Qué hace que una experiencia de incorporación sea buena

La primera impresión es crucial en el recorrido del empleado, y una buena experiencia de incorporación marca el tono de una relación larga y de éxito entre empleados y empleadores. Desde las etapas de preincorporación y orientación hasta las fases posteriores de formación, desarrollo y mentoring, este artículo entra en qué hace que una experiencia de incorporación sea buena y señala los errores habituales que conviene evitar. 

Tanto si eres una nueva contratación como un empleador que quiere convertir su proceso de incorporación en la mejor experiencia posible, esta guía te dará ideas útiles y buenas prácticas para crear una incorporación positiva y atractiva.

• ¿Qué es la incorporación de empleados?
• Componentes clave de una buena experiencia de incorporación
• El papel de la tecnología en la incorporación
• Errores habituales de incorporación y cómo evitarlos

¿Qué es la incorporación de empleados? 

La incorporación de empleados es el proceso de integrar a las nuevas contrataciones en una organización y su cultura. No es solo una lista de tareas: se trata de que los empleados se sientan bienvenidos, valorados y preparados para triunfar en sus nuevos roles. 

Los estudios muestran que una buena experiencia de incorporación puede hacer que las nuevas contrataciones se sientan 18 veces más comprometidas con su empleador, el mejor arranque posible para la relación entre empleado y empleador. 

El proceso de incorporación suele durar unos 3 meses, pero puede ir más allá según el rol. Hay que abordarlo como una experiencia holística, pensada para poner cimientos sólidos de una relación duradera. 

La incorporación suele incluir preincorporación, orientación, formación y apoyo continuo para ayudar a las nuevas contrataciones a adaptarse a sus roles y a la cultura de la empresa. La mejor experiencia es personalizada, atractiva y de apoyo, y prepara el terreno para un recorrido de empleado de éxito.

Puedes leer un artículo completo que explica qué es la incorporación aquí.

La importancia de la incorporación de empleados

La importancia de la incorporación de empleados no se puede exagerar. Para los empleados, es un momento crítico para conocer sus roles, responsabilidades y expectativas. Para las organizaciones, es una oportunidad de marcar el tono de la experiencia del empleado y poner la base de una relación positiva.

Un programa de incorporación de éxito puede reducir la rotación, aumentar la productividad y fomentar el compromiso. Es una inversión en el éxito a largo plazo del empleado y de la empresa. Las mejores prácticas para incorporar a nuevos empleados incluyen comunicación clara, mentoring, feedback continuo y el uso de la tecnología. 

El vínculo entre incorporación y retención no debería ignorarse. La investigación muestra que el 69% de los empleados que tuvieron una buena experiencia de incorporación es más probable que se quede en una empresa 3 años. Con eso en mente, puede sorprenderte saber que el 35% de las empresas no tiene un programa formal de incorporación. 

Componentes clave de una buena experiencia de incorporación

Desglosar el proceso de incorporación en fases individuales es crucial cuando piensas en qué hace que una experiencia sea buena. Suele incluir preincorporación, orientación, formación y desarrollo, mentoring y apoyo, y feedback y evaluación.

Preincorporación 

La preincorporación es donde empieza el proceso: cubre toda la comunicación antes del día de orientación. Es un paso crucial en el plan de incorporación, porque ayuda a las nuevas contrataciones a sentirse bienvenidas y preparadas para el primer día, y a aliviar la ansiedad de empezar un rol nuevo.

Las tareas de preincorporación deberían incluir comunicación regular con la nueva contratación antes de su fecha de inicio, para generar ilusión por el recorrido que viene. También hay que enviar recursos que se puedan mirar de antemano, como el manual de la empresa o lecturas temáticas. Y, por supuesto, cualquier papeleo o tarea administrativa que haya que completar.

Dicho esto, los gestos pequeños marcan una gran diferencia en la preincorporación: pueden hacer que las nuevas contrataciones se sientan apreciadas y valoradas desde el principio. Las mejores prácticas incluyen enviar un pack de bienvenida una vez aceptada la oferta: puede incluir dulces o accesorios de marca, como una taza, que representen la cultura de la empresa. 

Un email de qué esperar, con el itinerario del primer día, el código de vestimenta, dónde aparcar y a quién conocerán a la llegada, también es un detalle agradable. Gestos así te ponen en el camino correcto hacia un programa de incorporación de éxito.

Orientación 

La orientación suele ser la primera semana de la nueva contratación, y va de dejar una primera impresión memorable y de comunicar lo que necesitan saber sobre la cultura, las políticas y los procedimientos de la empresa. Es importante ser fiel a los valores de la empresa y no decir solo lo que crees que impresiona, porque alinear expectativas y valores es la base de un programa de incorporación de éxito. 

Una buena experiencia de incorporación empieza con una visión de la historia, la misión y los valores de la empresa, y una presentación a las personas y departamentos clave. Tener a alguien que refuerce los valores y el mensaje de los recursos dados en la preincorporación es una buena forma de asegurar que estáis en la misma página desde el principio. Esto es especialmente importante en la colaboración con empleados remotos, cuando las empresas, por ejemplo, contratan desarrolladores de Europa del Este, profesionales de marketing de Asia, etc.

Además, una forma divertida y atractiva de presentar a las nuevas contrataciones al equipo son sesiones rápidas e informales para conocerse: un speed dating de empleados, si quieres. La investigación muestra que el 76% de las nuevas contrataciones cree que la socialización es crítica para la incorporación, lo que muestra lo importantes que son las presentaciones de verdad.

El primer día también es el mejor momento para dar a las nuevas contrataciones el equipo o los recursos que necesitarán para hacer su trabajo. Ponerles en marcha con la tecnología y darles los datos de acceso asegura una transición suave a su nuevo rol.

Formación y desarrollo 

La formación y el desarrollo son componentes esenciales de una buena experiencia de incorporación. Incluyen formación específica del puesto y oportunidades de desarrollo profesional a largo plazo. 

Un programa de incorporación de éxito incorporará sesiones de formación, conversaciones para fijar objetivos y presentaciones continuas a distintos departamentos de forma consistente a lo largo del periodo inicial. Dicho esto, es importante escalonar los horarios de formación y dejar que las nuevas contrataciones aprendan en el flujo del trabajo, en lugar de saturarlas con demasiada información de golpe. 

La personalización también es clave para crear un programa de éxito. Cada nueva contratación es única, y su experiencia de incorporación debería reflejarlo. Eso puede incluir adaptar el programa de formación al rol, al nivel de experiencia y al estilo de aprendizaje. 

Durante el proceso inicial de incorporación, el foco principal es asegurar que las nuevas contrataciones entienden con claridad sus roles, se familiarizan con los valores de la empresa, se sienten apoyadas al navegar sus responsabilidades y tienen confianza para llevar a cabo las tareas. Como se ha dicho, la formación y el desarrollo deberían ser continuos, con puntos regulares para asegurar que avanzan, que se responden las preguntas urgentes y que se da apoyo extra cuando hace falta.

Mentoring y apoyo 

Desarrollar un programa de mentoring es crucial para suavizar la transición de las nuevas contrataciones, apoyarlas y garantizar una buena experiencia de incorporación. El valor del mentoring queda claro cuando consideras que el 84% de las empresas Fortune 500 y el 100% de las Fortune 50 tienen un programa de mentoring.

La forma más fácil de establecer apoyo desde el inicio del proceso es asignar a cada nueva contratación un «compañero». De hecho, la investigación sugiere que el 56% de las nuevas contrataciones quiere tener un compañero que les ayude en las primeras semanas del trabajo nuevo y que el 87% de las empresas afirma que los compañeros de incorporación aceleran la competencia de las nuevas contrataciones. Un compañero es alguien que hace check-in con regularidad con un nuevo empleado, da orientación, responde preguntas, o simplemente es alguien con quien ir a comer.

También es importante involucrar a los líderes senior en la parte de mentoring del proceso, porque su apoyo y su implicación pueden ayudar a que las nuevas contrataciones se sientan valoradas y comprometidas. No se trata solo de transferir conocimiento institucional: se trata de fomentar relaciones y de asegurar que nadie se sienta desbordado al navegar su nuevo rol.

Feedback y mejora continua  

El feedback y la mejora continua son las piedras angulares de una buena experiencia de incorporación, y son igual de beneficiosos para la nueva contratación que para la organización. 

Para los empleados, el feedback regular, ya venga de managers, mentores o compañeros, les ayuda a ajustarse y a desarrollarse. Según OfficeVibe, el 83% de los empleados dice que aprecia el feedback, tanto positivo como constructivo. Además, el 94% de los empleados dice que se quedaría más tiempo en una empresa si invierte en su desarrollo, lo que muestra el vínculo estrecho entre el feedback durante la incorporación y la retención.

Para las empresas, establecer líneas abiertas de comunicación en un canal de feedback bidireccional ayuda a afinar aún más el proceso de incorporación. Pedir input con regularidad tanto a las nuevas contrataciones como a los empleados existentes ofrece ideas valiosas que se pueden usar para mejorar la experiencia. 

Este enfoque iterativo asegura que estás creando la mejor experiencia de incorporación posible, y que el proceso sigue siendo relevante, atractivo y alineado con los objetivos de la organización. Considera usar herramientas de feedback anónimo, como OfficeVibe, para recoger los datos más útiles.

El papel de la tecnología en la incorporación 

La tecnología juega un papel crucial en modernizar y agilizar el proceso de incorporación de empleados. Este giro hacia la tecnología tiene muchos beneficios para las organizaciones, los más importantes: ahorra tiempo, es rentable y es respetuoso con el medio ambiente. Las mejores prácticas para incorporar a nuevos empleados implican plataformas y herramientas digitales que hacen la experiencia más eficiente, atractiva y accesible.

Uno de los beneficios clave de la tecnología en la incorporación es la integración de módulos de formación online. Estos módulos permiten a las nuevas contrataciones completar la formación y la orientación a su ritmo, desde cualquier lugar con conexión a internet. Los tours de realidad virtual también pueden ofrecer una experiencia inmersiva, y dar a las nuevas contrataciones una sensación de la cultura y del espacio de trabajo antes incluso de poner un pie en la oficina.

El procesamiento automatizado de papeleo es otra área en la que la tecnología ha tenido un impacto significativo. Los formularios electrónicos y las firmas digitales pueden eliminar la necesidad de procesos en papel, reducir la sobrecarga administrativa y agilizar el proceso de incorporación. Las estadísticas muestran que una empresa con 100 empleados puede ahorrar hasta 40 horas al mes usando software de firma electrónica.

Al aprovechar el mejor software de incorporación de empleados, las organizaciones pueden crear la mejor experiencia, que prepara a las nuevas contrataciones para el éxito desde el primer día. Si quieres explorar las mejores herramientas de incorporación del mercado, este artículo revela 9 de los mejores software y apps de incorporación.

Errores habituales de incorporación y cómo evitarlos 

Aunque el proceso de incorporación es crucial para preparar a las nuevas contrataciones para el éxito, hay errores habituales en los que las organizaciones suelen caer. 

Sobrecarga de información 

Uno de los errores más habituales es la sobrecarga de información. Las nuevas contrataciones pueden sentirse desbordadas por la cantidad de información que necesitan absorber en poco tiempo. Las mejores prácticas para incorporar a nuevos empleados y no saturarlos son priorizar la información más importante y darla en trozos manejables. 

Otra forma de evitar la sobrecarga es personalizar los programas de formación para cada persona, comunicando abiertamente cuál es su estilo de aprendizaje. Si prefieren recibir la información de forma gradual, se puede hacer desglosando el proceso en pasos más pequeños y alcanzables, y dándoles recursos a los que puedan volver en cualquier momento, y apoyo para navegar el proceso. 

Las empresas que son conscientes de la sobrecarga de información y se ajustan a cada persona están en buena posición para un programa de incorporación de éxito.

Falta de compromiso 

Otro error habitual es la falta de compromiso. Si las nuevas contrataciones no se sienten implicadas en el proceso de incorporación, pueden desconectar de sus roles y de la organización. Para evitarlo, es importante hacer el proceso interactivo y estimulante. 

Eso puede incluir incorporar recursos en distintos medios, actividades, juegos y ejercicios de team building en el proceso de incorporación. También es muy importante dar a las nuevas contrataciones oportunidades de conectar con sus colegas y conocer la cultura de la empresa, sobre todo si estás haciendo una incorporación virtual. La investigación muestra que el 54% de las empresas con programas de incorporación fuertes reporta un mayor compromiso de los empleados.

No fijar expectativas claras

No fijar expectativas claras es otro error en el proceso de incorporación. El 23% de los empleados que deja un rol nuevo en 6 meses dice que unas directrices claras sobre sus responsabilidades les habrían ayudado a quedarse. Las nuevas contrataciones necesitan saber exactamente qué se espera de ellas en sus roles y cómo se las evaluará. 

Para evitarlo, es importante fijar objetivos claros para las nuevas contrataciones y dar feedback regular sobre su progreso. Eso puede ayudarles a entender qué se espera de ellas y cómo pueden triunfar en sus roles, y garantiza una buena experiencia de incorporación.

Qué vigilar 

Es importante saber identificar las señales de que una nueva contratación está teniendo dificultades. Pueden incluir falta de compromiso, dificultad para completar tareas y falta de confianza en sus capacidades. Si notas estas señales, es importante dar apoyo y orientación extra para ayudarles a triunfar. 

Eso puede incluir formación extra, mentoring y puntos regulares para dar feedback y apoyo. Al ser proactivo e identificar las señales de que una nueva contratación está teniendo dificultades, las empresas pueden ayudar a asegurar que están ofreciendo la mejor experiencia de incorporación, y prepararlas para el éxito en sus roles.

Resumen 

Al cerrar, recuerda que una buena experiencia de incorporación es como una bienvenida cálida en la puerta de un hogar nuevo. Es esencial para preparar a las nuevas contrataciones para el éxito y fomentar una relación positiva entre empleados y empleadores. 

Hemos hablado de los componentes clave de un programa de incorporación de éxito, incluida una preincorporación a fondo, orientación, formación y desarrollo, mentoring, apoyo y feedback. Al implementar estos componentes e invertir en herramientas de incorporación, las empresas pueden crear una buena experiencia que lleve a más retención, más productividad y más compromiso. 

No olvides evaluar y mejorar de forma continua el proceso de incorporación para asegurar que sigue siendo relevante, atractivo y alineado con los objetivos de negocio. 

En Touch Stay, nuestras guías digitales se pueden usar para crear recursos de incorporación completos y fáciles de usar y garantizar la mejor experiencia de incorporación para los nuevos empleados. 

Empieza tu prueba gratis ahora y comprueba cómo puedes crear un recurso de incorporación que revolucionará la forma de integrar a los nuevos empleados en tu empresa.