Consejos para mejorar la participación de los asistentes en eventos

Los eventos se están convirtiendo en una de las formas más populares de que las organizaciones promocionen servicios y marcas, porque les permiten hablar de forma directa con su público. Al organizar un evento puedes dar a tu público la mejor impresión de tu organización o negocio, y eso fomenta una relación más eficaz con posibles clientes. Sin embargo, tu evento solo será efectivo si involucras a tu audiencia de forma adecuada en cada etapa de la planificación del evento. 

En esta guía reunimos consejos para mejorar la participación de los asistentes en eventos. Empezamos con una visión de qué es realmente la participación y cómo diseñar una buena estrategia de participación. Luego vemos formas de mejorarla antes, durante y después del evento.

Si quieres organizar un evento corporativo y asegurarte de tener la atención de tu audiencia, este artículo es para ti. 

• ¿Qué es la participación en un evento?
• ¿Cómo construir una estrategia de participación?
• Consejos de participación: antes del evento
• Ideas de participación para el día del evento

¿Qué es la participación en un evento?

La participación en un evento puede parecer un concepto simple: cuántos asistentes llegan y toman parte. Pero esa es una definición superficial que no captura la importancia real de este concepto. 

Al pensar en la participación, las organizaciones deberían centrarse más en la atención que los asistentes prestan al evento, desde publicaciones en redes hasta mesas de preguntas y respuestas. Las organizaciones que quieren mejorar la participación deberían plantearse preguntas como:

• ¿Fueron valiosas las charlas y mesas del evento?
• ¿La gente participó de forma activa en las sesiones en grupos?
• ¿Pudieron los asistentes hacer networking en el evento?

Estas preguntas ayudan a las empresas a ver si están involucrando bien a su audiencia. Si quieres medir la participación, analiza cuánto participaron de forma activa en el programa y dónde obtuvieron más valor. Así verás dónde captas su atención y dónde puedes mejorar. 

¿Cómo construir una estrategia de participación?

Tu estrategia de participación marcará el tono de todo el evento, así que es clave tener un plan claro de lo que quieres lograr y cómo vas a llegar a tu público. Ya organices un encuentro de sector o un pop-up de marca, los eventos tienen muchas piezas móviles que hay que gestionar bien para impulsar la participación. 

El primer paso de una buena estrategia es el contenido. Para destacar en un clima tan competitivo, las organizaciones necesitan una campaña que enganche y anime a la gente a convertirse en asistentes. Eso mantiene al público inmerso en la experiencia y da margen para ser creativos con el mensaje. 

Asegúrate de que tu plan de contenidos sea interactivo y atraiga a distintos tipos de asistentes. Eso inspirará a quienes aún no han venido y ayudará mucho a mantenerlos involucrados. También conviene empezar lo antes posible y abrir la conversación pronto, para que tu audiencia tenga más tiempo de ilusionarse con el evento. 

Luego hay que decidir qué métodos usarás para involucrar a los asistentes en cada etapa, desde la promoción hasta semanas después del día. En las siguientes secciones mostramos ideas de participación que destacan ante clientes y consumidores. Estas estrategias son versátiles y se pueden escalar al tamaño de tu evento y de tu público. 

Consejos de participación: antes del evento 

Organizar un evento implica muchas piezas móviles: gestionar una lista de invitados, encontrar un recinto y montar un programa. Todo eso importa, pero no dejes que eclipse tu estrategia de participación. Si te centras en ella pronto en la planificación, puedes entrar en la cabeza de tus asistentes y generar mucho ruido. 

Abajo reunimos algunas de nuestras ideas favoritas para mejorar la asistencia en la recta final.   

Crea un hashtag del evento

No es ningún secreto que las redes son una de las mejores formas de llegar a la gente. Evidencia reciente muestra que la persona media pasa 2,5 horas al día en redes sociales y los negocios con ojo lo usan para llegar a más clientes de forma regular. Con las redes puedes generar interés de forma más eficaz, pero la mejor herramienta de tu arsenal es un hashtag del evento. 

Los hashtags se usan en las publicaciones para categorizar el contenido y hacerlo accesible a un público interesado. Si estableces un hashtag de marca con antelación, puedes construir una comunidad de posibles asistentes e impulsar la participación antes incluso de haber contratado el recinto. 

Usa el email marketing 

Una de las mejores formas de mejorar la participación en eventos es usar varios canales de marketing. Una de las mejores herramientas de marketing para impulsar la participación es el email, porque puedes enviar mensajes personalizados y asegurar que los asistentes tienen toda la información vital. También te permite ser creativo con el mensaje y formar una relación con tu audiencia. 

Con una campaña de email marketing eficaz puedes ofrecer contenido exclusivo, adelantos y anuncios especiales para mantener el interés hasta el día. Además, puedes analizar cómo interactúa tu audiencia con los emails del evento, lo que da pistas valiosas sobre qué está funcionando en tu promoción.  

Ofrece un folleto digital del evento 

Eventos y folletos van de la mano. Un folleto de evento funciona como un mapa de ruta: guía a los asistentes por el programa, los ponentes y el resto de instalaciones y elementos. Es una gran forma de generar expectación y debería ser una pieza importante de tu estrategia de participación. 

Puedes ir un paso más allá creando un folleto digital, que se envía a los asistentes en la recta final. En Touch Stay podemos crear folletos digitales dinámicos, la solución perfecta para tu estrategia de participación. Nuestros folletos digitales son la mejor forma de mantener a los asistentes al día y darles un material de marketing único, mucho más sostenible que un folleto impreso tradicional. 

Valora a los proveedores del evento 

Al planificar el evento tendrás que contactar con una serie de proveedores que den asistencia e instalaciones a tus asistentes. Aunque parezca alejado de la estrategia de participación, los proveedores pueden ser un recurso útil para generar interés y dar a los asistentes algo que esperar.

Puedes localizar proveedores con investigación online e incluso encontrar negocios especializados en eventos, lo que te da más libertad al planificar. Si celebras el evento en un recinto concreto, pregunta a la dirección si han trabajado antes con proveedores: podrán recomendarte empresas y agencias locales.  

Hazlo accesible

Uno de los mayores retos al organizar un evento es la accesibilidad. Tienes que asegurar que el recinto es accesible para que todos los asistentes puedan participar de forma activa en charlas y networking. Una buena forma de hacerlo más accesible es hacerlo virtual o con elementos híbridos.

Al retransmitir en directo discursos o mesas, puedes ampliar la oferta a quienes no pudieron asistir y aumentar mucho la participación. Cuando organizas un evento virtual o incorporas elementos virtuales, llegas a un público mucho más amplio. También puede subir mucho la participación: una encuesta reciente muestra que el 57,2% de los asistentes se concentra mejor en un entorno virtual. 

Abajo, consejos rápidos para hacer más participativos los eventos virtuales:

• Usa un chat en directo para que los asistentes se comuniquen 
• Anima a usar cámaras y micrófonos en las discusiones 
• Ten un moderador para revisar el chat y responder preguntas 
• Usa encuestas para comprobar con tu audiencia y medir su participación y comprensión 

Ideas de participación para el día del evento

Ahora que sabes cómo mejorar la participación antes del evento, veamos cómo aumentar la implicación el día. Hay varios métodos, desde programas dinámicos hasta una buena planificación de contingencias. 

Haz el programa dinámico 

La gente es distinta, así que conviene usar varias estrategias de participación. Para ello, cambia los formatos de charlas y presentaciones y haz el programa más dinámico. Puedes acortar las charlas para incluir tiempo de preguntas y respuestas o tener más sesiones en grupos para fomentar el debate entre asistentes.  

Mantener variedad hará el evento más atractivo para un abanico más amplio de asistentes. Piensa también en el recinto y el espacio disponible. Un montaje tipo teatro va mejor para charlas y presentaciones, y los espacios más silenciosos se pueden usar para sesiones en grupos y talleres. 

Deja huecos de descanso 

Intenta no saturar el programa, porque los asistentes pueden perder interés y sentirse desbordados. Las charlas deberían limitarse a alrededor de hora y media para mantener la atención. La evidencia muestra que la capacidad de atención media de un adulto hoy ronda los 8,25 segundos, así que horas de charlas no es la forma de involucrar a tus asistentes.

Dar descansos les permite digerir la información y procesarla mejor. También les da tiempo para reflexionar sobre lo aprendido y cómo sacar valor. Y permite que los asistentes conecten entre sí y hagan networking, que es el gran reclamo de los eventos corporativos. 

Ofrece oportunidades de networking 

Los eventos corporativos y de sector son una gran oportunidad de networking, y los asistentes esperan bloques de tiempo en el programa para conectar con otros de su campo. Puedes hacerlo con descansos regulares, como ya hemos dicho. Es más informal y permite una conversación fluida en vez de un networking rígido. 

O puedes reservar tiempo en el programa para networking e incorporar dinámicas para romper el hielo y que la gente se suelte. Las estadísticas muestran que el 41% de las personas quiere hacer networking más a menudo, así que al dedicar tiempo a ello conectas con ese deseo de tus asistentes. 

Ideas de participación para después del evento

Así que involucraste con acierto a tu audiencia y, en conjunto, el evento fue un gran éxito. ¿Y ahora qué?

El marketing de eventos debería continuar mucho después de que el evento haya tenido lugar. Quieres construir sobre la energía del día y mantener a los asistentes conectados con tu organización. Abajo, ideas de participación para seguir la conversación cuando el evento ha terminado.  

Envía encuestas a los asistentes

Las encuestas son una herramienta potente para impulsar la participación, porque reúnes mucha información sobre la experiencia de los asistentes. Puedes preguntar por partes del evento como contenido, recinto, ponentes y satisfacción general. Esa información te ayuda a ver qué fue bien y dónde hay margen de mejora para futuros eventos. 

Compartir una encuesta da a los asistentes un canal para seguir participando incluso después de que haya acabado. Al invitarles a compartir opiniones, les animas a reflexionar sobre su experiencia y a sentir que su aportación se valora.

Añadir un código QR que enlace directo a la encuesta, con herramientas como the QR code generator (TQRCG), también puede subir las tasas de respuesta al hacer el acceso rápido y sin fricción.

Ofrece bolsas de merchandising 

Ningún evento está completo sin un poco de merchandising. Las bolsas de regalos son un clásico de muchos eventos y dan a los asistentes detalles de marca al inicio o al final. Suelen incluir un montón de artículos de marca, como bolígrafos, libretas, lanyards y mucho más. Así las empresas pueden ser creativas y recompensar a los asistentes por participar.

Pero las bolsas de merchandising también pueden promocionar tu evento mucho después, lo que las hace una herramienta valiosa para impulsar la participación. Las estadísticas sugieren que 6 de cada 10 personas conservan los productos promocionales hasta 2 años. Puedes aprovechar ese dato curando una bolsa atractiva, sabiendo que probablemente seguirán escribiendo con tu boli de marca en su próxima reunión. 

Crea una comunidad 

Después de planificar el evento y celebrar el día perfecto, tienes todos los ingredientes para crear una comunidad dedicada al evento. Seguramente ya tienes una página en redes y un hashtag de marca, que te permitirán seguir la conversación con los asistentes mucho después de que haya terminado. 

Deberías interactuar con tu audiencia de forma regular después del evento para obtener más aprendizajes y opiniones sobre qué mejorar. También puedes apelar a la nostalgia compartiendo contenido del día y recordando a los asistentes lo valiosa que fue su participación. Eso ayuda a mantener el evento relevante y te permite seguir con la participación si el evento es anual. 

Resumen 

En conclusión, una participación efectiva de los asistentes es clave para el éxito de cualquier evento. Al priorizarla a lo largo de la planificación y usar distintas estrategias, las organizaciones pueden fomentar conexiones reales con su audiencia. 

Desde hashtags en redes y email marketing hasta programas dinámicos y oportunidades de networking, hay muchas formas de mantener a los asistentes involucrados antes, durante y después del evento. 

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