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Que vous organisiez une conférence de secteur, un showcase de fournisseurs, un salon ou un séminaire d'entreprise, vous avez sans doute trop à faire et pas assez de temps. Une panique de dernière minute sur un changement d'horaire, ou des dizaines de participants qui vous écrivent pour le parking, c'est le dernier truc dont vous avez besoin.
Comment l'éviter ? Deux mots : une communication utile, via une app événement.
Servez aux participants, exposants et organisateurs tout ce qu'ils doivent savoir, dans une ressource intuitive et accessible, et gagnez des heures.
Si vous organisez des événements et que votre assiette déborde, vous êtes au bon endroit. Lisez la suite pour voir comment construire une app événement interactive et abordable (sans coder !) qui offre une belle expérience et informe les participants des détails utiles avant, pendant et après l'événement.
Nous aborderons :
- Comment une app de planification d'événement vous aide
- Quoi inclure dans votre guide digital d'événement
- Comment partager votre app événement avec les participants
Les bénéfices d'une app événement digitale
Une app événement digitale synthétise vos supports de communication, pour que les participants aient toute l'info sur leur mobile.
Bien sûr, beaucoup d'organisateurs communiquent encore par d'autres canaux, e-mail et notifications sur les réseaux. Un guide digital d'événement complète simplement ces supports en rassemblant l'information, et en réduisant le volume des allers-retours pour les équipes de gestion.
Et si les participants ont une question, ils n'ont pas à fouiller leur boîte pour la confirmation Eventbrite, à chasser sur votre site, ou à vous écrire. Ils ouvrent l'app et trouvent la réponse en quelques secondes. Mieux pour eux, et mieux pour vous.
Il y a d'autres raisons pour lesquelles une app événement digitale bat des rames de papier et des dizaines d'e-mails à rallonge :
- Présenter clairement tout ce dont participants, exposants et même d'autres organisateurs ont besoin, au même endroit
- Mettre à jour instantanément quand les choses bougent (et ça arrive si souvent !)
- Servir votre guide aux participants plusieurs fois avant même qu'ils n'arrivent
- Pousser l'engagement et les lives pendant l'événement avec des notifications illimitées
- Sonder les participants en temps réel avec des sondages intégrés
- Servir des publics multilingues
- Placer votre marque, bien en avant
- Compléter les stratégies de durabilité de votre événement
- Couvrir plusieurs types de téléphones, iOS et Android compris
- Promouvoir votre calendrier pour les événements à venir
Un guide digital d'événement est la réponse moderne à la communication événementielle. Gagnez du temps, tout en aidant les participants à tirer le meilleur de l'événement.
Comment créer votre app événement digitale
Chez Touch Stay, on a déjà fait le code : pas de no-code à votre charge. Il vous suffit de commencer votre essai gratuit Touch Stay pour commencer à remplir le guide avec les textes, photos et vidéos utiles aux participants. Ensuite, le logiciel fait sa magie, et vous obtenez un guide soigné et intuitif à partager via un simple lien.
Avant de vous lancer dans ce pas-à-pas, nous recommandons la vidéo ci-dessous pour goûter aux bases de Touch Stay :
Vous pouvez aussi consulter cet article Premiers pas de Joe, cofondateur et expert produit. Il vous guide dans les toutes premières étapes pour mettre le guide en route, et pointe vers des articles d'aide utiles pour la suite.
Si les bases sont claires, lançons le guide pas à pas pour créer votre propre app événement digitale avec Touch Stay.
1. Choisissez un modèle de guide à éditer
Touch Stay a actuellement sept modèles de guide au choix :
- Événement
- Location courte durée
- B&B/hôtel
- Glamping
- Camping
- Camping-car
- Guide de destination
Tous nos guides sont entièrement personnalisables, donc vous pouvez les ajuster à tous types de besoins événementiels. Ici, sélectionnez simplement l'option « Événement ». Puis ajoutez :
- le nom de votre événement
- l'adresse du lieu
- votre nom, e-mail et mot de passe
Et voilà, votre compte est prêt !
2. Ajoutez l'identité de votre événement
Allez dans l'onglet « Guides » de votre compte, et sélectionnez le guide que vous venez de créer. Cela ouvre la page « Détails du guide » de votre app de conférence, là où commence la magie d'une expérience participant unique et d'un événement pro.
De là, vous pouvez modifier :
- Photo de couverture
- Détails de couverture
- Adresse et emplacement
- Couleurs et polices
Faites du guide une représentation de votre événement. En ajoutant logo, couleurs et polices, plus une image de couverture de qualité et un message d'accueil sur mesure, le guide devient tout de suite un guide d'événement soigné, avant même d'avoir ajouté de l'info !
3. Souhaitez la bienvenue aux participants
Une fois le guide cadré par un design soigné, vous pouvez commencer le contenu qui compte.
Dans la première section du guide, accueillez les participants et donnez-leur un aperçu de ce que l'app peut faire pour eux.
Vous pouvez inclure :
- Nom
- Lieu
- Thème ou fil rouge
- Bénéfices
- Un avant-goût des détails que les participants trouveront dans votre app
Ce dernier point les pousse à continuer à explorer l'app : ils ont besoin de savoir exactement ce qu'ils y gagnent.
4. Guidez les participants dans l'inscription
On accède à l'app via une URL simple, ce qui en fait aussi un bel outil marketing pour les organisateurs. Il suffit de limiter l'accès à toute info sensible, puis de coller le lien d'invitation dans vos :
- E-mails
- Site web
- Posts sur les réseaux
- Pied d'e-mail
Les participants potentiels suivront le lien vers votre guide digital d'événement, avec les réponses logistiques et tous les atouts. Bien sûr qu'ils voudront venir !
D'abord, permettez-leur de s'inscrire en quelques clics. Le plus simple est une catégorie dédiée aux détails d'inscription dans l'app.
Cette section détaille les types de billets et comment s'inscrire. Pensez à inclure :
- Prix des billets
- Dates limites pour certains types d'inscription (ex. early bird)
- Inclusions de chaque type de billet
- Politique d'annulation et de remboursement
- Un lien vers le formulaire d'inscription
L'objectif est simple : rendre l'inscription aussi claire et simple que possible.
5. Partagez les infos de lieu
Les détails de lieu sont à la fois un sujet pratique et un vrai atout marketing. Si vous avez décroché le plus bel endroit de la ville, dites-le ! Une fois inscrits, donner aux participants et aux utilisateurs de l'app les infos du lieu les laisse calmes et sereins à l'arrivée.
Vous pouvez regrouper toute l'info pratique du lieu sous une catégorie. Dedans, personnalisez les sujets utiles à votre événement :
- Détails du lieu : où se passe l'événement ? Y a-t-il quelque chose à souligner sur le choix de ce lieu ?
- Hébergement : avez-vous un bloc de chambres pour les participants ? Est-ce au même endroit que l'événement ?
- Restauration offerte : le billet inclut-il des repas ? Si oui, où et quand ?
- Parking : où se garer ? Combien ça coûte ?
- Coordonnées de l'organisateur : s'ils ont une question, comment vous joindre ?
L'intégration Google Places de Touch Stay permet d'importer instantanément les détails du lieu (adresse, coordonnées, avis Google) dans le guide. Vous pouvez ensuite ajouter une note perso pour personnaliser lieu et hébergement.
LIRE : Comment ajouter un lieu Google Places à votre guide
Encouragez à enregistrer l'app sur le téléphone
Dans cette catégorie, nous recommandons de garder un sujet présent dans tous les modèles Touch Stay : « Ajouter ce guide à votre téléphone ». Il explique comment ajouter le guide à l'écran d'accueil, pour y accéder facilement tout au long de l'événement.
Ajoutez une prévision météo à l'app
Nous suggérons aussi une sous-catégorie dédiée à la météo. Un aperçu des prévisions aide à faire la valise et à prévoir les activités.
L'intégration AccuWeather de Touch Stay permet d'ajouter un widget météo qui affiche automatiquement le temps sur le lieu de l'événement.
LIRE : Comment ajouter le widget météo
6. Aidez les participants à se connecter au Wi-Fi
Une fois le bon lieu trouvé, la voiture garée et le check-in hôtel fait, place au morceau vraiment important : le Wi-Fi !
La bonne nouvelle, c'est que chaque modèle Touch Stay contient une catégorie prête « Détails WiFi/Internet ». Il suffit d'éditer le sujet avec les identifiants du lieu. Puis, glisser-déposer la catégorie à l'endroit où vous voulez la voir dans l'app.
7. Encouragez à explorer le quartier
Les participants auront sans doute un moment de creux, surtout si l'événement dure plusieurs jours. Ils voudront un café, une spécialité locale au dîner, ou voir un peu le coin. Si vous recommandez quelques adresses préférées, vous direz au revoir à des gens impatients de revenir l'an prochain.
Nous recommandons 15 à 20 adresses où trouver :
- Café
- Verres après l'événement
- Du simple : burgers, salades, sandwichs, à emporter
- Un peu plus spécial, pour recevoir de nouveaux contacts
- Une bonne pizza, ça plaît toujours
Utilisez l'intégration Google Places de Touch Stay pour faire entrer l'info clé vite et simplement.
Rappelez-vous : tout le monde n'a pas de voiture, et certains n'aiment pas explorer une ville inconnue seuls. Essayez de garder les recommandations à distance de marche facile du lieu.
8. Cartographiez le programme
C'est sans doute la section la plus essentielle de l'app. Vos visiteurs ont besoin de savoir ce qui se passe, et quand !
Nous recommandons une catégorie séparée pour chaque jour. Si l'événement commence le lundi 12 septembre et finit le mercredi 14, vous auriez trois catégories :
- Lundi
- Mardi
- Mercredi
Dans chaque catégorie, une sous-catégorie avec la date complète de ce jour. Ainsi tout le monde sait où trouver l'info de chaque journée.
Ensuite, créez un sujet par session. Si vous ouvrez avec un petit-déjeuner de bienvenue, vous pouvez titrer : « 9 h 00 | Petit-déjeuner de bienvenue ». Dedans, détaillez :
- Où trouver le petit-déjeuner
- Qui l'anime
- À quelle heure ça se termine
- Quel type de nourriture sera servi
Répétez le processus pour chaque session, avec tous les détails pour qu'ils planifient leur temps chez vous.
Regardez cette app événement de la Texas B&B Association Annual Conference pour voir à quoi peut ressembler l'agenda.
9. Profils des intervenants
Si vous organisez une conférence, un sommet ou une cérémonie, vous avez sans doute des intervenants à mettre en avant. Si vous avez décroché les voix qui comptent dans le secteur, les gens doivent le savoir !
Une catégorie dédiée aux intervenants offre un espace dans l'app à tous ces speakers passionnants que vous avez réservés.
Dans cette catégorie, un sujet par intervenant, avec :
- Photo
- Nom complet
- Titre
- Bio
Offrez-leur un espace pour briller, et montrez aux participants la valeur que vous apportez.
10. Mettez en avant le sponsoring
Dédier une catégorie aux sponsors vise un but similaire :
- Vos sponsors gagnent en visibilité via l'app
- Les participants parcourent une liste de services que vous cautionnez
L'app peut même vous aider à attirer plus de sponsors s'ils savent que vous leur réservez un espace.
Dans cette catégorie, un sujet par sponsor, les niveaux les plus élevés en haut. Dans chaque sujet, incluez (le cas échéant) :
- Logo
- Description
- Comment / où les rencontrer pendant l'événement
- Lien vers le site du sponsor
- Coordonnées
11. Dites au revoir aux participants
L'app a guidé les participants à chaque étape. Vous avez répondu aux questions avant même qu'ils les posent, et les avez aidés à profiter du quartier (peut-être ont-ils trouvé un nouveau resto préféré !).
C'est le moment de solidifier la relation. Remerciez-les d'être venus, et dites-leur comment rester en contact avec votre organisation.
N'oubliez pas de :
- Les encourager à vous suivre sur les réseaux (et à raconter le bon moment qu'ils ont passé !)
- Les orienter vers la newsletter et l'inscription membres
- Les informer des événements à venir, ou de ce que vous prévoyez déjà pour l'année suivante
Une fois cette dernière section créée, vous êtes prêts à partager !
Comment partager votre app événement avec les participants
Les participants accèdent à votre guide digital d'événement Touch Stay via une URL simple, donc partager l'app mobile est très facile. Vous avez trois options clés :
- Collez le lien Partage rapide de votre guide dans vos communications actuelles, pour un accès immédiat et illimité à toute l'info
- Utilisez Touch Stay Memo pour établir un calendrier de communication avant, pendant et après, avec une info utile au bout des doigts
- Générez un code QR que les participants scannent sur place, vers les détails utiles de l'app (et incluez-le dans toutes les confirmations de réservation, avec un lien vers le guide)
Nous recommandons de partager l'app plusieurs fois avant, pendant, et même après. Vous pouvez générer des liens profonds vers des sous-catégories et des sujets, et diriger chacun vers l'info la plus pertinente. Si votre flux de messages est déjà huilé, insérez simplement le lien du guide dans les e-mails et SMS que vous envoyez déjà.
Partager l'app mobile de l'événement avec Touch Stay Memo
Si vous voulez un flux de messages efficace, sans y passer des heures, essayez le système de notifications programmées de Touch Stay : Memo.
Memo vous permet de créer une série de modèles et de saisir e-mails et numéros des participants. Ensuite, il partage le lien du guide par e-mail et SMS aux intervalles choisis. Par exemple, un flux pourrait ressembler à ceci :
- Un e-mail la semaine avant, pour présenter le guide
- Un texto la veille, pour rappeler d'ajouter le guide à l'écran d'accueil, avec les détails d'arrivée
- Un texte le lendemain matin, vers le petit-déjeuner de bienvenue
- Un SMS à midi, pour encourager à visiter les stands des sponsors
- Un texte le soir, avec les recommandations de restaurants
- Un e-mail après le départ, pour demander un retour et se retrouver sur les réseaux
Une fois modèles et calendrier en place, Memo envoie chacun de ces messages sans que vous leviez le petit doigt. Pendant que vous gérez les changements de dernière minute de tout événement, vous n'êtes pas en plus à répondre à des dizaines de questions de participants perdus.
Réussissez la communication de votre événement avec Touch Stay
Une app digitale de gestion d'événement Touch Stay est la page blanche de votre techno et de votre communication. Ce pas-à-pas n'est qu'un point de départ : avec des catégories, sous-catégories et sujets entièrement personnalisables, vous tenez l'information. Adaptez le contenu et l'ordre du guide à votre besoin.
Avec lieu, hébergement et recommandations locales épinglés dans l'onglet Carte du guide, les participants sauront exactement où vous trouver. L'onglet Info dira tout, de qui mène la table ronde au point de rendez-vous du soir. Tout ce qu'il leur faut est dans leur poche.
Touch Stay enlève (une bonne part du) stress de l'organisation. Et avec 14 jours d'essai gratuit, vous pouvez tester sans frais (sans carte !). Qu'attendez-vous ?
