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Da igual que organices un congreso de sector, un showcase de proveedores, una feria o un retreat de empresa: casi seguro te sobran tareas y te falta tiempo. Un susto de última hora por un cambio de horario, o decenas de asistentes escribiéndote por el parking, es lo último que necesitas.
¿Cómo evitarlo? Dos palabras: comunicación con propósito, a través de una app de evento.
Sirve a asistentes, expositores y organizadores todo lo que necesitan saber, en un recurso intuitivo y accesible, y ahorra horas.
Si organizas eventos y vas hasta arriba, has llegado al sitio adecuado. Sigue leyendo para ver cómo montar una app de evento interactiva y asequible (¡sin programar!) que dé una buena experiencia y avise a los asistentes de lo importante antes, durante y después.
Cubriremos:
- Cómo te ayuda una app de planificación de eventos
- Qué incluir en tu guía digital de evento
- Cómo compartir la app del evento con los asistentes
Las ventajas de una app digital de evento
Una app digital de evento sintetiza los materiales de comunicación, para que los asistentes tengan toda la info en el móvil.
Claro, muchos organizadores siguen comunicando por otros canales, email y notificaciones en redes. Una guía digital de evento complementa esos materiales: junta la información y baja el volumen de idas y venidas para quien gestiona el evento.
Además, si los asistentes tienen dudas, no tienen que rebuscar en el inbox la confirmación de Eventbrite, rastrear tu web o escribirte para la respuesta. Abren la app y lo encuentran en segundos. Mejor para ellos, y mejor para ti.
Hay más razones por las que una app digital gana a montañas de papel y decenas de emails kilométricos:
- Presentar con claridad todo lo que asistentes, expositores e incluso otros organizadores necesitan, en un solo sitio
- Actualizar al momento cuando algo cambia (¡y cambia a menudo!)
- Servir la guía a los asistentes varias veces antes de que lleguen
- Empujar la participación y las retransmisiones en directo con notificaciones ilimitadas
- Encuestar en tiempo real con sondeos embebidos
- Atender a públicos en varios idiomas
- Poner tu marca en el centro
- Complementar las estrategias de sostenibilidad del evento
- Cubrir distintos tipos de teléfono, incluidos iOS y Android
- Promocionar el calendario de próximos eventos
Una guía digital de evento es la respuesta moderna a la comunicación de eventos. Te ahorra tiempo y ayuda a los asistentes a sacar más partido.
Cómo crear tu app digital de evento
En Touch Stay, el código ya lo hemos hecho nosotros: tú no programas. Simplemente empieza tu prueba gratis de Touch Stay para ir llenando la guía con textos, fotos y vídeos que te parezcan útiles para los asistentes. Luego el software le da un barniz, y tienes una guía pulida e intuitiva para compartir con un enlace simple.
Antes de meterte en este recorrido, te recomendamos el vídeo de abajo para pillar lo básico de Touch Stay:
También puedes mirar este artículo Primeros pasos de Joe, cofundador y experto de producto. Te lleva por lo primero que hay que hacer para dejar la guía en marcha, y enlaza artículos de soporte útiles para lo que sigue.
Si ya te sientes cómodo con lo básico, vamos con la guía paso a paso para crear tu propia app digital de evento con Touch Stay.
1. Elige una plantilla de guía para editar
Touch Stay tiene ahora siete plantillas de guía para elegir:
- Evento
- Alquiler a corto plazo
- B&B/hotel
- Glamping
- Camping
- Autocaravana
- Guía de destino
Todas las guías son 100% personalizables, así que puedes adaptar cualquiera a casi cualquier tipo de evento. En este caso, elige la opción «Evento». Luego añade:
- el nombre de tu evento
- la dirección de la sede
- tu nombre, email y contraseña
¡Y ya tienes la cuenta lista!
2. Añade la marca de tu evento
Ve a la pestaña «Guías» de tu cuenta y selecciona la guía que acabas de crear. Eso te lleva a la página de «Detalles de la guía» de tu app de congreso, donde empieza el trabajo de una experiencia de asistente distinta y un evento con pinta profesional.
Desde ahí puedes editar:
- Foto de portada
- Detalles de portada
- Dirección y ubicación
- Colores y fuentes
Haz que la guía represente tu evento. Con logo, colores y fuentes, más una portada de calidad y un saludo a medida, la guía ya parece una guía de evento redonda, antes de haber metido información.
3. Da la bienvenida a los asistentes
Cuando el diseño ya enmarca la guía, empieza el contenido que de verdad importa.
En la primera sección, da la bienvenida y dales un sabor de lo que la app puede hacer por ellos.
Puedes incluir:
- Nombre
- Ubicación
- Tema o foco
- Beneficios
- Un adelanto de los detalles que encontrarán en la app
Este último punto convence a la gente de seguir hurgando en la app: necesitan saber exactamente qué ganan.
4. Guía a los asistentes por el registro
Se accede a la app con una URL simple, y de paso es una herramienta de marketing muy buena. Simplemente limita el acceso a la información sensible, y pega el enlace de invitación en:
- Emails
- Web
- Publicaciones en redes
- Pie de email
Los posibles asistentes seguirán el enlace a tu guía digital a medida, resolverán las dudas logísticas y verán los beneficios del evento. ¡Claro que querrán ir!
Primero, facilítales registrarse en unos clics. Lo más limpio es una categoría dedicada a los detalles de inscripción en la app.
Ahí se ven los tipos de entrada y cómo registrarse. Asegúrate de incluir:
- Precios
- Plazos de ciertos tipos de inscripción (p. ej. early bird)
- Qué incluye cada tipo de entrada
- Política de cancelación y reembolso
- Un enlace al formulario de inscripción
El objetivo es simple: que registrar sea lo más claro y fácil posible.
5. Comparte la información de ubicación
Los detalles de ubicación son logísticos y también un activo de marketing. Si has pillado la sede más elegante del pueblo, ¡que se sepa! Una vez inscritos, dar a asistentes y usuarios de la app la info del venue les deja más tranquilos al llegar.
Puedes agrupar toda la info práctica de la sede en una categoría. Ahí personalizas los temas que apliquen:
- Detalles de la sede: ¿dónde se celebra? ¿Hay algo que quieras destacar sobre por qué elegiste ese sitio?
- Alojamiento: ¿hay un cupo de habitaciones para asistentes? ¿Está en la misma sede del evento?
- Comida y bebida de cortesía: ¿el precio de la entrada incluye alguna comida? Si sí, ¿dónde y cuándo?
- Parking: ¿dónde pueden aparcar? ¿Cuánto cuesta?
- Contacto del organizador: si hay dudas, ¿cómo ponerse en contacto?
La integración de Google Places de Touch Stay te deja importar al momento los detalles de la sede (dirección, contacto, reseñas de Google) a la guía. Luego puedes añadir una nota tuya para personalizar sede y alojamiento.
LEE: Cómo añadir un lugar de Google Places a tu guía
Anima a guardar la app del evento en el teléfono
En esta categoría, te recomendamos dejar un tema que está en todas las plantillas de Touch Stay: «Añadir esta guía a tu teléfono». Explica cómo poner la guía en la pantalla de inicio, para tenerla a mano durante todo el evento.
Añade el pronóstico del tiempo a la app
También sugerimos una subcategoría dedicada al tiempo. Un vistazo al pronóstico ayuda a hacer la maleta y a planear.
La integración de AccuWeather de Touch Stay te deja añadir un widget del tiempo que muestra el tiempo en la ubicación del evento de forma automática.
LEE: Cómo añadir el widget del tiempo
6. Ayuda a los asistentes a conectar al Wi-Fi
Cuando ya les has ayudado a llegar a la sede, aparcar y hacer el check-in del hotel, toca lo de verdad importante: ¡el Wi-Fi!
La buena noticia es que cada plantilla de Touch Stay trae una categoría lista «Datos de WiFi/Internet». Solo tienes que editar el tema con el login del venue. Luego, arrastrar y soltar la categoría donde quieras que quede en la app.
7. Anima a explorar la zona
Es fácil que los asistentes tengan un rato libre, sobre todo si el evento dura varios días. Querrán un café, un plato de la zona o ver algo. Si les recomiendas unos cuantos sitios favoritos, te despides de gente que ya quiere volver el año que viene.
Recomendamos incluir 15-20 sitios donde pillen:
- Café
- Copas después del evento
- Comida fácil: burgers, ensaladas, sándwiches, para llevar
- Algo un poco más especial, para invitar a contactos nuevos
- Una buena pizza, nunca falla
Usa la integración de Google Places de Touch Stay para meter la info clave rápido y sin lío.
Recuerda: no todos tienen coche, y a algunos no les apetece explorar una ciudad nueva solos. Intenta que las recomendaciones queden a un paseo cómodo de la sede.
8. Monta el programa del evento
Esta es, casi seguro, la sección más esencial de la app. Los visitantes necesitan saber qué pasa, y cuándo.
Recomendamos una categoría aparte por cada día. Si el evento empieza el lunes 12 de septiembre y acaba el miércoles 14, tendrías tres categorías:
- Lunes
- Martes
- Miércoles
Dentro de cada una, una subcategoría con la fecha completa de ese día. Así todos saben dónde encontrar la info de cada jornada.
A partir de ahí, un tema por sesión. Si abres con un desayuno de bienvenida, puedes titular: «9:00 | Desayuno de bienvenida». Dentro, puedes desarrollar:
- Dónde está el desayuno
- Quién lo presenta
- A qué hora acaba
- Qué tipo de comida habrá
Repite el proceso en cada sesión, con todos los detalles para que organicen su tiempo.
Mira esta app de evento de la conferencia anual de la Texas B&B Association para ver cómo puede quedar la agenda.
9. Presenta a los ponentes
Si organizas un congreso, una cumbre o una gala, seguro tienes ponentes que quieres visibilizar. Si has fichado voces líderes del sector, que se sepa que estarán.
Una categoría de ponentes dedica un espacio de la app a toda esa gente interesante que has confirmado.
Ahí, un tema por ponente, con:
- Foto
- Nombre completo
- Cargo
- Bio
Dales un sitio donde brillar, y muestra a los asistentes el valor que traes.
10. Enseña el patrocinio del evento
Dedicar una categoría a los sponsors cumple un objetivo parecido:
- Tus sponsors ganan visibilidad en la app
- Los asistentes pueden recorrer servicios que tú avalas
La app incluso puede ayudarte a atraer más sponsors si saben que les reservas un espacio propio.
En esta categoría, un tema por sponsor, con los de nivel más alto arriba. En cada tema, incluye (si aplica):
- Logo
- Descripción
- Cómo o dónde conectar con ellos durante el evento
- Enlace a la web del sponsor
- Datos de contacto
11. Despídete de los asistentes
La app les ha guiado en cada paso. Has respondido preguntas antes de que las hicieran y les has ayudado a aprovechar la zona (¡igual hasta han encontrado un restaurante nuevo favorito!).
Ahora toca asentar la relación. Agradéceles que hayan venido y cuéntales cómo seguir en contacto con vuestra organización.
No olvides:
- Animarles a seguiros en redes (¡y a contar lo bien que lo pasaron!)
- Señalar el newsletter y el alta de socios
- Contarles próximos eventos, o lo que ya tenéis pensado para el del año que viene
Cuando hayas creado esta última sección, ya puedes empezar a compartir.
Cómo compartir la app del evento con los asistentes
Los asistentes acceden a tu guía digital de evento de Touch Stay con una URL simple, así que compartir la app es muy fácil. Tienes tres vías principales:
- Pega el enlace de Compartir rápido de tu guía en las comunicaciones que ya usas, y dales acceso inmediato e ilimitado a toda la info del evento
- Usa Touch Stay Memo para armar un calendario de comunicación antes, durante y después, con info útil al alcance de la mano
- Genera un código QR que escanean en el evento y les lleva a los detalles jugosos de la app (y mételo en todas las confirmaciones de reserva, junto con un enlace a la guía)
Recomendamos compartir la app varias veces antes, durante e incluso después. Puedes generar enlaces profundos a subcategorías y temas, y dirigir a cada uno a lo más relevante. Si ya tienes un flujo de mensajes, simplemente mete el enlace de la guía en los emails y SMS que ya envías.
Compartir la app móvil del evento con Touch Stay Memo
Si buscas un flujo de mensajes eficaz y de poco esfuerzo, prueba el sistema de notificaciones programadas de Touch Stay: Memo.
Memo te deja crear una serie de plantillas e introducir emails y móviles de los asistentes. A partir de ahí, comparte el enlace de la guía por email y SMS en los intervalos que elijas. Por ejemplo, un flujo podría verse así:
- Un email la semana antes, presentando la guía
- Un SMS el día antes, recordando añadir la guía a la pantalla de inicio, con los detalles de llegada
- Un SMS a la mañana siguiente, señalando el desayuno de bienvenida
- Un SMS a mediodía, animando a visitar los stands de los sponsors
- Un SMS por la tarde, con recomendaciones de comida local
- Un email al irse, pidiendo feedback y que os sigan en redes
Cuando tengas plantillas y calendario, Memo envía cada mensaje sin que muevas un dedo. Mientras lidiáis con los cambios de última hora que todo evento trae, no estás también apagando decenas de preguntas de asistentes perdidos.
Clava la comunicación de tu evento con Touch Stay
Una app digital de gestión de eventos de Touch Stay es el lienzo en blanco de tu tecnología y tu comunicación. Este recorrido es solo un punto de partida: con categorías, subcategorías y temas 100% personalizables, tú controlas la información. Adapta el contenido y el orden de la guía a tu evento.
Con sede, alojamiento y recomendaciones locales anclados en la pestaña Mapa de la guía, los asistentes sabrán exactamente dónde encontrarte. La pestaña Info les dirá desde quién modera la mesa redonda hasta el punto de encuentro del after. Todo lo que necesitan va en el bolsillo.
Touch Stay te quita (gran parte de) el estrés de organizar. Además, con 14 días de prueba gratis, puedes probarlo sin coste (¡sin datos de tarjeta!). ¿A qué esperas?
