15 de las mejores herramientas de marketing de eventos

A medida que las empresas navegan un panorama de engagement con la audiencia que no para de cambiar, la búsqueda de herramientas y automatización se vuelve cada vez más importante. Los eventos ofrecen el entorno perfecto para construir conexiones auténticas con tu audiencia, y por eso esta estrategia de marketing sigue dando grandes resultados. 

En el mundo del marketing de eventos, la cantidad de herramientas disponibles sirve como base sólida para el éxito, y ofrece caminos para reforzar las experiencias de tu mercado objetivo. Además, con alrededor del 61% de los profesionales de marketing que usan eventos como una de sus herramientas de marketing más importantes, no te quedes atrás. 

Tanto si eres un marketer de eventos con experiencia como si acabas de llegar al sector, dominar estas herramientas es clave para desbloquear todo el potencial de tus esfuerzos de marketing de eventos. En esta guía, te llevamos por un abanico de herramientas de marketing de eventos, cada una pensada para agilizar procesos y ampliar el impacto.

• Qué son las herramientas de marketing de eventos
• Por qué son importantes las herramientas de marketing de eventos
• Los distintos tipos de herramientas de marketing de eventos
• Las mejores herramientas de marketing de eventos
• Las mejores herramientas de CRM para marketing
• Las mejores herramientas de gestión de redes sociales
• Las mejores herramientas de comunicación colaborativa
• Las mejores herramientas de gestión de proyectos
• Las mejores herramientas de diseño
• Las mejores herramientas de analítica
• Las mejores herramientas de integración y automatización

Qué son las herramientas de marketing de eventos

Antes de entrar en algunas de las mejores herramientas de marketing de eventos, veamos primero qué son. 

Las herramientas de marketing de eventos suelen ser recursos online que ayudan a los organizadores a organizar y promocionar sus eventos. Se pueden usar para varios fines, ya quieras crear gráficos que enganchen, vender más entradas o simplemente hacer que la gente sepa de tu evento. 

La mayoría de estas herramientas son relativamente fáciles de usar, y permiten a los especialistas en marketing de eventos aligerar la carga de trabajo e incluso automatizar algunas tareas. Quienes quieran saber más sobre algunas de las mejores herramientas disponibles encontrarán en este artículo todo lo que necesitan. 

Por qué son importantes las herramientas de marketing de eventos 

Si buscas algunas de las mejores formas de promocionar tu próximo evento, te conviene plantearte usar herramientas para ayudar en el proceso. Estos recursos son vitales para el éxito, y te permiten adelantarte a la competencia al automatizar tareas y crear estrategias más fáciles. 

Conocer los distintos tipos de herramientas de marketing de eventos también te ayudará a determinar su importancia para tu negocio. Por ejemplo, si buscas vender más entradas, querrás plantearte una plataforma que te ayude a impulsar tu marca y atraer a una audiencia más amplia. Quienes quieran seguir las métricas del evento deberían plantearse herramientas de analítica para entender comportamientos, tendencias y más, de cara a planificar la estrategia futura. 

Con alrededor del 20% de los profesionales de marketing que afirma que la tecnología es una de las áreas que ahora mismo les frena, las herramientas de marketing de eventos ofrecen una solución a quienes les cuesta impulsar sus tácticas. Abajo puedes saber más sobre las distintas herramientas de marketing de eventos y lo que las hace importantes. 

Los distintos tipos de herramientas de marketing de eventos 

Al buscar soluciones de marketing de eventos, descubrirás un montón de herramientas de las que puedes aprovecharte. Muchos de estos recursos sirven para fines distintos, y por eso encajan con todo tipo de estrategias de marketing de eventos.

CRM (herramientas de gestión de relaciones con clientes)

El software CRM es una herramienta imprescindible para los especialistas en marketing de eventos, porque te permite gestionar clientes y prospectos de forma sistemática. También es una excelente forma de seguir dónde está el cliente o candidato en su recorrido. Desde interacciones hasta engagement, ventas y más, los especialistas en marketing de eventos pueden usar esos intercambios con facilidad al utilizar herramientas de gestión de relaciones con clientes.

Herramientas de gestión de redes sociales

Con tanto que hacer en el marketing de eventos, un proceso automatizado solo ayuda a aligerar la carga, y hay unos recursos de gestión de redes sociales excelentes para eso. Desde preparar y programar publicaciones hasta seguir el engagement, los especialistas en marketing de eventos deberían plantearse usar estas herramientas a su favor. 

Herramientas de comunicación colaborativa 

Suele haber al menos varias personas involucradas en los proyectos de marketing de eventos, así que una comunicación eficaz es clave. Con eso en mente, las herramientas de comunicación colaborativa ayudan a hablar de eventos o responsabilidades con facilidad. También ofrecen funciones útiles como llamadas 1 a 1 y mensajería instantánea. 

Herramientas de gestión de proyectos

Cumplir plazos suele ser una parte importante de organizar un evento de éxito, y ahí es donde las herramientas de gestión de proyectos vienen al pelo. Desde seguir tu evento hasta gestionar ponentes, desarrollar contenido del evento y más, podrás organizar y planificar tus campañas de marketing de eventos con facilidad. 

Herramientas de diseño

Una de las mejores formas de atraer gente a tu evento es creando diseños que llamen la atención. Y tanto si eres un diseñador hábil como si no sabes por dónde empezar, hay herramientas excelentes para un abanico de niveles. Te ayudarán a crear anuncios, páginas de destino, material promocional y más. 

Herramientas de analítica

No hay forma de saber si tu evento fue un éxito si no sigues los datos. Con eso en mente, las herramientas de analítica ofrecen una excelente forma de monitorizar métricas, mejorar puntos débiles y entender el comportamiento de los asistentes para la próxima vez. 

Herramientas de integración y automatización 

Las herramientas de integración mantienen juntos el resto de tus recursos y crean un proceso fluido para tus planes de marketing de eventos. Puedes conectar todas tus otras herramientas para que se pasen datos entre sí, sin tener que saltar de un sitio a otro. Eso crea un proceso ágil entre equipos y sistemas distintos. 

Las mejores herramientas de marketing de eventos

Ahora que sabes un poco más sobre qué son las herramientas de marketing de eventos, por qué importan y los distintos tipos para tu negocio, vamos a entrar en algunas de las mejores plataformas del mercado. 

Las mejores herramientas de CRM para marketing 

• Salesforce

A quienes busquen combinar su CRM y el marketing de eventos les va a encantar Salesforce. Es una plataforma líder que ayuda a mantener a los usuarios organizados y en el camino para alcanzar sus objetivos de marketing. 

Desde gestionar asistentes hasta seguir interacciones y recoger información de contacto, puedes encontrar todo lo que necesitas en un solo sitio con Salesforce. A los especialistas en marketing de eventos también les encantará la función de informes, una gran forma de saber cómo fue el evento para usar esas métricas en campañas futuras de marketing de eventos.

• Zoho CRM

Si eres relativamente nuevo en el marketing de eventos o eres un negocio pequeño, Zoho es una gran plataforma de gestión de relaciones con clientes. Aquí puedes seguir a tus clientes y contactos, previsión de ventas y automatización de marketing en un solo sitio. Zoho también es una gran herramienta si buscas un recurso fácil, porque hay guías excelentes que te llevan por el proceso. 

Descubre información detallada sobre tus clientes y prospectos en Zoho, junto con datos de contacto y otra información relevante. Es genial para el marketing de eventos, porque te permite reutilizar esa información en el futuro al promocionar otros eventos. Además, Zoho también ofrece excelentes opciones de integración, así que puedes conectar algunas de tus otras herramientas con esta plataforma, y todo se vuelve más fácil. 

• TryBooking

Desde reuniones pequeñas hasta festivales grandes, Try Booking ofrece una forma fácil de vender entradas de eventos online. El software ofrece múltiples integraciones a través de widgets y APIs, y permite automatizar cómo se encuentran tus páginas de reserva en tu web y canales de redes (o automatizar la comunicación de reservas hacia fuentes externas, como tu CRM).

Las mejores herramientas de gestión de redes sociales

• Hootsuite

Tanto si buscas crear contenido como programar publicaciones, Hootsuite es una herramienta fantástica de gestión de redes para el marketing de eventos. También cubre la mayoría de plataformas de redes, así que podrás conectar tus perfiles con esta herramienta. 

Hootsuite también es una gran opción para especialistas en marketing de eventos que publican en varias plataformas de redes, porque te permite programar y crear contenido en distintos canales a la vez. También hay excelentes opciones de integración en Hootsuite, así que puedes sincronizar algunas de tus otras apps de confianza con esta herramienta. 

• Sprout Social

Sprout Social es otra herramienta excelente de gestión de redes que además ofrece una gran experiencia de usuario. Es súper fácil de usar, así que los especialistas en marketing de eventos pueden navegar los datos de redes del evento y otros aspectos de la plataforma con facilidad. 

También puedes preparar y publicar contenido con facilidad con Sprout Social, así que nunca más tendrás que preocuparte por perderte otra publicación de redes al hacer marketing de eventos. 

Las mejores herramientas de comunicación colaborativa 

• Slack

El marketing de eventos suele ser un esfuerzo colaborativo, así que la comunicación entre tú y tu equipo es clave. Aproximadamente el 54% de los gestores de proyectos afirma que les falta tecnología de colaboración eficaz, lo que hace estas herramientas cada vez más importantes. 

Slack es una herramienta excelente si buscas chatear con otros miembros del equipo, delegar tareas o trabajar juntos en un proyecto. También tiene funciones geniales, incluyendo videollamadas, reuniones de grupo, canales abiertos y mensajería directa. También puedes enviar notas de voz y mensajes instantáneos con esta herramienta, y comunicar con tu equipo es más rápido y fácil que nunca. 

• Google Workspace Chat

Como Slack, Google Chat es otra herramienta excelente si buscas navegar con facilidad las comunicaciones de la planificación de eventos. Aprovecha conversaciones en tiempo real con miembros del equipo, además de mensajería instantánea y más. 

También hay opciones para crear chats de grupo y asegurar que todo el mundo vea las discusiones del equipo. Incluso puedes guardar información en Google Chat, así que puedes volver a ella en cualquier momento. 

Las mejores herramientas de gestión de proyectos

• Touch Stay

La organización de eventos y las guías de Touch Stay ayudan a quitar el quebradero de cabeza de la planificación de eventos. Con esta herramienta, puedes dar a los asistentes la información correcta en el momento correcto, y entregar un proceso fluido. 

También puedes aprovechar la app digital de eventos asequible que permite gestionar proyectos de última hora y preguntas de los asistentes. Es un recurso excelente si buscas quitar estrés a la planificación de eventos, porque te permite gestionar todo el proceso al alcance de la mano. 

• Notion

Con tantas herramientas de marketing disponibles, es esencial no pasar por alto la importancia de la gestión de proyectos y la organización. Plataformas como Notion son una de las mejores formas de tenerlo todo en un solo sitio, y a la vez hacer la información accesible para varios miembros del equipo. 

También hay opciones para usar plantillas en Notion, y la gestión de proyectos de eventos se vuelve aún más fácil. Puedes fijar plazos, seguir el progreso de tu evento e incluso colaborar con miembros del equipo al usar esta herramienta fantástica para el marketing de eventos. 

Las mejores herramientas de diseño

• Adobe Creative Cloud

Libera todo el potencial de tu creatividad con Adobe Creative Cloud, una herramienta de diseño sin igual que te ayudará a transformar tus ideas más atrevidas en diseños visualmente cautivadores.

Por ejemplo, con Photoshop a tu alcance, puedes retocar imágenes y crear diseños surrealistas con facilidad, y conseguir visuales excepcionales. De forma similar, el kit de herramientas robusto de Illustrator es genial para crear diseños impactantes y escalables, perfectos para el marketing de eventos.  

También encontrarás una integración fluida entre aplicaciones al usar Adobe Creative Cloud. Es perfecto para transferir recursos y proyectos entre distintos programas sin esfuerzo.

• Canva

Canva es, sin duda, una de las mejores herramientas de marketing de eventos, sobre todo para quienes tienen poco o ningún conocimiento de diseño. Con una biblioteca enorme de plantillas prediseñadas, incluso los principiantes pueden crear material promocional de nivel profesional con facilidad, desde anuncios para redes hasta flyers de evento, pósters, banners, apps móviles y más.

Los usuarios también tendrán acceso a una biblioteca amplia de archivos de audio, vídeos e imágenes de stock, además de una integración excelente con algunos de tus otros elementos de marca y apps.

Las mejores herramientas de analítica

• Google Analytics

Entender a tu audiencia es fundamental para ejecutar una campaña de marketing de éxito, y Google Analytics es una herramienta inestimable para seguir métricas y entender mejor a tu audiencia. 

Desde seguir las visitas a las páginas de inscripción del evento hasta descubrir la demografía detallada de los visitantes de la web, Google Analytics ofrece una riqueza de datos para informar tu estrategia de marketing. Además, puedes medir la eficacia de las campañas de email, monitorizar conversiones de inscripciones y localizar puntos de abandono en el embudo de ventas.

• Eventbrite

Seguro que te suenan las funciones de venta de entradas y gestión de clientes de Eventbrite, pero el sitio también tiene un kit de herramientas excelente. Además, Eventbrite Boost te permite aprovechar herramientas potentes para elevar tus esfuerzos de marketing de eventos.

Crea anuncios de pago en redes y campañas de email precisos, y también construye listas de email para mejorar la promoción de tus eventos futuros al usar Eventbrite Boost. Esta herramienta también ofrece optimizaciones en tiempo real y analítica fácil de usar, y te da poder para medir el rendimiento de las campañas con eficacia y asegurar un retorno favorable de la inversión publicitaria.

Las mejores herramientas de integración y automatización

• Zapier

Ninguna automatización de marketing de eventos está completa sin una gran herramienta de integración. Zapier ofrece un conjunto completo que ayuda a unir el hueco entre tus distintas plataformas, apps y otros recursos. 

Zapier puede integrar apps y resulta más eficiente que las herramientas sueltas; también encontrarás funcionalidad adicional a través de opciones avanzadas de consulta y filtrado disponibles en la versión pro. La plataforma automatiza distintas tareas, y es perfecta para la gestión del marketing de eventos. 

• Calendly

Calendly funciona como herramienta de automatización para la reserva y gestión de reuniones, genial para quienes trabajan en colaboración en eventos. Es súper fácil de usar y es perfecta si buscas ahorrar tiempo. Este conjunto también te permite seguir tus conversiones de email a lead, que luego se pueden sincronizar con tu CRM. 

Resumen

Esperamos que, después de leer este artículo, sepas un poco más sobre algunas de las mejores herramientas de marketing de eventos. Con tantas para elegir, al principio puede parecer abrumador. Aun así, te recomendamos acotar tus opciones según el tipo de rol y el sector en el que trabajas, porque eso te ayudará a determinar los tipos de herramientas adecuados para tus esfuerzos de marketing de eventos. 

En Touch Stay, nuestras guías digitales se pueden usar como recurso para la organización de eventos, y te ayudan a coger el pulso al proceso de planificación y a la entrega. Quítale el lío a tu enfoque y prepárate para compartir detalles rápido, con precisión y de forma repetida con tu guía digital de eventos. 

Empieza tu prueba gratis ahora y verás cómo hacer de la planificación de eventos un proceso fácil y sin estrés para todo tipo de ocasiones.