Cómo escribir un SOP: una guía sencilla paso a paso

Si estás inmerso en el arranque de tu negocio de alquiler, es muy probable que te hayas topado con el término SOP (procedimiento operativo estándar). Los SOP son clave en cómo opera tu negocio: alinean a ti y a tu equipo para que podáis ejecutar los procesos de la organización con eficacia.

Al implantar SOP eficaces, tus actividades se mantienen siempre ordenadas, y al comunicarlos bien te aseguras de que todo el equipo tenga claro cuáles son los procesos y procedimientos del negocio. Así queda muy poco margen de error o de problemas en el flujo de trabajo del día a día. 

Con tantas ventajas y usos, ¿cómo se escribe exactamente un procedimiento operativo estándar? En esta guía entramos en cómo redactar un SOP completo y pensado, con las etapas esenciales que conviene tener en cuenta. 

¿Qué es un SOP?

Primero, ¿qué significa SOP? SOP es la abreviatura de Standard Operating Procedure, o procedimiento operativo estándar. Es un documento con un conjunto de instrucciones que detallan los pasos necesarios para completar un proceso y alcanzar un objetivo final. 

Sin un SOP para los procesos de tu organización, no tienes definido qué hay que conseguir ni cómo hay que ejecutarlo. Eso es especialmente importante si se incorporan empleados nuevos al equipo, y para que todos los miembros sean consistentes al entregar las tareas y servicios del negocio.

¿Cuál es el propósito de los procedimientos operativos estándar (SOP)?

Antes de empezar a crear un procedimiento operativo estándar, conviene entender para qué sirve. El propósito más básico de los SOP es ofrecer directrices bien redactadas, concisas y claras para que tú y tu equipo ejecutéis procesos y operaciones de forma consistente. 

Crear SOP también es esencial para cumplir normativas y estándares del sector en salud laboral, seguridad e higiene, y en otras áreas como la protección de datos. Por eso los SOP son del todo necesarios para minimizar el riesgo para ti, tu equipo y tus clientes. 

¿Por qué importan los SOP?

Sin un SOP para los procesos de tu organización, no pones medidas que aseguren que las tareas y procedimientos del negocio se ejecutan bien y con eficiencia. Eso mantiene la calidad de tus operaciones y deja poco margen de error. 

Tener SOP a los que todo el equipo puede acudir asegura que todo el mundo va a una, de modo que las acciones del negocio son cohesivas, uniformes y consistentes. Así, los SOP crean un plano esencial de todas tus operaciones y te ayudan a mantener un rumbo estable hacia el éxito. 

Cómo escribir un procedimiento operativo estándar

Ahora que ya tienes claro qué son los procedimientos operativos estándar y por qué importan, toca el siguiente paso: cómo escribir un buen SOP. 

Hay una serie de consideraciones que debes hacer para redactar un SOP completo y eficaz.  Para quitarte carga de encima, hemos destilado este tema en los 12 pasos más importantes que te ayudarán a escribir SOP para tu negocio:

#1 Identifica los procesos clave de tu negocio

Antes incluso de poner el bolígrafo sobre el papel, tienes que identificar los procesos y procedimientos de tu negocio que necesitan un SOP.

Dar un paso atrás y mirar el negocio en conjunto te ayuda a detectar los procesos para los que conviene desarrollar un SOP. Luego puedes priorizar las áreas que sientas que lo necesitan con más urgencia y abordarlas de frente. 

Las conversaciones con empleados, managers y otras partes interesadas también son críticas en esta etapa. Estas personas podrán señalar procesos en los que se involucran a diario y que necesitan un SOP, y que tú igual no habías identificado a primera vista.

#2 Define el alcance

Al trabajar el proceso de SOP, tienes que centrarte en las necesidades del departamento de tu negocio al que más aplica ese SOP. 

Así te aseguras de que tus SOP encajan en los límites y parámetros de los roles y responsabilidades a los que aplican. Al entender y definir el alcance del SOP, puedes asegurar que quienes lo usen podrán seguirlo con éxito.

#3 Define el objetivo final

Aunque parezca lejano, saber cuál quieres que sea el objetivo final de tu SOP cuando lo escribes es crucial. Con eso claro, puedes pensar en los pasos críticos para llegar a ese objetivo, que serán los detalles que luego añades al SOP. 

#4 Habla con las partes interesadas

Al desarrollar un SOP, una parte interesada puede ser cualquiera de tu equipo y organización que tenga información relevante que aportar. Pueden ser empleados que sabes que usarán el SOP cuando esté listo, o el equipo de dirección, que suele tener una buena idea de cómo desarrollar y aplicar las mejores prácticas del negocio. 

Asegúrate de involucrar de forma activa a estas personas durante el desarrollo del SOP, para saber que has considerado a todas las partes clave que puedan verse afectadas. 

#5 Determina quién es tu audiencia

Al entender a quién van a leer tus SOP, reconoces mejor cómo deberías escribirlos. Hay varios pasos relativos a la audiencia que debes considerar para que el desarrollo de tus SOP salga bien.

Primero, ¿tu audiencia son empleados nuevos? Si es así, el SOP tiene que ser lo bastante detallado y centrarse en la formación y el conocimiento que esas personas necesitan adquirir. Si la audiencia es amplia o incluye a gente de distintos sectores de tu negocio, tienes que comunicar el SOP de un modo que especifique exactamente para quién es, y cómo encajan los distintos roles en su implantación. 

Por último, ¿tu audiencia tiene experiencia y conocimiento previos sobre el tema del SOP? Si no, ¿estás evitando la jerga y usando solo terminología que van a entender? Tus SOP siempre deben comunicarse con claridad, para que la audiencia los comprenda con facilidad y se evite la confusión.

#6 Elige el formato 

Los procedimientos operativos estándar pueden adoptar varios formatos, así que entenderlos de antemano te ayuda a decidir la mejor forma de mostrarlos. Hay tres tipos principales:

1. Simple: este formato de SOP encaja en SOP de baja complejidad, que se pueden mostrar de un modo fácil y sin complicaciones. 
   
   Suele haber solo unas pocas secciones en el documento: una explicación del propósito del SOP, una lista paso a paso de su proceso y las responsabilidades que se piden a las personas.
   
   

2. Jerárquico: también se llama formato SOP complejo. Está bien organizado, normalmente en secciones con encabezados y una tabla de contenidos, para estructurar mejor el SOP y hacerlo más digerible. 

   Las secciones de este formato suelen incluir una visión general del SOP, su propósito, instrucciones detalladas paso a paso para su implantación, y quiénes son responsables de cada etapa. 
   
   

3. Diagrama de flujo: es el formato más creativo para escribir un SOP: implica crear un diagrama que puede describir tanto procedimientos complejos como simples del SOP.
   
   Estos diagramas suelen incluir: cuál es el propósito del SOP, un gráfico bien organizado y de flujo fácil para mostrar el proceso de forma visual, y las responsabilidades de las personas implicadas.
   
   Otros formatos de SOP incluyen vídeos y cursos interactivos, que igual prefieres crear si quieres una forma más visual o práctica de que tu audiencia asimile los SOP. 

#7 Elige o crea una plantilla

Puede que encuentres plantillas SOP existentes online para crear un SOP, o que muchos software de SOP ofrezcan una selección de plantillas propias. También puedes crear tus propias plantillas SOP en esas aplicaciones y usarlas en desarrollos futuros. 

Aquí en Touch Stay, nuestras guías digitales adaptables te permiten crear y gestionar SOP para tu negocio. Da igual el sector: puedes aprovechar nuestra gama de plantillas existentes como base de los SOP de tu negocio. O puedes crear las tuyas con facilidad y añadir tu toque personal. 

Puedes explorar una gama de guías Touch Stay existentes, que muestran que el cielo es el límite a la hora de crear un SOP para tu organización con nuestra aplicación. 

#8  Investiga a fondo

Además de las ideas e información de las partes interesadas, tienes que investigar por tu cuenta para reunir tanta información como sea posible antes de crear un SOP. 

Para eso, mirar procedimientos o políticas que ya tengas en marcha es un gran punto de partida. Puedes revisarlos y analizarlos, y luego tejer lo que importe en tu propio SOP. 

Tampoco hay nada tan revelador como ver en acción el proceso para el que estás desarrollando un SOP. Tómate el tiempo de revisar cómo se realiza, para entender mejor cómo mejorarlo al identificar problemas o retos que puedan aparecer. 

#9 Escribe tu SOP

¡Ahora toca ponerse a ello! Puedes empezar a escribir un borrador de SOP. Te recomendamos incluir estas secciones y elementos al crear un SOP:

• Portada: con el título del procedimiento, fechas de publicación o revisión, el nombre de tu negocio y el sector al que aplica.
  
  
• Tabla de contenidos: te ayuda a organizar mejor el documento y a navegarlo con facilidad. Igual solo la sientes necesaria si el SOP es más largo y profundo. 
  
  
• Información preparatoria: detalla qué es tu SOP, su propósito y el alcance que tiene. Además, describe los roles y responsabilidades de las personas en el SOP y a quién le resulta más pertinente. Si hacen falta materiales o recursos, indícalo también, junto con los riesgos que pueda haber y las precauciones a tomar. 
  
  
• Los procedimientos y la metodología: en esta sección es esencial ofrecer una descripción detallada de la metodología del SOP, con directrices paso a paso de cómo una persona puede llevarlo a cabo.
  
  
• Secciones adicionales: también puedes incluir un glosario de definiciones por si la audiencia necesita aclarar terminología. Una sección de «consejos para incidencias» que describa qué puede salir mal y cómo entra en juego también puede ser útil.

#10 Prueba tu SOP y recoge opiniones

Ahora toca poner tu creación en práctica, comprobando si el documento SOP funciona y alcanza el resultado que quieres. En este paso, pide a miembros relevantes del equipo que pongan el SOP en práctica también, para asegurar que el lenguaje que has usado y cómo has comunicado las instrucciones se entienden con facilidad. Es esencial recoger el opiniones de tu equipo y de las partes interesadas durante este proceso también. 

#11 Edita y mejora tu SOP

A partir de las opiniones de las partes interesadas y del equipo, y de las pruebas que hayas hecho, tienes que abordar los problemas que hayan salido a la luz y hacer las iteraciones necesarias en el documento SOP. Actualiza el borrador existente antes de pedir más opiniones a tu equipo y de hacer pruebas adicionales, hasta que sientas que el SOP está en su etapa final. 

#12 Implanta tus SOP y revísalos con regularidad

Cuando estés contento con tu SOP, puedes empezar a implantarlo y formar a quienes lo usen. Siempre deberías revisar y afinar tus SOP para ver cómo mejorarlos con el tiempo. Porque a medida que crecen la empresa y el equipo, los SOP tendrán que actualizarse. 

Igual, si hay influencias externas, como cambios legislativos o un cambio en las necesidades de los consumidores, esa es otra razón para revisar tus SOP y ver si hay que actualizarlos. 

¿Listo para crear un SOP para tu negocio? 

Crear SOP detallados y desarrollados es un elemento crucial de la gestión de las operaciones de tu negocio. Aquí en Touch Stay, hemos trabajado para producir una aplicación fácil de usar que te permite crear SOP, de simples a complejos, en un formato visualmente atractivo que agilizará los procedimientos de tu negocio. 

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