Comment créer une lettre de bienvenue Airbnb digitale pour votre B&B

Peu importe vos communications pendant le séjour de vos voyageurs dans votre bed and breakfast, il y en a presque toujours un qui n'a pas fait sa valise comme il fallait, ou qui n'a pas lu votre compendium correctement.

En tant que propriétaire de B&B, ce guide papier glissé dans la table de nuit sera au mieux feuilleté par le voyageur qui ouvre le tiroir par hasard. Une lettre de bienvenue Airbnb digitale empêchera vos voyageurs d'oublier ce qu'il fallait emporter. Et s'ils oublient quand même, vous pourrez leur indiquer où se réapprovisionner, sans échanger un mot.

Qu'il s'agisse d'informer vos voyageurs des balades et randonnées tout près, de mettre en avant vos suites ou de vendre plus vos formules petit-déjeuner, vous pouvez tout faire, et plus encore, avec un guide digital plein d'informations essentielles pour votre bed and breakfast. Aujourd'hui, on vous montre pourquoi, et comment les faire vraiment travailler pour vous et pour vos voyageurs.

Comment un guide digital profite à votre bed and breakfast

Une lettre de bienvenue Airbnb digitale améliore votre activité de B&B de bien des façons. Vous gagnez à simplifier vos communications avec les voyageurs potentiels. Vos voyageurs de B&B gagnent à mieux préparer leur séjour.

En passant moins de temps sur ce compendium chronophage, vous aurez plus de temps pour faire tourner votre activité (ou pour vous coucher à une heure décente, ça compte aussi).

Pour commencer, un guide digital Touch Stay vous permet de :

• Couper court aux questions répétitives des voyageurs.
• Aider les voyageurs à planifier leur itinéraire des semaines, voire des mois à l'avance.
• Donner des recommandations locales que vos voyageurs ne trouveront sur aucun site touristique.
• Gagner un temps et des ressources précieux.
• Améliorer les avis des voyageurs.

Maintenant, entrons dans le détail de ces bénéfices.

Une lettre de bienvenue Airbnb digitale coupe les questions répétitives

On vous pose la même question à chaque nouveau voyageur ? Des choses du genre : 

• « Y a-t-il une laverie sur place ? »
• « Y a-t-il un espace pour ranger mes skis et mon matériel de snowboard ? »
• « Puis-je personnaliser ma commande de petit-déjeuner ? »
• « Comment prendre la navette vers le parc national tout près ? »
• « Le room service est-il disponible ? »

Que ces questions arrivent avant l'arrivée ou au check-in, stoppez-les en donnant cette information dans un format facile à lire, et agréable à parcourir. Autrement dit, tout sauf un e-mail à n'en plus finir ou une pièce jointe PDF.

La vraie différence entre un compendium de B&B et un guide digital de B&B ? Pouvoir mettre l'information entre les mains des voyageurs avant qu'ils n'arrivent, et souvent avant même qu'ils n'aient l'idée de demander.

Ajoutez ce type de questions à votre guide digital, et voyez les demandes chuter, comme la température un matin d'hiver dans votre bed and breakfast.

Mettre en place une communication claire et concise dans le cadre du plan de gestion de votre B&B invite vos voyageurs à trouver les réponses dans votre compendium digital, facile d'accès.

En plus, votre guide digital est disponible à tout moment, n'importe où, sur leur téléphone, et reste accessible hors ligne. Plus besoin de craindre de perdre les bons conseils en route.

Un guide digital de B&B fluidifie le check-in de vos voyageurs

Un afflux de clients nouveaux et habitués peut encombrer l'accueil de votre bed and breakfast avec leurs questions, commentaires et demandes. Cela peut laisser une première impression assez froide aux voyageurs qui arrivent pour la première fois.

Créez une première impression forte grâce au compendium digital de votre bed and breakfast, et allégez du même coup le bureau d'accueil. Évitez le stress d'un hall bondé en incluant ces détails dans la section check-in de votre guide de bienvenue :

• Horaires précis de check-in.
• Informations d'auto check-in, y compris les codes d'accès sans contact aux suites.
• Itinéraire jusqu'aux suites.
• Instructions de check-in anticipé (si vous le proposez) et le coût associé.
• Instructions de check-in tardif.
• Horaires du hall au cas où les voyageurs auraient encore des questions (après avoir consulté la FAQ de votre guide digital, évidemment).
• Que faire si les voyageurs ont trop de bagages et ont besoin d'un stockage.

Envoyer votre guide digital à l'avance, avec les instructions de check-in, donne une arrivée informée et détendue pour tout le monde.

Un guide digital de B&B offre des recommandations que les voyageurs ne trouveront nulle part ailleurs

Bien sûr, vos voyageurs ont pu choisir de séjourner chez vous pour toutes sortes de raisons que vous avez découvertes pendant l' étape de communication post-réservation (anniversaire, noces, mariage, pour n'en citer que quelques-unes). Pour leur offrir un séjour vraiment marquant, couvrez-les de suggestions sur votre région qu'ils ne trouveront nulle part ailleurs.

Un compendium digital de B&B leur donne les coulisses des secrets les mieux gardés de votre ville, des choses comme :

• Un rooftop à l'écart de la rue principale, avec des espresso martinis et un décor de montagnes vraiment beau.
• Un spa nordique authentique, avec bains glacés et saunas vapeur pour détendre les muscles après une journée en raquettes.
• Un ramen de quartier, de ceux sans grande enseigne, qui sert des bols fumants de nouilles et un bouillon miso qui fait du bien après une journée bien remplie.

Leur donner ces infos d'initié à l'avance leur laisse aussi le temps de caler l'itinéraire. Et glisser un lien de réservation d'activité ou de restaurant avec une réduction, ce n'est pas seulement leur faire plaisir : ils vanteront votre connaissance du coin.

Il est aussi facile de mettre à jour les recommandations locales de votre guide digital quand de nouvelles boutiques, bars et restaurants ouvrent dans votre secteur.

Attention toutefois à envoyer le compendium digital au moment le plus utile pour vos voyageurs. Trop tôt, et ils risquent d'oublier cette ressource tout-en-un. Trop tard, et il ne leur reste presque plus de temps pour consulter vos recommandations locales.

En revanche, trouver une excuse pour l'envoyer quelques fois entre la réservation et le check-in leur permet de réserver ce restaurant prisé, de bloquer le meilleur créneau pour une sortie en bateau, et d'obtenir le meilleur horaire de livraison courses.

Un guide digital de B&B met la voix de votre marque au premier plan

Ah, ce détail magique qui fait briller les supports marketing de votre bed and breakfast, et qui parle à vos voyageurs : la voix de votre marque. Votre B&B est unique. La voix de votre marque ne devrait-elle pas l'être aussi ? C'est ce qui fait que vous êtes vous, et ce qui crée le lien entre vos voyageurs et votre bed and breakfast.

Un guide digital n'aide pas seulement sur le plan pratique de la propriété, comme fluidifier la communication, unifier les check-in et réduire les questions. Il montre aussi la personnalité de votre établissement.

Quelle que soit la langue de vos voyageurs, communiquez consignes et règles d'une façon alignée avec votre marque, dans le cadre de votre stratégie marketing digital plus large.

Au passage, les guides digitaux Touch Stay proposent des options de traduction en plusieurs langues. Plus besoin de stresser pour la barrière de la langue entre vous et vos voyageurs.

Besoin d'un coup de main pour définir la voix de marque de votre bed and breakfast ? Commencez par la façon dont vous parlez aujourd'hui à vos voyageurs : êtes-vous serviable, chaleureux, attentionné, informatif, empathique ? Tous ces traits aident à définir et à affiner la voix de votre marque.

Comment structurer votre guide digital de B&B

La beauté d'un compendium digital pour votre bed and breakfast, c'est de pouvoir montrer toutes les petites attentions de votre propriété quand les voyageurs choisissent de séjourner chez vous. Il met aussi en lumière ce qui n'est pas inclus, pour qu'ils puissent préparer et faire leur valise en conséquence.

Adaptez votre guide de la façon qui sert le mieux vos voyageurs. Tous nos modèles de guide peuvent être enrichis, édités et habillés avec votre logo, vos couleurs et vos polices.

Commencez par une bienvenue chaleureuse

Un départ simple pour votre compendium digital, c'est d'offrir une vraie bienvenue à vos voyageurs, de les accueillir sur place et de les remercier d'avoir choisi votre établissement. Ils vous ont choisis parmi tous les bed and breakfasts du secteur, ça se fête.

Notre façon préférée de le faire en B&B ? Inclure une courte vidéo de vous, dans le B&B ou devant l'entrée, pour dire bonjour et bienvenue. Ajouter des vidéos à vos guides digitaux est simple, et c'est une belle façon de parler aux nouveaux voyageurs.

Ensuite, donnez à vos voyageurs les instructions pour ajouter rapidement votre guide digital Touch Stay à leur téléphone (on vous fournit d'ailleurs ce contenu, à utiliser tel quel ou à adapter à votre ton). 

Enregistrer le guide sur l'écran d'accueil le rend facile d'accès, qu'ils soient en ligne ou hors ligne.

Pendant la bienvenue, vous pouvez aussi présenter votre bed and breakfast. Les voyageurs ont déjà fait leurs recherches avant de réserver, mais n'hésitez pas à mettre en avant ce qui rend votre propriété unique. Par exemple le paysage et l'environnement de votre région.

Selon la taille et les atouts de votre bed and breakfast, vous pouvez notamment montrer :

• Les abords immédiats
• Gloriette 
• Salle à manger 
• Étang aux canards 
• Courts de tennis 
• Jardins de fleurs 
• Thèmes des suites (s'ils varient)

Maitland Manor Bed and Breakfast tire vraiment parti de la section bienvenue de son guide digital, et va plus loin en proposant aux voyageurs une vidéo YouTube.

C'est une façon de capter l'attention et de les mettre en appétit pour le voyage : la vidéo présente la propriété de Maitland Manor et leur donne un aperçu de ce qui les attend pendant le séjour.

Préparez vos voyageurs à l'arrivée

Après la bienvenue, il s'agit de les préparer à l'arrivée. Ici, vous voudrez inclure les règles de la propriété, l'heure de check-in, et vos coordonnées au cas où ils auraient besoin de vous joindre directement.

Règles de la propriété

Pensez aux règles de la maison ou aux consignes que vous souhaitez voir respecter pendant le séjour, et détaillez-les dans la section préparation de votre guide digital.

Cela peut inclure l'interdiction de fumer, de rester sur les chemins indiqués en explorant le terrain, de préciser les zones interdites, ainsi que les heures de calme.

Informations de check-in

Indiquez à vos voyageurs à quelle heure ils peuvent faire le check-in, et aussi le check-out. Et le process de check-in, comment ça se passe ? Encore une fois, autoriser l'auto check-in peut désengorger le hall et fluidifier l'expérience. 

Si le check-in anticipé ou le check-out tardif est possible, précisez les horaires, s'il y a des frais, et le délai nécessaire pour honorer la demande.

Itinéraire jusqu'à la propriété

Comment vos voyageurs arrivent-ils à votre bed and breakfast ? Donnez des indications selon leur mode de transport. Cela peut varier s'ils voyagent en :

• Voiture
• Bus
• Avion
• Train
• Ferry

Parking

Y a-t-il un parking pour vos voyageurs sur la propriété ? Fournissez-vous des badges, ou y a-t-il du stationnement dans la rue ? S'il n'y a pas de place dans votre parking, existe-t-il des alternatives gratuites ou payantes à proximité ? Ce type de questions, vous pouvez y répondre dans votre compendium digital.

Bulletins météo

Touch Stay facilite l'ajout du widget météo à nos guides digitaux, pour informer vos voyageurs du temps qu'il fera avant leur arrivée. Vous pouvez compléter cela par des infos sur les saisons. Au printemps, vous serez plus enclin à leur demander d'apporter un imperméable. Pour des vacances d'hiver, bottes de neige et manteau sont indispensables. 

Dans le cas de Silverbow Inn, on demande aux voyageurs de rester « décontractés », tout en précisant que privilégier chaleur et sécheresse reste une bonne idée n'importe quel jour de la semaine.

Coordonnées

Si vos voyageurs ont besoin de vous joindre, comment doivent-ils s'y prendre ? Cette section de votre guide sert à donner vos coordonnées, que ce soit votre téléphone pour les urgences ou l'aide hors horaires, ou votre e-mail.

Vous pouvez même ajouter des instructions pour qu'ils utilisent l'Echo Dot ou le Google Home afin de vous appeler, si vous avez un appareil connecté dans chaque suite.

Donnez les informations après le check-in

Les voyageurs ont fait leur check-in et veulent s'installer. Ensuite ? Cette section peut inclure comment accéder à la chambre et utiliser les serrures connectées, les infos Wi-Fi, comment marche le jacuzzi, et le confort de la chambre.

Comment accéder à la chambre

Donner le chemin jusqu'à la chambre aide après un long trajet. Si vos suites ont des serrures connectées, incluez comment les utiliser, comme le fait Maitland Manor Bed & Breakfast. 

Wi-Fi

Même si certains voyageurs ont choisi votre bed and breakfast pour se déconnecter un moment, il y a de fortes chances qu'ils aient besoin d'internet à un moment du séjour. Incluez comment accéder au réseau, et le mot de passe Wi-Fi.

Confort de la chambre

Indiquer quoi faire s'ils ont besoin de couvertures en plus, et comment régler le thermostat et la climatisation, permet de répondre plus vite à leur confort.

Incluez aussi le fonctionnement du reste de la tech dans vos suites : où trouver la télécommande, quelles chaînes et quels services de streaming sont proposés, et comment utiliser le système de maison connectée.

D'autres infos utiles dans cette section : les horaires de ménage, et quoi faire s'ils ne veulent pas être dérangés quand le housekeeping passe.

Détaillez aussi quels services de blanchisserie sont disponibles s'ils ont besoin de faire laver leurs vêtements. Le guide digital de Silverbow Inn indique où trouver des pièces si les voyageurs veulent laver et sécher eux-mêmes, ainsi que des options de blanchisserie dans la journée.

Ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas

Cette section donne aux voyageurs tout ce qu'il faut savoir sur ce qui est offert avec le séjour. En détaillant ce que vous fournissez (et ce que vous ne fournissez pas), ils sauront quoi mettre dans la valise : toilette, vêtements adaptés au temps, et le reste.

S'ils ont oublié quelque chose, indiquez où acheter le nécessaire. Mieux encore : profitez-en pour montrer et vendre des extras dont ils auront probablement besoin s'ils ont oublié les leurs.

Informations nourriture et boissons

Cette section de votre compendium digital est l'endroit où les voyageurs affamés peuvent consulter votre menu de petit-déjeuner et les infos restauration.

Pour commencer, indiquez le lieu et l'horaire du petit-déjeuner, le menu, ainsi que les options sans gluten, végétariennes ou véganes.

Si vous proposez le room service ou un petit-déjeuner à composer soi-même pour une envie plus spéciale, détaillez-le ici aussi. Et si vous avez des voyageurs qui partent tôt en randonnée, listez les options de petit-déjeuner à emporter.

La section nourriture et boissons de votre guide digital est aussi une belle occasion de vendre d'autres extras que vous pourriez proposer. Par exemple :

• Plateaux gourmet, avec fromages locaux et accords vins
• Pique-niques fraîchement préparés à emporter pour une journée d'exploration
• Une bouteille de champagne de bienvenue dans la chambre

Recommandations locales

La section attractions locales est l'endroit idéal pour montrer vos sites et ambiances préférés autour de chez vous. Choisissez toutefois avec soin ce que vous y mettez, parce que la liste peut vite devenir énorme.

Si le séjour type dure deux ou trois nuits, il est plus utile de mettre en avant le meilleur à voir et à faire dans votre région, plutôt que de tout lister. Si vous le pouvez, limitez-vous aux cinq meilleurs restaurants, aux deux plus beaux spots de coucher de soleil, aux meilleurs glaciers, aux cinq activités incontournables, et ainsi de suite. 

Si vous accueillez plutôt des séjours plus longs, élargissez bien sûr les options. Mais le but est d'informer les voyageurs, pas de les noyer.

Voici une liste de suggestions à inclure :

• Arts et culture : cinémas, théâtres et musées
• Bars et restaurants
• Calendrier mensuel des événements en ville
• Shopping
• Spas et salles de sport
• Excursions à la journée : parcs nationaux et sentiers de randonnée
• Vélo, randonnée, canoë et kayak
• Activités pour enfants
• Agences de visites et forfaits
• Épiceries ou magasins de ferme
• Plages ou lacs

Informations de check-out

Quand il est temps de partir, incluez les infos de check-out utiles. L'heure de départ, que faire des serviettes et draps usagés, comment rendre les keycards s'il y en a, ainsi que les poubelles.

Profitez de cet espace pour remercier vos voyageurs d'être restés chez vous, et glissez une invitation douce à laisser un avis. N'hésitez pas à inclure aussi votre lien d'affilié ou la promotion de votre programme de fidélité s'ils veulent revenir bientôt, ou vous recommander à des amis et à la famille.

Vous pouvez aussi inclure vos réseaux sociaux, et les inviter à vous suivre au quotidien.

En fait, si vous voulez encourager les réservations directes de vos voyageurs de B&B, sans payer de commission à une OTA, vous pouvez ajouter toute une section « Revenez séjourner » ou « Restez en contact ». Ils pourront ainsi s'ajouter facilement à votre liste e-mail, vous trouver sur les réseaux, et transmettre vos coordonnées à leurs proches.

Comment Touch Stay aide les propriétaires de bed and breakfast à bien communiquer avec leurs voyageurs

Chez Touch Stay, la communication avec les voyageurs, c'est notre sujet : c'est de là qu'est née l'idée de nos guides digitaux. Nos livres de bienvenue digitaux pour les propriétaires de bed and breakfast existent aussi en modèles pensés pour les locations saisonnières, les sites de glamping, le caravaning, les hôtels boutique et les Airbnbs.

Entièrement adaptables aux besoins de vos voyageurs et de votre bed and breakfast, nos guides digitaux incluent des modèles prêts à l'emploi pour créer votre propre flux de communication avec notre système de messagerie voyageurs, Memo.

Armé des infos pour créer un guide digital de premier plan pour votre bed and breakfast, vous aurez des voyageurs à votre porte en un rien de temps.