Cómo crear una carta de bienvenida digital de Airbnb para tu B&B

Da igual cómo te comuniques mientras tus invitados se alojan en tu bed and breakfast: casi siempre hay uno que no empacó lo necesario o no se leyó el compendio como toca.

Como dueño de un B&B, esa guía física metida en la mesilla a lo mejor la hojea el invitado que abre el cajón por casualidad. Una carta de bienvenida digital de Airbnb hace que dejen de olvidarse de lo que tenían que meter en la maleta. Y si aun así se les queda algo, les señalas dónde reponerlo, sin intercambiar una palabra.

Desde avisar a los invitados de paseos y rutas cercanas, hasta destacar tus suites y vender más tus packs de desayuno: todo eso, y más, lo puedes hacer con una guía digital llena de información esencial para tu bed and breakfast. Hoy te contamos más razones por las que vale la pena, y cómo hacer que trabajen de verdad para ti y para tus invitados.

Cómo una guía digital beneficia a tu bed and breakfast

Una carta de bienvenida digital de Airbnb mejora tu B&B de mil maneras. Tú ganas al simplificar la comunicación con posibles invitados. Tus invitados del B&B ganan porque pueden preparar mejor la estancia.

Al pasar menos tiempo con ese compendio que se come las horas, tendrás más para llevar el negocio (o para meterte en la cama a una hora decente, que también cuenta).

Para empezar, una guía digital de Touch Stay te permite:

• Cortar las preguntas repetitivas de los invitados.
• Ayudar a los invitados a planear el itinerario con semanas, incluso meses, de antelación.
• Dar recomendaciones locales que tus invitados no van a encontrar en ninguna web de turismo.
• Ahorrar tiempo y recursos de verdad.
• Mejorar las reseñas de los invitados.

Ahora vamos un poco más al detalle de estos beneficios.

Una carta de bienvenida digital de Airbnb corta las preguntas repetitivas

¿Te hacen la misma pregunta cada vez que llega un invitado nuevo? Cosas del estilo: 

• «¿Hay lavandería en el establecimiento?»
• «¿Hay sitio para guardar los esquís y el material de snowboard?»
• «¿Puedo personalizar el pedido del desayuno?»
• «¿Cómo cojo el shuttle al parque nacional cercano?»
• «¿Hay servicio de habitaciones?»

Da igual si las hacen antes de llegar o en el check-in: córtalas dándoles esta información en un formato fácil de digerir y apetecible de leer. O sea, cualquier cosa menos un email kilométrico o un PDF adjunto.

¿La diferencia de fondo entre un compendio de B&B y una guía digital de B&B? Poder poner la información en las manos de los invitados antes de que lleguen, y a menudo antes de que se les ocurra preguntar.

Mete este tipo de preguntas en tu guía digital y verás cómo bajan las consultas, como baja la temperatura un día de invierno en tu bed and breakfast.

Poner en marcha una comunicación clara y concisa como parte del plan de gestión de tu B&B invita a tus invitados a buscar las respuestas en tu compendio digital, fácil de consultar.

Además, tu guía digital la tienen a mano cuando quieran, donde quieran, en el móvil, y también funciona sin conexión. Nada de perder consejos útiles por el camino.

Una guía digital de B&B agiliza el check-in de tus invitados

Una oleada de clientes nuevos y habituales puede atascar la recepción de tu bed and breakfast con preguntas, comentarios y dudas. Eso puede dejar una primera impresión floja a los invitados que llegan por primera vez.

Crea una primera impresión fuerte con el compendio digital de tu bed and breakfast, y de paso aligera el mostrador. Evita el estrés de un vestíbulo lleno incluyendo estos detalles en la sección de check-in de tu guía de bienvenida:

• Horarios concretos de check-in.
• Información de auto check-in, incluidos códigos de acceso sin contacto a las suites.
• Cómo llegar a las suites.
• Instrucciones de check-in anticipado (si lo ofreces) y el coste asociado.
• Instrucciones de check-in tardío.
• Horario del vestíbulo por si los invitados siguen teniendo dudas (después de haber mirado la sección de preguntas frecuentes de tu guía digital, claro).
• Qué hacer si los invitados traen más equipaje del que cabe y necesitan consigna.

Enviar la guía digital con las instrucciones de check-in por adelantado deja una llegada informada y relajada para todos.

Una guía digital de B&B ofrece recomendaciones que los invitados no encuentran en ningún otro sitio

Claro, tus invitados pueden haber elegido quedarse contigo por mil motivos que ya viste en la etapa de comunicación post-reserva (cumpleaños, aniversario, boda, por nombrar algunos). Para que la estancia sea de verdad memorable, llénalos de sugerencias de tu zona que no van a encontrar en ningún otro sitio.

Un compendio digital de B&B les da el soplo interno de los secretos mejor guardados de tu pueblo o ciudad, cosas como:

• Un rooftop escondido de la calle principal, con espresso martinis y un telón de montañas que no está nada mal.
• Un spa nórdico de verdad, con pozas de hielo y saunas de vapor para los músculos después de un día con raquetas de nieve.
• Un ramen de barrio, de esos que no tienen ni letrero grande, con cuencos humeantes de fideos y caldo miso que sientan de lujo después de un día largo.

Darles ese conocimiento de insider con tiempo también les deja margen para cuadrar el itinerario. Y si cuelas un enlace de reserva de una actividad o un restaurante con descuento, no solo se lo pasan bien: van a hablar de lo bien que conoces la zona.

También es fácil actualizar las recomendaciones locales de tu guía digital cuando abren tiendas, bares y restaurantes nuevos en tu zona.

Eso sí, envía el compendio digital en el momento más útil para tus invitados. Si lo mandas demasiado pronto, puede que se olviden de ese recurso de todo en uno. Si lo mandas demasiado justo, no les queda tiempo para mirar tus recomendaciones locales.

En cambio, encontrar una excusa para enviarlo un par de veces entre la reserva y el check-in les deja reservar ese restaurante popular, pillar el mejor horario para un paseo en barco y asegurar el hueco de la entrega del súper.

Una guía digital de B&B pone la voz de tu marca en primer plano

Ah, ese detalle mágico que hace brillar el marketing de tu bed and breakfast y habla con tus invitados: la voz de tu marca. Tu B&B es único. ¿No debería serlo también tu voz? Es lo que te hace, bueno, tú, y lo que crea conexión entre tus invitados y tu bed and breakfast.

Una guía digital no solo ayuda en lo práctico de llevar la propiedad, como agilizar la comunicación, unificar el check-in y reducir preguntas. También enseña la personalidad de tu propiedad.

Da igual el idioma que hablen tus invitados: comunica instrucciones y normas de un modo alineado con tu marca, como parte de tu estrategia de marketing digital más amplia.

De paso, las guías digitales de Touch Stay tienen opciones de traducción a varios idiomas. Nada de agobiarte con la barrera del idioma entre tú y tus invitados.

¿Necesitas una mano para definir la voz de marca de tu bed and breakfast? Empieza por cómo hablas hoy con tus invitados: ¿eres servicial, cercano, atento, informativo, empático? Todos esos matices sirven para definir y redondear tu voz de marca.

Cómo estructurar tu guía digital de B&B

Lo bonito de un compendio digital para tu bed and breakfast es poder enseñar todos esos pequeños detalles de la propiedad cuando los invitados eligen quedarse contigo. También deja claro lo que no está incluido, para que puedan planear y empacar en consecuencia.

Adapta tu guía como tenga más sentido para servir a tus invitados. Todas nuestras plantillas se pueden ampliar, editar y personalizar con tu logo, colores y tipografías.

Empieza con una bienvenida cálida

Un comienzo simple para tu compendio digital es dar la bienvenida a tus invitados, recibirlos en la propiedad y darles las gracias por quedarse contigo. Te eligieron entre todos los bed and breakfasts de la zona, y eso se celebra.

¿Nuestra forma favorita de hacerlo en un B&B? Incluir un vídeo corto tuyo dentro o en la entrada, diciendo hola y bienvenidos. Añadir vídeos a tus guías digitales es fácil, y es una forma brillante de hablar con los invitados nuevos.

Después, dales instrucciones para añadir rápido tu guía digital de Touch Stay al móvil (de hecho, te damos este contenido para que lo uses o lo adaptes a tu forma de hablar). 

Guardar la guía en la pantalla de inicio la deja a mano, estén o no online.

En la bienvenida también puedes enseñar tu bed and breakfast. Los invitados ya habrán investigado al reservar, pero puedes destacar lo que hace única a tu propiedad. Por ejemplo, el paisaje y el entorno de tu zona.

Según el tamaño y los extras de tu bed and breakfast, quizá quieras mostrar:

• El entorno inmediato
• Gazebo 
• Comedor 
• Estanque de patos 
• Pistas de tenis 
• Jardines de flores 
• Temáticas de las suites (si varían)

Maitland Manor Bed and Breakfast aprovecha de verdad la sección de bienvenida de su guía digital, y da un paso más presentando a los invitados un vídeo de YouTube.

Es una forma de pillarles la atención y de que se ilusionen con el viaje: el vídeo enseña la propiedad de Maitland Manor y les adelanta lo que les espera durante la estancia.

Prepara a tus invitados para la llegada

Después de la bienvenida, toca preparar la llegada. Aquí querrás incluir las normas de la propiedad, la hora de check-in y tu información de contacto por si necesitan escribirte o llamarte.

Normas de la propiedad

Piensa en las normas de la casa o avisos que quieres que sigan mientras se alojan, y detállalos en la sección de preparación de tu guía digital.

Pueden incluir no fumar, quedarse en los caminos señalizados al recorrer los terrenos, delimitar zonas restringidas y detallar las horas de silencio.

Información de check-in

Avisa a tus invitados a qué hora pueden hacer el check-in, y también el check-out. ¿Y cómo es el proceso de check-in? De nuevo, permitir el auto check-in puede aligerar el vestíbulo y dejar una llegada más fluida. 

Si ofreces check-in anticipado o check-out tardío, detalla los horarios, si hay costes asociados, y con cuánta antelación hay que pedirlo.

Cómo llegar a la propiedad

¿Cómo llegan los invitados a tu bed and breakfast? Da indicaciones según su medio de transporte. Pueden variar si viajan en:

• Coche
• Autobús
• Avión
• Tren
• Ferry

Parking

¿Hay parking para tus invitados en la propiedad? ¿Dais pases o hay parking en la calle? Si no hay sitio en vuestro parking, ¿hay alternativas gratis o de pago cerca? Este tipo de preguntas las puedes resolver en tu compendio digital.

Informes del tiempo

Touch Stay hace fácil añadir el widget del tiempo a nuestras guías digitales, para que tus invitados sepan el tiempo que va a hacer antes de llegar. Puedes completar esto con notas sobre las temporadas. En primavera, quizá les pidas que traigan chubasquero. En unas vacaciones de invierno, botas de nieve y abrigo no se negocian. 

En el caso de Silverbow Inn, piden a los invitados que vayan ‘informales’, pero dejan claro que priorizar calor y sequedad es un acierto cualquier día de la semana.

Información de contacto

Si tus invitados necesitan localizarte, ¿cómo deberían hacerlo? Esta sección de tu guía sirve para dar tu información de contacto, ya sea el teléfono para emergencias o ayuda fuera de horario, o tu email.

Incluso puedes añadir instrucciones para que usen el Echo Dot o el Google Home y te llamen, si tienes un dispositivo inteligente en cada suite.

Da información para después del check-in

Los invitados ya han hecho el check-in y quieren instalarse. ¿Qué sigue? Esta sección puede incluir cómo acceder a la habitación y usar las cerraduras inteligentes, la información del Wi-Fi, cómo funciona el jacuzzi y las comodidades de la habitación.

Cómo acceder a la habitación

Dar indicaciones hasta la habitación ayuda después de un viaje largo. Si tus suites tienen cerraduras inteligentes, incluye cómo usarlas, como hace Maitland Manor Bed & Breakfast. 

Wi-Fi

Aunque algunos invitados hayan elegido tu bed and breakfast para desconectar un rato, casi seguro que en algún momento de la estancia van a necesitar internet. Incluye cómo acceder a la red y la contraseña del Wi-Fi.

Comodidades de la habitación

Indicar qué hacer si necesitan mantas de más, y cómo usar el termostato y el aire acondicionado, hace que su comodidad se resuelva antes.

Incluye también cómo funciona el resto de la tecnología de las suites: dónde está el mando de la tele, qué canales y servicios de streaming hay, y cómo usar el sistema de hogar inteligente.

Otra información útil en esta sección: horarios de limpieza, y qué hacer si no quieren que les molesten cuando pase housekeeping.

Detalla también qué servicios de lavandería hay si necesitan lavar ropa. La guía digital de Silverbow Inn indica dónde encontrar monedas si quieren lavar y secar ellos mismos, y también opciones de lavandería en el día.

Qué está incluido y qué no

Esta sección da a los invitados todo lo que necesitan saber sobre lo que va incluido en la estancia. Al detallar lo que les das (y lo que no), saldrán bien equipados para empacar aseo, ropa según el tiempo, y el resto.

Si se han olvidado de algo, diles dónde pueden comprarlo. Mejor aún: usa la ocasión para mostrar y vender extras que es probable que usen si se han dejado los suyos.

Información de comida y bebida

Esta sección de tu compendio digital es donde los invitados con hambre pueden consultar el menú de desayuno y la información de comidas.

Empieza por el lugar y el horario del desayuno, el menú, y las alternativas para invitados sin gluten, vegetarianos o veganos.

Si ofreces room service o un desayuno para montar a tu aire por si quieren algo especial, explícalo aquí también. Y si tienes invitados que salen temprano a hacer senderismo, lista las opciones de desayuno para llevar.

La sección de comida y bebida de tu guía digital también es un buen sitio para vender otros extras que puedas tener. Por ejemplo:

• Bandejas gourmet, con quesos locales y maridajes de vino
• Pícnics recién preparados para que se los lleven el día de exploración
• Una botella de bienvenida de champagne en la habitación

Recomendaciones locales

La sección de atracciones locales es el sitio perfecto para enseñar tus sitios y sonidos favoritos del pueblo. Elige con cuidado qué metes, porque la lista se puede ir de las manos.

Si la estancia típica es de dos o tres noches, tiene más sentido destacar lo mejor que ver y hacer en tu zona que listarlo todo. Si puedes, intenta quedarte en los cinco mejores restaurantes, los dos mejores sitios para el atardecer, las mejores heladerías, las cinco actividades imprescindibles, y así. 

Si sueles alojar estancias más largas, claro que puedes ampliar las opciones. Pero el objetivo es informar a los invitados, no saturarlos.

Abajo, una lista de sugerencias para incluir:

• Arte y cultura: cines, teatros y museos
• Bares y restaurantes
• Calendario mensual de eventos del pueblo
• Compras
• Spas y gimnasios
• Excursiones de un día: parques nacionales y senderos
• Ciclismo, senderismo, canoa y kayak
• Actividades para niños
• Empresas de tours y paquetes
• Supermercados o tiendas de granja
• Playas o lagos

Información de check-out

Cuando toca irse, incluye la información de check-out que importe. Hora de salida, qué hacer con toallas y sábanas usadas, cómo devolver las llaves o keycards si las hay, y la basura.

Aprovecha este espacio para dar las gracias por la estancia, y un empujoncito amable para que dejen una reseña. También puedes incluir tu enlace de afiliado o la promoción del programa de fidelización si quieren volver pronto o recomendarte a amigos y familia.

También puedes incluir tus redes, y animarles a seguirte en el día a día.

De hecho, si quieres impulsar reservas directas de tus invitados de B&B, sin pagar comisión a una OTA, puedes añadir toda una sección de «Vuelve a alojarte» o «Sigue en contacto». Así les resulta fácil apuntarse a tu lista de email, encontrarte en redes y pasar tus datos a los amigos.

Cómo Touch Stay ayuda a los dueños de bed and breakfast a comunicarse bien con sus invitados

En Touch Stay, la comunicación con el invitado es lo nuestro: de ahí nació la idea de nuestras guías digitales. Nuestros libros de bienvenida digitales para dueños de bed and breakfast también vienen en plantillas pensadas para alquileres vacacionales, glampings, caravaning, hoteles boutique y Airbnbs.

Totalmente adaptables a las necesidades de tus invitados y de tu bed and breakfast, nuestras guías digitales incluyen plantillas listas para crear tu propio flujo de comunicación con nuestro sistema de mensajería para invitados, Memo.

Con la información para crear una guía digital de primer nivel para tu bed and breakfast, tendrás invitados llamando a la puerta en un abrir y cerrar de ojos.