La guía definitiva de email marketing y captura de email para alquiler vacacional

En el paisaje siempre cambiante del alquiler vacacional, una cosa no cambia: la necesidad de comercializar tu alquiler con eficacia ante invitados potenciales. El email marketing y la captura de email se han vuelto herramientas imprescindibles para dueños de casas de vacaciones, anfitriones de Airbnb, hoteleros boutique y gestores que quieren impulsar reservas, cuidar la relación con los invitados y adelantarse a la competencia. 

En esta guía completa entramos en el qué, el porqué y el cómo del email marketing para alquiler vacacional, para que tengas el conocimiento y las estrategias con las que llegar a invitados potenciales, construir relación e impulsar reservas directas.

• ¿Qué es el email marketing?
• Por qué el email marketing es vital para pequeños negocios
• ¿Vale la pena invertir tiempo en email marketing?
• ¿Es efectivo el email marketing?
• Cómo construir una estrategia de email marketing que gane
• Cómo clavar el email marketing de alquiler vacacional
• Ejemplo de email marketing efectivo
• Plantillas de email marketing para alquiler vacacional
• Cómo recoger emails de invitados y hacer crecer tu base
• Recursos extra de email marketing

¿Qué es el email marketing?

El email marketing es una estrategia de marketing digital dirigida que consiste en enviar emails personalizados, relevantes y atractivos a una lista curada de destinatarios, con el objetivo de promocionar productos o servicios, construir notoriedad de marca y cuidar las relaciones con los clientes.

En el contexto del alquiler vacacional, el email marketing es una herramienta de crecimiento muy valiosa. Propietarios, gestores y anfitriones pueden usarlo para conectar con invitados potenciales y visitantes anteriores, promocionar tu alquiler, anunciar ofertas, compartir consejos de viaje, o simplemente seguir en contacto para estar en su mente cuando vayan a reservar el próximo viaje.

Por qué el email marketing es vital para pequeños negocios

Los pequeños negocios, incluidos dueños de alquiler vacacional y anfitriones de Airbnb, pueden beneficiarse especialmente del email marketing. Nivela el terreno y te permite competir con gestores más grandes del sector.

El email marketing de alquiler vacacional ofrece una forma rentable de dirigirte e implicar a invitados potenciales, para que tu propiedad destaque en un mercado saturado. 

Quizá lo más importante: cuando envías emails a personas que han pedido o elegido estar en tu lista, sabes que verán lo que les mandas. Es un contraste total con lo que compartes en redes, donde el algoritmo de la plataforma decide quién ve qué. Y a medida que mejoran tus habilidades de email marketing, también lo harán los resultados.

¿Vale la pena invertir tiempo en email marketing?

El email marketing presume de un retorno de la inversión (ROI) enorme, y lo convierte en una herramienta de marketing rentable y de alto impacto. Según el informe 2023 de HubSpot, el email marketing genera 36 $ por cada 1 $ gastado, ¡un ROI del 3.600%!

Ese ROI convincente nace de poder llegar a una audiencia concreta, crear experiencias personalizadas y establecer conexiones duraderas con los invitados.

¿Es efectivo el email marketing?

¡Por supuesto! Entre el número creciente de plataformas y herramientas digitales, el email marketing sigue siendo una fuerza potente, y continúa superando a otros canales, incluidas las redes sociales. Con una estrategia de email bien hecha, los dueños de alquiler vacacional pueden cautivar a su audiencia, impulsar reservas directas y mejorar la visibilidad de su marca.  

Comunicación directa: el email te da una línea directa con tus invitados. A diferencia de las redes, donde los posts se pueden perder en el algoritmo, el email aterriza en la bandeja, y sube la probabilidad de que se involucren. 

Personalización: el email marketing permite a los anfitriones adaptar mensajes a grupos o personas según preferencias, comportamientos e interacciones pasadas. Ese toque personal puede disparar las conversiones.

Rentable: comparado con la publicidad tradicional, el email marketing es extremadamente rentable. Hay muchas plataformas con planes asequibles (o gratis hasta que tengas una base de cientos). De verdad es accesible incluso para dueños de alquiler a pequeña escala. 

Analítica y seguimiento: el software de email marketing da insights valiosos sobre el rendimiento de tus campañas. Puedes seguir tasas de apertura, de clics y de conversión, y así afinar las estrategias para mejores resultados.

Cómo construir una estrategia de email marketing que gane 

Construir una estrategia de email marketing efectiva es crucial para el éxito de tu negocio de alquiler. Una estrategia bien hecha te ayuda a conectar con invitados potenciales, cuidar la relación e impulsar reservas. Aquí va una guía paso a paso para crear una estrategia ganadora:

Empieza por definir con claridad tus objetivos. ¿Qué quieres conseguir con el email marketing? Objetivos habituales y medibles:

• Aumentar reservas
• Llenar disponibilidad de última hora o noches huérfanas
• Impulsar reservas repetidas 
• Impulsar recomendaciones

Objetivos menos tangibles:

• Construir notoriedad de marca
• Mejorar la experiencia del invitado
• Promocionar ofertas y eventos especiales

Tener objetivos concretos guiará tu estrategia y te ayudará a medir el éxito.

2. Segmenta tu lista de email

No todos los invitados son iguales, así que no los trates igual. Segmenta tu lista según criterios como:

• Historial de reservas (p. ej. primerizas vs. repetidas)
• Preferencias (p. ej. familias vs. aventureros en solitario)
• Ubicación geográfica (p. ej. nacionales o internacionales)
• Nivel de implicación (p. ej. quienes abren emails vs. quienes no)

La segmentación te permite enviar contenido personalizado y relevante a cada grupo, y sube la implicación y las conversiones.

3. Crea contenido de valor

El contenido es el rey en email marketing. Escribe emails que den valor a tus destinatarios y les den una razón para actuar. Recordando lo de los objetivos: si tienes uno en mente al escribir, será más fácil armarlos y más probable que se involucren. 

Ideas de contenido:

• Novedades: recomendaciones locales y consejos de viaje
• Ofertas y descuentos exclusivos (no anunciados en otro sitio)
• Historias o testimonios de invitados satisfechos
• Novedades de tu propiedad (p. ej. reformas o mejoras)
• Agenda: eventos o atracciones próximas en tu zona

Asegúrate de que los emails sean visualmente atractivos, fáciles de leer y responsive en móvil (que se vean bien y el tamaño de fuente sea legible en el teléfono y en el escritorio).

4. Emails transaccionales y automatización

Según el tipo de email y su propósito, será un envío puntual (a veces llamado email único), o un email que puedes programar para que salga solo.

Ahorrarás tiempo y llegarás a tiempo si montas flujos de automatización. Algunos emails automáticos clave:

• Serie de bienvenida: envía automáticamente una serie a nuevos suscriptores, personas que se han apuntado a tu base vía un formulario en tu web (o en tu guía digital), presentándoles tu propiedad y tus servicios
• Confirmación de reserva: confirma la reserva y da los detalles importantes de la estancia
• Emails pre-llegada: envía consejos e info para ayudar a los invitados a preparar el viaje (mira nuestro Planificador de comunicación con invitados para ideas)
• Gracias post-estancia: agradece, pide feedback y reseñas, y anima a futuras reservas
  

Cuando terminen la serie de bienvenida, esperarán un newsletter regular tuyo. Y si tus invitados aún no están en tu base de email marketing, pide permiso para incluirlos y seguir en contacto.

N.B. Los emails que envías entre la confirmación de reserva y el gracias se clasifican como emails transaccionales porque van ligados a la reserva. No son emails de marketing. 

5. Elige el software de email marketing adecuado

Elige una plataforma que encaje con tus necesidades y presupuesto. Opciones populares para pequeños negocios y dueños de alquiler vacacional: Mailchimp, Mailerlite, Constant Contact y SendinBlue. Asegúrate de que se integre bien con tus herramientas de gestión, si usas alguna. 

6. Mide y analiza

Sigue con regularidad el rendimiento de tus campañas. Te dirá rápido qué funciona y qué no, es decir, si tu audiencia disfruta o se beneficia de lo que envías.

Métricas clave a vigilar:

• Tasa de apertura: el porcentaje de destinatarios que abren tus emails
• Tasa de clics (CTR): el porcentaje que hace clic en enlaces de tus emails
• Tasa de conversión: el porcentaje que hace la acción deseada, como reservar una estancia
• Tasa de baja: el porcentaje que se da de baja de tus emails

Usa estos insights para afinar la estrategia y mejorar campañas futuras. 

7. Prueba y optimiza

Prueba de forma continua distintos elementos de tus emails para optimizar su efectividad. Experimenta con asuntos, visuales, llamadas a la acción y horarios de envío.

Las pruebas A/B te ayudan a ver qué resuena mejor. Consiste en enviar una versión ligeramente distinta a la mitad de tu audiencia, p. ej. el 50% recibe el asunto A y el 50% el mismo email con el asunto B. 

La mayoría de proveedores de email ofrecen herramientas de prueba A/B, así que no hace falta ser un mago del email para hacerlo.

8. Cumplimiento y privacidad

Asegúrate de que tus prácticas de email marketing cumplen la normativa, como las directrices del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) (si aplica).

Necesitarás una política de privacidad que detalle cómo usarás los datos que te dan para email marketing. Aquí va un artículo útil al respecto, con una plantilla básica de política de privacidad.

Al recoger emails, obtén consentimiento explícito antes de enviar emails de marketing, y respeta siempre las solicitudes de baja con rapidez.

9. Involucra e inspira

Involucra a tus suscriptores más allá de los emails promocionales. En otras palabras, ¡no hagas de cada email un email de venta!

Comparte contenido informativo y entretenido que los mantenga interesados y conectados a tu marca: cuídalos y (con suerte) te tendrán en mente para el próximo viaje o cuando hablen de vacaciones con amigos y familia.

Y casi no hace falta decirlo... responde siempre rápido a consultas y feedback.

10. Revisa y afina

Revisa con regularidad tu estrategia de email marketing para adaptarla a tendencias, rendimiento y preferencias de los invitados.

Mantente al día de las buenas prácticas del sector y ajusta el enfoque. Más sobre eso abajo...

Cómo clavar el email marketing de alquiler vacacional

Ya tienes una estrategia sólida de email marketing, ¡hora de aplicarla! Sigue estos consejos para una campaña de éxito:

Cuándo comunicar por email

Es importante comunicar en el momento adecuado. No bombardees a tus suscriptores: envíales emails cuando más probable sea que les interese lo que tienes que decir:

• Pre-estancia: recomendamos mantener contacto regular con los invitados entre la reserva y la llegada. Mantiene tu marca presente, y mantiene viva la planificación y la ilusión de las vacaciones (y a ti como parte de eso). 
  
  
• Post-estancia: sigue a los invitados después de la estancia para pedir reseñas y feedback. Hemos reunido un montón de consejos pre-, durante y post-estancia en nuestro artículo de comunicación con invitados.
  
  
• Mensual: recomendamos empezar con un newsletter mensual, pero elige la frecuencia que funcione para ti y tu base. ¡Sé constante! Si la gente espera un email tuyo el primer domingo de mes, sigue y encántalos cada mes con un nuevo lote de planes en su bandeja.
  
  
• Ocasiones especiales: envía saludos de fiestas, ofertas de aniversario o descuentos de cumpleaños a invitados anteriores. Recuerda guardar las fechas de estancia (y quizá incluso la época del año en que reservaron) junto al email, y así puedes enviar emails en momentos en que ya han buscado viajes, y emails de «¿te acuerdas de...?» para recordarles la estancia anterior. Si pides el día y mes de cumpleaños en el formulario de suscripción o en la reserva, también puedes enviar ofertas de cumpleaños.

Las guías digitales Touch Stay incluyen una herramienta gratis de mensajería a invitados llamada Memo, que permite a los anfitriones programar emails automáticos y personalizados, y también SMS, a los invitados antes, durante y después de la estancia.

Frecuencia de email marketing

Encontrar la frecuencia adecuada de tus campañas dependerá de tus objetivos y tu audiencia. Si buscas generar reservas, quizá envíes más a menudo. Si quieres seguir en contacto con invitados anteriores, quizá envíes menos.

Mantén un calendario constante, semanal, quincenal o mensual, pero cuida de no saturar a tus suscriptores. Y asegúrate siempre de dar contenido de valor en cada comunicación. 

Qué comunicar en relación con las reservas

Cuando hables con tus suscriptores sobre reservas, sé claro y conciso. Diles cuándo está confirmada la reserva, cuándo hay que pagar y qué esperar el día de llegada.

• Pre-reserva: comparte información sobre tu propiedad, atracciones locales y el proceso de reserva.
• Post-reserva: envía emails de confirmación y (si usas una) comparte un enlace a tu guía digital, con detalles de check-in y recomendaciones de restaurantes. Un truco concreto: añade un vídeo de bienvenida cálido en tu guía digital presentándote a ti y a la propiedad, envía un email que enlace a esa parte de la guía y anima a los invitados a explorar qué más consejos y recomendaciones hay.
• A mitad de estancia: todo anfitrión quiere la tranquilidad de que los invitados están instalados y a gusto, no te cortes, pregúntales. Luego, para que el check-out sea fluido y a tiempo, recuérdales con amabilidad la noche anterior la hora de salida y lo que agradecerías que hicieran antes de irse.
• Post-estancia: al haberse familiarizado con tus comunicaciones (aunque no respondan), los invitados probablemente esperen oírte también después de irse. Usa ese momento para recordarles que dejen una reseña, pero también para orientarles sobre cómo escribirla y mencionar lo que les encantó de tu sitio, la comunicación, tu acogida y otros puntos fuertes.  

Descarga nuestro Kit GRATIS de comunicación con invitados aquí. Está lleno de consejos, trucos y plantillas para clavar la correspondencia con los invitados y crear invitados felices y fieles.

Cómo y cuándo seguir en contacto con invitados anteriores

Los invitados anteriores son una fuente valiosa de negocio repetido, así que es importante mantener la relación después de la estancia.

Sigue en contacto enviando emails de ofertas exclusivas, eventos locales próximos, y anímales a volver recordándoles la gran experiencia que tuvieron en tu propiedad. Como dijimos arriba, ¡asegúrate de tener su permiso para seguir en contacto!

Ejemplo de email marketing efectivo

Estudiar campañas de email marketing de alquiler vacacional que funcionan puede inspirar las tuyas. Quizá quieras suscribirte a los newsletters de marcas que admiras en el sector, o incluso en el viaje en general para una inspiración más amplia. 

Un ejemplo notable que nos encanta: las recomendaciones de viaje personalizadas de Airbnb:

• Personalizado y disparado como resultado directo del comportamiento del usuario
  El usuario vio este anuncio online, miró las fotos y recorrió algunas reseñas. Ese comportamiento indicó a Airbnb que se preparaba para reservar. Como aún no había hecho la reserva, se le envió un email un día después, ¡y solo a ese usuario! ¿Qué te parece esa personalización?
  
  Seamos honestos, esto es funcionalidad avanzada de gestión de relación con el cliente (CRM) y algo a lo que aspirar a largo plazo, no es el ABC del email marketing. Pero hay un montón de aprendizajes de email marketing en lo que han hecho que puedes aplicar ya...
  
  
• Destaca un botón llamativo con un lenguaje simple
  El botón grande y brillante de llamada a la acción dice simplemente «Saber más». Es imposible no verlo y evita frases de venta directa como «Reservar ahora», que pueden asustar a quien aún no está 100% convencido.
  
  ¡Tú también puedes hacer esto!
  
  
• Incluye un plan B
  Los emails de marketing suelen tener un solo foco, pero en este caso Airbnb sabe que el usuario aún no ha reservado y ofrece una selección de alquileres alternativos según su historial de búsqueda.
  
  Si solo tienes una propiedad, tu plan B podría hablar de otras épocas del año para visitar, o de quedarse con distintos tamaños de grupo o tipos de amigos.
  
  
• Atiende las inquietudes del usuario
  El cierre del email incluye un mensaje cálido ofreciendo ayuda extra si el usuario tiene preguntas sobre las propiedades o la web, más un enlace útil al Centro de ayuda de Airbnb. 
  
  Puedes replicarlo (y con más cercanía) diciendo que responderás tú en persona a cualquier pregunta. También puedes señalarles una versión de tu guía digital 😉
  
  
• Incluye micro-CTA
  CTA significa llamada a la acción. Es la parte del email donde guías al destinatario a hacer algo. Hablamos del CTA principal (el botón rosa) arriba, pero este ejemplo también incluye micro llamadas a la acción: enlaces a sus redes. Si Airbnb consigue que el usuario les siga en Facebook, Twitter o Pinterest, ha abierto un canal nuevo de comunicación con un cliente potencial.
  
  ¡Tú también puedes hacer esto!

Plantillas de email marketing para alquiler vacacional

Crear emails llamativos para tu campaña es esencial. Por suerte, hay un montón de plantillas excelentes online para newsletters, promociones y novedades:

• Plantillas de email de Canva: Canva tiene una selección enorme de plantillas de email personalizables para un montón de usos, incluido el alquiler vacacional. Puedes acceder a ellas gratis con una cuenta de Canva.
  
  
• Marketplace de plantillas de Mailchimp: Mailchimp ofrece varias plantillas de email para alquiler vacacional. Puedes buscar plantillas pensadas para anfitriones y adaptarlas a lo que necesitas. 
  
  
• Etsy: mira en Etsy una amplia gama de diseñadores y vendedores independientes, muchos especializados en email marketing, que ofrecen plantillas de email a medida para anfitriones de alquiler vacacional.
  
  
• Plantillas de email de Constant Contact: Constant Contact da más de 200 plantillas fáciles de personalizar y bien diseñadas para cada tipo de negocio. 

Al usar estas plantillas, personalízalas con tu marca, la info de la propiedad y contenido relevante para involucrar de verdad a tus invitados de alquiler vacacional. 

Cómo capturar emails de invitados y hacer crecer tu lista de contactos

Así que ya está claro que seguir en contacto por email después de la estancia es una forma valiosísima de impulsar reservas, y ya tienes el conocimiento y las herramientas para crear una estrategia de email marketing ganadora. 

Pero también sabemos que recoger esos emails tan importantes puede ser complicado, sobre todo si la reserva se hizo por Airbnb, Vrbo o Booking.com, porque las plataformas bloquean el email del invitado. Entonces, ¿cómo hacen crecer su lista los anfitriones de alquiler vacacional? Estás de suerte… 

El tema Email Capture de Touch Stay ha hecho más fácil que nunca recoger emails de invitados de forma amable y no invasiva, para que sigas en contacto y en su mente cuando vayan a reservar el próximo viaje.

Si ya eres usuario de Touch Stay, haz clic aquí para saber más sobre el tema Email Capture. 

Cómo convencer a la gente de que se apunte a tus emails

Hay dos formas de usar tu guía digital para comunicar con los invitados:

1. después de que hayan reservado y estás compartiendo todo lo genial (e importante) de tu sitio
2. antes de que reserven, mientras recorren tu web o te descubren en redes, tu guía les ayuda a profundizar en la experiencia que ofrece tu sitio

Como sea y cuando sea que alguien se encuentre el tema Email Capture en tu guía, aquí van pistas para usarlo bien:

• Personaliza el contenido del tema para explicar qué recibirán, cuándo y con qué frecuencia. P. ej. Nos encantaría seguir en contacto con nuestro email mensual, con todo lo nuevo y divertido de Beach Retreat (¡y ofertas solo para suscriptores de vez en cuando!). 
  
  
• Cambia el gráfico para lucir tu marca o uno de tus propios emails. P. ej. captura uno de tus emails y súbelo al tema, o úsalo para crear un gráfico bonito en Canva y súbelo.
  
  
• Descarga tus altas según ocurran o un día fijo a la semana, y crea un email de bienvenida que se dispare cuando los añadas a tu base. Al instante vuelves a estar delante, recordándoles todas las experiencias maravillosas que ofreces.
  
  

Mira abajo nuestro vídeo corto del tema Email Capture, para ver lo fácil que es usarlo:

Y echa un vistazo a este gran ejemplo del papel del email en una estrategia de marketing más amplia...
La reina de la experiencia del invitado de Touch Stay, Tyann Marcink, compartió hace poco este viaje del cliente en su Instagram, mostrando lo efectivo que puede ser un email en el momento justo:

Recursos extra de email marketing

Expertos de email marketing a seguir

Mantente al día de las tendencias del sector siguiendo a expertos de email marketing, cuyos blogs y newsletters son un tesoro de insights:

• Neil Patel es un marketer digital de referencia que ofrece insights valiosos de email marketing en su blog y cursos online.
• Amy Porterfield es una experta líder en marketing online, emails incluidos. Sus podcasts y cursos dan un conocimiento a fondo del tema. 
• Seth Godin es conocido por sus insights de marketing pioneros, ha escrito 21 bestsellers, y tiene uno de los blogs más populares del mundo.

Libros y blogs de email marketing para leer

Algunos de nuestros libros y blogs favoritos y más útiles sobre email marketing: 

• Email Marketing Rules de Chad S. White: esta guía completa cubre las mejores prácticas de email.
• Email Persuasion de Ian Brodie: explora las mejores técnicas para que los pequeños negocios conecten con clientes potenciales.
• Do Open de David Hieatt: descubre cómo destacar en un mundo saturado y hacer crecer el negocio cuando no tienes presupuesto de marketing.
  
  
• Blog de email marketing de HubSpot recorre buenas prácticas, desde crear una estrategia hasta construir una lista y seguir resultados.
• Blog de Mailchimp ofrece consejos excelentes para crear y enviar campañas de email efectivas. 

Esta guía definitiva de email marketing y captura de email muestra lo importante y efectivo que es el email para dar a tu negocio de alquiler vacacional una ventaja en el competitivo sector del viaje. Con tu nuevo conocimiento de cómo crear una estrategia ganadora, más las herramientas de captura de email que damos con nuestras guías digitales, nada te impide hacer crecer tu lista de contactos, construir conexiones duraderas con tu audiencia y aumentar las reservas directas.  

¡Prueba Touch Stay gratis 14 días! 

Otras formas de comunicación

Aunque el email sigue siendo un pilar de la comunicación efectiva con invitados, el Planificador de comunicación con invitados de Touch Stay amplía tus capacidades más allá de la bandeja. Esta herramienta sólida te permite conectar con los invitados por otros canales como SMS, mensajería instantánea y notas personalizadas dentro de las guías digitales.

Al integrarse de forma fluida en varias plataformas, el Planificador asegura que cada invitado reciba interacciones a tiempo y personales, y mejora su experiencia y su implicación desde la reserva inicial hasta la despedida. Este enfoque multicanal no solo enriquece el viaje del invitado, también eleva tu proceso de gestión y hace que cada interacción cuente.

Mejora la satisfacción de los invitados y ahorra tiempo con el Planificador de comunicación con invitados de Touch Stay.