando ocurran, trátalos con profesionalidad y rapidez. Los invitados recordarán tu comunicación y cómo resolviste el problema, no el problema en sí.

El marketing digital cuida a los invitados que repiten

Oliver, Aviva y Jinnie recomendaron el marketing digital como una de las estrategias más seguras para conseguir reservas repetidas. Hablaron en concreto de montar una web de reserva directa, que te permite animar a rereservar (¡quizá con descuento!) sin que ninguno pague comisión a un portal.

Durante la estancia, enseña tu marca, para que se vayan asociando la estancia con tú, y no con Airbnb o Vrbo. Anímales a seguirte en redes y a estar atentos a tu newsletter. Una de las mejores cosas de la tech moderna es que nos permite seguir en contacto: mantén el contacto con tus invitados para que esas memorias sigan ligadas a tu marca.

Las guías digitales de Touch Stay son white-label, con libertad para usar tu logo, tipografías, fotos y vídeos. Toda la comunicación de tu libro de bienvenida digital refuerza tu marca y la deja fija en la cabeza del invitado.

Los hacks de tech favoritos del panel

Tyann cerró el panel preguntando a los participantes por su hack de tech favorito. ¿Qué formas poco habituales han encontrado de hacer que la tech trabaje para ellos?

• Koryn prefiere escribir a mano, así que usa una tablet para anotar ideas y se las envía por email al equipo
• Tammi usa la guía digital de Touch Stay para guardar y compartir una serie de plantillas de comunicación con invitados
• Oliver usa Alexa para controlar la iluminación y los electrodomésticos. Notas Post-it indican a los invitados los comandos
• ¡Aviva también usa Alexa! Pero para algo un poco distinto: fiestas de baile con sus hijos
• Jaime tiene códigos QR en sus tarjetas, para que posibles invitados las escaneen y vayan directo a su anuncio de Airbnb
• Tyann ha creado atajos de teclado en el móvil y el portátil, para no tener que escribir las frases que más usa

El hack de tech de Touch Stay

En Touch Stay hemos hackeado nuestras propias guías digitales. Las creamos pensando en anfitriones de alquiler de corta estancia, pero desde entonces hemos hecho plantillas para dueños de autocaravanas, gestores de glamping y campings, B&B e incluso organizaciones de marketing de destinos.

Nuestros clientes también han visto un montón de formas de usar las guías para organizar y compartir información. Desde guías de eventos y playbooks, hasta manuales para propietarios, han demostrado su creatividad. Puedes usar una guía digital de Touch Stay para todas tus necesidades de compartir información.

La tech disponible

Aquí va una lista más detallada de las soluciones de tech que estaban en el panel, y en qué te ayudan, junto a nuestros propios socios.

• TravelNet Solutions : una solución completa de gestión, con PMS, software de CRM y servicios de marketing digital
• StayFi : marketing WiFi para alquiler vacacional, te permite recoger los emails de tus invitados para el marketing digital
• PriceLabs : herramienta de pricing dinámico y datos para que tu propiedad se mantenga competitiva en el mercado local
• Breezeway : plataforma de cuidado de la propiedad, operaciones y mensajería para ofrecer una experiencia de alquiler de calidad
• AirDNA : plataforma de datos de alquiler vacacional para anfitriones e inversores, con insights para ir por delante.
• Touch Stay : ¡somos nosotros! Especialistas en guías digitales. Te ayudamos a ahorrar tiempo y a atender invitados más felices comunicándote con más eficiencia.
• OwnerRez : el motor de gestión de reservas hecho por propietarios de alquiler vacacional, para propietarios de alquiler vacacional
• BookingSync : software de gestión para todos, desde los gestores más grandes hasta anfitriones individuales
• Anytime Booking : expertos en gestión de reservas online e integraciones de canales para el mercado de vacaciones al aire libre
• ACT Studios : especialistas en fotografía y marketing digital para propietarios de alquiler vacacional en el Reino Unido
• Revyoos : agregador de reseñas para alquileres de corta estancia, para tener todas las reseñas en un solo sitio
• iGMS : software de alquiler vacacional que ayuda a los anfitriones a gestionar el día a día del alquiler de corta estancia

Hay un surtido enorme de soluciones de tech para alquiler vacacional. Lo que sí podemos garantizar es que, sean cuales sean tus retos, habrá un servicio que te ayude.

En Touch Stay sabemos que la clave para grandes reseñas y muchos invitados que repiten es una experiencia excelente. Para nosotros, eso empieza con la comunicación. Las guías digitales de Touch Stay te ayudan a comunicarte con eficiencia durante todo el viaje del invitado contigo.

Da la info práctica clave, cómo encontrar y acceder a la propiedad, junto a tu conocimiento de la zona. Cuéntales los mejores sitios para el atardecer o para un cóctel. Envíales todo esto antes de que lleguen, para que se sientan preparados y con ganas.

Usa enlaces profundos para responder preguntas llevando a los invitados a la sección concreta de la guía. Pon códigos QR en los electrodomésticos complicados para llevarles a las instrucciones justas.

¡Ahorra tiempo y verás invitados más felices! ¿Quieres saber más? Descubre exactamente cómo las guías digitales de Touch Stay apoyan negocios de alquiler de corta estancia eficientes.