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Seas un profesional de RR. HH. con años a tus espaldas o un responsable nuevo, entender la importancia del proceso de incorporación de empleados es clave. No va solo de rellenar papeles o dar una vuelta por la oficina; es un proceso estratégico que sienta las bases del éxito de un empleado nuevo.
En este artículo entramos en las 4 fases centrales de la incorporación, cada una con sus objetivos y estrategias. Al terminar, tendrás una visión completa de cómo crear la mejor experiencia de incorporación para tus nuevas contrataciones, prepararlas para el éxito desde el primer día y construir los cimientos de una relación laboral sólida y duradera.
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¿Qué es la incorporación?
La incorporación es más que una palabra de moda en el mundo laboral: es un proceso clave que sienta las bases del recorrido de un empleado nuevo dentro de la empresa y trabaja para integrarlo con éxito en la cultura de la compañía.
El proceso de incorporación de empleados se puede dividir en una serie de etapas, a menudo llamadas las 4 fases de la incorporación. Empieza antes del primer día de la nueva contratación y va más allá del papeleo y la orientación; se trata de crear la mejor experiencia de incorporación posible.
Un proceso de incorporación de empleados bien pensado hace que las nuevas contrataciones se sientan bienvenidas, informadas y listas para aportar desde el primer día. Es una inversión estratégica que se nota de muchas formas, incluida una mejor retención, más compromiso y más productividad. De hecho, la investigación sugiere que las organizaciones con un proceso de incorporación de empleados estructurado vieron una mejora interanual del 60% en los ingresos.
Cuando los empleados se sienten apoyados y valorados durante las fases de incorporación, es más probable que se queden a largo plazo, se impliquen en el trabajo y rindan al máximo. Según una encuesta de Glassdoor, la incorporación mejora la tasa de retención de una empresa en un 82% si se hace bien, y eso deja clara la relación entre incorporación y retención de empleados.
Esta guía entra más a fondo en las buenas prácticas para incorporar a empleados nuevos, pero el proceso suele incluir expectativas claras, apoyo continuo y un sentido de pertenencia. En esencia, asegurar que las 4 fases de la incorporación estén bien desarrolladas y sean completas es una parte crítica de un plan de incorporación sólido, y de un equipo de éxito a largo plazo.
Las 4 fases de la incorporación
La incorporación no es un evento de un día, es un proceso que se despliega en el tiempo, pensado para integrar a los empleados en la empresa a largo plazo. Entonces, ¿cuánto dura la incorporación?
En general, la incorporación es un proceso de varios meses. La mayoría de los profesionales de RR. HH. sugieren que la incorporación debería durar al menos 3 meses, y una integración y un desarrollo adecuados pueden llegar a un año, según el puesto y el tamaño de la empresa.
El proceso de incorporación de empleados debería, de forma ideal, constar de cuatro fases completas: preincorporación, orientación, formación e integración. Cada fase complementa a las demás para crear la mejor experiencia de incorporación posible.
La preincorporación fija expectativas y genera ganas. La orientación presenta la cultura y las políticas de la empresa. La formación dota a los empleados de habilidades propias del puesto. La integración fomenta las relaciones y el sentido de pertenencia.
Estas etapas de la incorporación aseguran que las nuevas contrataciones arranquen con buen pie y se sientan valoradas desde el primer momento. En las secciones siguientes desglosamos las fases de la incorporación en detalle, cubriendo objetivos, actividades clave, buenas prácticas y posibles retos, con soluciones para cada etapa.
Fase 1: preincorporación
La preincorporación es la fase inicial del proceso de incorporación de empleados, y es un paso vital para que las nuevas contrataciones se sientan bienvenidas y preparadas para su primer día. Esta fase suele empezar después de aceptar la oferta y antes del primer día del empleado nuevo.
Los objetivos de esta fase de incorporación son que la nueva contratación se sienta preparada y bienvenida, reducir la ansiedad del primer día y agilizar las tareas administrativas.
Una de las actividades clave durante la preincorporación es completar el papeleo necesario. Eso incluye datos fiscales y bancarios, firmar el contrato de trabajo y dar información de contacto de emergencia. Al resolver estas tareas de admin con antelación, las empresas pueden asegurar que el primer día se centre en conocer al equipo y en aprender la cultura de la compañía.
Otro aspecto importante de la preincorporación es dar información esencial sobre el primer día. Las empresas deberían hacer todo lo posible para aliviar el estrés de la nueva contratación y que se sienta preparada; eso incluye detalles sobre dónde aparcar, a qué hora llegar, con quién se encontrará al llegar, información sobre el código de vestimenta, cualquier formación requerida y qué esperar durante la primera semana.
Reunir esta información en un email de bienvenida personalizado es una buena forma de dejar una primera impresión sólida. Además, las empresas pueden plantearse enviar un pack de bienvenida con merchandising de marca, como dulces, una taza o una alfombrilla de ratón con el logo, para generar ganas.
Además del papeleo y la información, esta fase de incorporación también incluye dar acceso a portales o recursos online. Eso puede incluir configurar la cuenta de email de la nueva contratación, dar acceso al manual de la empresa y entregarles los datos de acceso al software o las herramientas necesarias. Al dar acceso a estos recursos pronto, las empresas pueden asegurar que las nuevas contrataciones arranquen con fuerza, incluso en las primeras etapas de la incorporación.
La preincorporación es muy importante en las 4 fases de la incorporación, así que puede sorprenderte saber que el 64% de las nuevas contrataciones no recibe ninguna experiencia de preincorporación. Al centrarse en que se sientan bienvenidas y preparadas, las empresas pueden sentar las bases de la mejor experiencia de incorporación, en la que los empleados nuevos sienten que son una parte valorada del equipo desde el primer día.
Fase 2: bienvenida y orientación
La orientación es la segunda etapa de las 4 fases de la incorporación, y va de presentar a los empleados nuevos a la empresa y prepararlos para el éxito. Esta fase suele cubrir el primer día o la primera semana de trabajo.
Los objetivos de la orientación son familiarizar a los empleados nuevos con la cultura de la empresa, las políticas y su rol dentro de la compañía.
Las actividades clave durante la orientación incluyen visitas a la oficina, presentaciones sobre políticas y cultura, sesiones iniciales de formación, asignar compañeros o mentores, y completar tareas de incorporación como perfiles de «conóceme». Estas actividades ayudan a que los empleados nuevos se sientan bienvenidos e informados, dan una buena base para el éxito en su nuevo rol y crean la mejor experiencia de incorporación desde el principio.
Uno de los retos de esta fase de incorporación es la sobrecarga de información. Los empleados nuevos suelen recibir un montón de datos en poco tiempo, y eso puede abrumar. Para abordarlo, las empresas pueden repartir la orientación en varios días o usar formatos atractivos como talleres interactivos o juegos.
También es una buena idea guardar toda esta información en un solo sitio, como una guía virtual. Al usar distintos soportes y añadir enlaces y recursos a una guía virtual, puedes crear un recurso muy atractivo, fácil de consultar para los empleados nuevos y al que pueden volver una y otra vez. Así absorben la información a un ritmo más manejable y el proceso de orientación resulta más agradable.
Otro reto de la orientación es asegurar que los empleados nuevos se sientan conectados con la empresa y con sus colegas, sobre todo quienes son más reservados. Asignar compañeros o mentores puede ayudarles a sentirse apoyados y darles a alguien a quien acudir para orientación y consejos, sea cual sea la pregunta. El hecho de que el 86% de las nuevas contrataciones valore el apoyo de un compañero de incorporación lo deja claro.
Además, completar tareas de incorporación como perfiles de «conóceme» puede ayudar a los empleados nuevos a compartir información sobre sí mismos y sus intereses con los colegas, fomentando conexiones y relaciones, una parte crucial de las primeras etapas de la incorporación.
Fase 3: formación específica del puesto
La formación específica del puesto es la tercera fase de las etapas centrales de la incorporación e incluye dar a las nuevas contrataciones las habilidades y el conocimiento que necesitan para destacar en su rol concreto. Esta fase de incorporación suele empezar después de la orientación y continuar durante varias semanas o meses, según la complejidad del puesto.
Los objetivos de la formación específica del puesto son dotar a las nuevas contrataciones de las habilidades y la confianza necesarias para su rol, de modo que puedan desempeñar sus funciones con eficacia y contribuir al éxito de la organización pronto. El hecho de que el 23% de los empleados que dimiten en 6 meses lo atribuya a una falta de directrices claras sobre sus responsabilidades deja clara la importancia de la formación específica del puesto. No solo es productivo para la organización, también es un buen impulso de moral para las nuevas contrataciones si pueden hacer aportaciones con impacto desde el principio del proceso de incorporación de empleados.
Las actividades clave durante esta fase de incorporación incluyen programas de formación propios del puesto, asignaciones de mentoría y proyectos prácticos. Estas actividades ayudan a las nuevas contrataciones a ganar experiencia práctica y aplicar lo aprendido en un entorno real.
Una de las buenas prácticas para la formación específica del puesto es crear planes de formación personalizados para cada nueva contratación. Así reciben la formación y el apoyo que necesitan para triunfar en su rol concreto.
Como es una parte tan importante de las 4 fases de la incorporación, las empresas deberían plantearse sesiones regulares de comentarios en paralelo a la formación. En ellas puedes fijar hitos claros de rendimiento, lo que ayuda a las nuevas contrataciones a seguir su progreso, mantener la motivación y evaluar lo eficaces que son las sesiones de formación.
Otra forma de sacar el máximo de la formación específica del puesto es dar oportunidades a las nuevas contrataciones de aprender de empleados con experiencia. Eso puede incluir asignarles un mentor o compañero que dé orientación y apoyo, o involucrarles en proyectos de equipo donde puedan aprender de sus colegas.
Fase 4: integración y desarrollo continuo
La integración y el desarrollo continuo marcan la fase final de las 4 fases de la incorporación y consisten en asegurar que las nuevas contrataciones estén plenamente integradas en la empresa y preparadas para el éxito a largo plazo. Esta fase suele empezar a los pocos meses en el puesto, una vez que la nueva contratación ha tenido tiempo de asentarse y empezar a trabajar de forma independiente.
Los objetivos de la integración y el desarrollo continuo son valorar el encaje y el rendimiento de la nueva contratación dentro de la organización, y asegurar que su desarrollo y crecimiento continúan por el buen camino.
Las actividades clave durante esta etapa de incorporación incluyen evaluaciones de rendimiento, reuniones de comentarios y fijación de objetivos para el desarrollo futuro. Estas actividades ayudan a las nuevas contrataciones a entender cómo lo están haciendo en su rol, y les dan los comentarios y el apoyo que necesitan para seguir creciendo. También contribuyen mucho a que se sientan valoradas; la investigación muestra que el 94% de los empleados se quedaría más tiempo en una empresa si esta invirtiera en su desarrollo profesional.
Uno de los retos de esta fase de incorporación es adaptarse al rol y a la cultura de la empresa. Las nuevas contrataciones pueden seguir acostumbrándose a sus nuevas responsabilidades y a la forma de hacer las cosas en la compañía.
Para abordarlo, las empresas pueden dar apoyo continuo y fijar expectativas realistas para las nuevas contrataciones, por ejemplo con sesiones trimestrales de coaching con la dirección. Eso puede ayudarles a sentirse valoradas, más confiadas y cómodas en su rol, y asegurar que están preparadas para el éxito a largo plazo.
Resumen
El proceso de incorporación de empleados es un componente vital para fomentar un entorno de trabajo positivo y productivo. Al entender e implementar las 4 fases de la incorporación de forma eficaz, las empresas pueden mejorar de forma notable y crear la mejor experiencia de incorporación posible.
De la preincorporación a la integración y el desarrollo continuo, cada fase juega un papel crucial para preparar a los empleados nuevos para el éxito y contribuir al éxito general de la organización. Invertir en programas de incorporación sólidos no solo ayuda a las nuevas contrataciones a adaptarse rápido, también fomenta un sentido de pertenencia y de compromiso.
Es esencial que las organizaciones evalúen y mejoren de forma continua sus fases de incorporación para adaptarse a una dinámica laboral que cambia, y asegurar que ofrecen la mejor experiencia de incorporación a sus empleados nuevos. Al final, un proceso de incorporación de empleados sólido sienta las bases de la satisfacción, la retención y el éxito a largo plazo.
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