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El proceso de incorporación de empleados es clave para definir cómo se implican las nuevas contrataciones con una organización, y la tecnología juega un papel central en la eficiencia. Empezar un trabajo nuevo debería ser un recorrido ilusionante, no un atasco de papeleo confuso. Antes de ver nuestras mejores opciones de software de incorporación de empleados, echa un vistazo a nuestra guía sobre cómo incorporar a un nuevo empleado.
En este artículo cubrimos:
- ¿Qué es la incorporación de empleados?
- ¿Por qué es importante el software de incorporación de empleados?
- Funciones clave a buscar en las herramientas de incorporación
- Los 20 mejores software de incorporación de empleados
- Cómo elegir el software de incorporación adecuado para tu negocio
- Implementar software de incorporación: mejores prácticas
- Preguntas frecuentes
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¿Qué es el software de incorporación de empleados?
El software de incorporación de empleados es la pieza clave de un proceso de incorporación eficaz, y asegura una bienvenida sin estrés para las nuevas contrataciones. Estas soluciones llegan en varias formas, cada una centrada en un aspecto distinto del proceso.
- Suites de incorporación completas: funcionan como soluciones todo en uno, y supervisan todo el ciclo de vida de la incorporación con eficiencia y facilidad.
- Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS): se centran en la formación y el desarrollo, y fomentan una cultura de aprendizaje continuo.
- Sistemas de información de RR. HH. (HRIS): integran el proceso de incorporación en funciones más amplias de RR. HH., como nómina y beneficios, y crean una experiencia unificada.
- Herramientas de incorporación especializadas: para quien busca algo más concreto, estas herramientas se centran en tareas particulares como gestión documental, asignación de tareas o integración social.
En conjunto, estas soluciones diversas transforman el proceso de incorporación de empleados en la combinación perfecta de integración y eficiencia.
¿Por qué es importante el software de incorporación de empleados?
Invertir en software de incorporación es una decisión estratégica que moderniza y mejora de forma significativa el proceso de integrar a las nuevas contrataciones. Desplaza el foco de la carga administrativa al compromiso del empleado, y prepara el terreno para el éxito a largo plazo.
Mayor compromiso y mejor experiencia del empleado
Las herramientas digitales hacen el proceso interactivo, personalizado y fácil de recorrer. Un arranque fluido y bien estructurado hace que las nuevas contrataciones se sientan valoradas y preparadas, y refuerza de forma directa su compromiso con la empresa.
Mejor retención de nuevas contrataciones
Al ofrecer una hoja de ruta clara, los recursos necesarios y conexiones tempranas, el software reduce de forma drástica la probabilidad de que los nuevos empleados se sientan perdidos o saturados y decidan marcharse demasiado pronto.
Mayor rapidez hasta la productividad
Los empleados bien incorporados arrancan antes. El software asegura que el papeleo se complete rápido y que la formación se entregue con eficiencia, para que el nuevo personal empiece a aportar a los objetivos de la empresa con más velocidad y entusiasmo.
Menos carga administrativa y menos costes
La automatización del papeleo y de los procesos reduce de forma significativa el tiempo que los equipos de RR. HH. dedican a tareas manuales. La investigación sugiere que se gastan de media 20 £ por papel en archivado, lo que ilustra el ahorro sustancial que se logra con documentación electrónica y automatización de flujos.
Cumplimiento y precisión de datos asegurados
El software de incorporación centraliza documentos, formularios y formación relacionados con el cumplimiento, y asegura que cada paso se rastrea y se completa bien. Eso reduce el riesgo de error humano y ofrece un rastro auditable para requisitos legales y regulatorios.
Consejo: aprende cómo incorporar a un nuevo empleado: procesos, mejores prácticas y métricas
Funciones clave a buscar en las herramientas de incorporación de empleados
Al navegar el amplio universo del software de incorporación de empleados, hay ciertas funciones clave que las empresas deberían buscar para orientarlas hacia un proceso más eficaz.
- Interfaz fácil de usar: este aspecto asegura que el recorrido de incorporación sea intuitivo y accesible.
- Opciones de personalización: permiten a las empresas adaptar el proceso de incorporación a su cultura y necesidades únicas.
- Capacidades de integración: tienden un puente entre las herramientas de incorporación y los sistemas existentes, y permiten un flujo de información fluido.
- Automatización de papeleo y procesos: reduce de forma enorme la carga administrativa y allana el camino hacia una incorporación electrónica eficiente.
- Informes y analítica: aportan perspectivas valiosas y transforman los datos en estrategias aplicables para la mejora continua.
En conjunto, estas funciones optimizan la eficiencia y hacen del proceso de incorporación un recorrido sin estrés que prepara el terreno para una integración armoniosa y eficaz en el tejido de la empresa
Los 20 mejores software de incorporación de empleados
Aquí va una lista de referencia rápida de los 20 mejores software y herramientas de incorporación de empleados:
1. Touch Stay
Una app de guía digital que centraliza toda la información, las políticas y los procedimientos de la empresa en un solo recurso intuitivo, personalizable y web. Las guías digitales se han convertido en un aspecto valioso del software de incorporación, con una interfaz fácil de usar y muchas opciones de personalización para redefinir la experiencia.
Touch Stay ofrece una app web de incorporación de empleados, que permite a las empresas organizar toda la información, en distintos formatos, en un solo espacio digital fácil de usar.
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2. Bamboo HR
Precio: 108 $/mes para 20 empleados + 5,40 $/mes por cada empleado adicional
El mejor software de incorporación para startups, BambooHR ofrece una personalización amplia para las nuevas contrataciones, desglosando detalles como roles, departamentos y ubicaciones. Las tareas de incorporación se automatizan, y se alivia el proceso para nuevos empleados, managers y el resto del equipo.
La simplicidad y la personalización de la plataforma dan una experiencia de usuario única, con plantillas de guías de incorporación específicas por rol. BambooHR se integra de forma fluida con plataformas de RR. HH. populares como Workday, LinkedIn, Google, Slack y Microsoft.
3. Rippling
Precio: desde 35 $/mes, más 8 $ por usuario
Rippling, una plataforma de gestión de empleados, agiliza la incorporación con entrada de datos administrativos, nómina, alta de beneficios y módulos de aprendizaje. La documentación electrónica elimina el papeleo tradicional y permite firmas electrónicas instantáneas.
La suite completa gestiona la configuración de dispositivos, la seguridad y el monitoreo, y asegura que las apps de trabajo estén instaladas y protegidas con contraseña antes de sentarse al escritorio. Las herramientas de IT incluyen gestión de contraseñas de equipo con inicio de sesión único y autenticación multifactor. Con capacidades de integración que se extienden a más de 400 apps.
4. TriNet (antes Zenefits)
Precio: desde 8 $/mes, por empleado
TriNet ofrece una plataforma integrada para equipos, especialmente adecuada para quienes buscan software de incorporación con gestión de beneficios.
El proceso de incorporación ágil, viable en diez minutos por nueva contratación, incluye funciones como comprobaciones de antecedentes, cartas de oferta con firma electrónica y alta para empleados a tiempo completo, contratistas y freelance. Sin embargo, para pequeños negocios y startups, el coste puede no compensar los beneficios, dada la abundancia de funciones que quizá no usen del todo.
5. Namely
Precio: desde 9 $/mes, por empleado
Namely es un activo valioso para negocios de tamaño medio que buscan un proceso de incorporación fluido. Pensado para equipos concretos, el software de incorporación de Namely ofrece funciones sin concesiones, incluida la integración e-verify para firmas electrónicas, una app móvil fácil de usar para incorporar con comodidad, y herramientas para publicar ofertas y seguir candidatos.
Sus funciones de incorporación aseguran un proceso rápido que cubre los requisitos estándar de un negocio. Namely es de los mejores software de incorporación para negocios de tamaño medio que buscan una incorporación eficaz y a medida.
6. GoCo
Precio: a consultar
GoCo, un software de RR. HH. todo en uno, agiliza la incorporación con un enfoque centrado en lo digital. La firma electrónica en cartas de oferta online, las listas de comprobación de incorporación y el alta de beneficios aseguran una experiencia sin líos.
Más allá de la incorporación, GoCo ofrece una plataforma de RR. HH. completa para nómina, cumplimiento y gestión del rendimiento. Destacan los flujos de trabajo automatizados y «Magic Docs», una tecnología propia que convierte documentos en formularios rellenables. Con una suscripción de pago a Zapier, los usuarios también acceden a miles de otras aplicaciones
7. Trakstar
Precio: a consultar
Trakstar Learn, un sistema de gestión del aprendizaje en la nube, agiliza y mejora el proceso de incorporación para los empleadores. Con cursos personalizables, analítica en tiempo real y recordatorios automáticos, Trakstar asegura un proceso de incorporación eficaz.
Su interfaz fácil de usar y su panel personalizable contribuyen a una experiencia fluida. Destacan la analítica de negocio, que ofrece datos en tiempo real a través de encuestas de incorporación, y las integraciones con tecnologías de RR. HH. líderes como ADP Workforce Now y Slack. Una solución a medida para una incorporación fluida, Trakstar Learn prioriza personalización, analítica e integración.
8. Leapsome
Precio: desde 8,00 $/mes por usuario
El software de incorporación de Leapsome armoniza aprendizaje, compromiso y rendimiento, y lo usan empresas como Spotify y Northvolt. Facilita un ciclo continuo de gestión del rendimiento y aprendizaje personalizado. Destacan la secuenciación de contenido personalizable para equipos concretos, el control del ritmo de aprendizaje por parte del responsable de equipo, y la capacidad de definir intervalos e hitos.
Leapsome también te permite diseñar cuestionarios para valorar la eficacia del aprendizaje, y se integra de forma fluida con sistemas HRIS, SSO y otras herramientas de flujo de trabajo. Leapsome destaca por su enfoque de incorporación a medida, y ofrece una solución dinámica e integrada.
9. ClearCompany
Precio: a consultar
ClearCompany, un sistema de gestión del talento de primer nivel, cubre todo el ciclo de vida del empleado, con módulos de seguimiento, contratación, incorporación, compromiso, gestión del rendimiento y analítica. Este software de incorporación redondo también agiliza la incorporación sin papel, con entrega, seguimiento y almacenamiento automatizados de formularios.
Las organizaciones también pueden ahorrar tiempo y dinero con los «Smart forms» de ClearCompany, que reducen errores al precargar y validar datos. Las herramientas de gestión del cumplimiento de la plataforma incluyen comprobaciones de elegibilidad laboral y verificación de antecedentes. ClearCompany es, sin duda, de los mejores software de incorporación de empleados, y ofrece una solución completa y eficiente para la gestión del talento.
10. Cornerstone
Precio: a consultar
Cornerstone es una solución de gestión del talento y aprendizaje muy valorada, que ofrece una experiencia sólida y atractiva para las nuevas contrataciones. Se centra de forma intensa en entregar aprendizaje continuo y desarrollo del rendimiento, y encaja perfecto en organizaciones con requisitos de formación complejos o continuos.
Las funciones clave incluyen un itinerario de aprendizaje personalizado, evaluaciones de rendimiento y herramientas de colaboración sólidas para integrar a los nuevos miembros en la cultura de la empresa con eficacia. Su fuerza está en conectar la formación de forma directa con los objetivos de rendimiento.
11. Workday
Precio: a consultar
Workday es un sistema HRIS y de finanzas de nivel empresarial líder, que ofrece capacidades de incorporación sofisticadas y escalables como parte de su suite de Human Capital Management (HCM). Es un peso pesado para grandes organizaciones, y ofrece un solo sistema para gestionar desde la nómina y los beneficios hasta la captación de talento y la incorporación.
La plataforma es conocida por sus funciones de reporting sólidas y por su capacidad de manejar la complejidad de una plantilla global. Aunque es cara, ofrece una funcionalidad profunda e integrada.
12. TalentLMS
Precio: desde 69 $/mes (plan Basic)
TalentLMS es un sistema de gestión del aprendizaje increíblemente fácil de usar, que permite a las empresas crear y gestionar formación atractiva y gamificada para nuevos empleados con rapidez. Su fuerza está en la facilidad de uso y en la entrega de contenido, y hace simple subir documentos, crear cursos interactivos y seguir la finalización.
Es una opción fantástica para negocios cuya prioridad es que las nuevas contrataciones pasen por los módulos de formación y cumplimiento de forma eficaz, sin una integración HRIS compleja.
13. Paychex Flex
Precio: a consultar
Paychex Flex ofrece una solución integrada de RR. HH., nómina y beneficios que incluye un módulo de incorporación sólido. Es una opción fiable para negocios de todos los tamaños que buscan un proveedor único, y su fuerza central es el cumplimiento y el manejo seguro de datos sensibles.
Las nuevas contrataciones pueden completar todos los trámites fiscales, de nómina y de alta de beneficios de forma electrónica y segura, y quedar bien configuradas desde su primer día de trabajo.
14. ADP
Precio: a consultar
ADP es otro actor importante que ofrece una solución integrada de RR. HH. y nómina en la nube, con funciones de incorporación robustas. Agiliza todo el proceso, desde la documentación previa a la contratación y las firmas electrónicas hasta el alta de beneficios y la cumplimentación de formularios fiscales.
Es especialmente popular entre negocios de tamaño medio que necesitan un sistema fiable que pueda crecer con ellos y gestionar requisitos de cumplimiento complejos.
15. UKG Pro (Ultimate Kronos Group)
Precio: a consultar
UKG Pro es una suite HCM unificada y potente, pensada para grandes empresas globales. Su módulo de incorporación se centra en crear una experiencia personal y fluida para el nuevo empleado, e integra en profundidad con la gestión del talento y la nómina.
Usa tecnología avanzada para predecir el compromiso de las nuevas contrataciones y el riesgo de rotación, y ayuda a los managers a intervenir pronto. Encaja mejor en operaciones a gran escala con necesidades complejas de gestión de empleados.
16. Lattice
Precio: desde 11 $/usuario al mes (según módulos)
Aunque es sobre todo una plataforma de gestión del rendimiento y compromiso, Lattice se puede aprovechar con eficacia durante la incorporación. Las nuevas contrataciones pueden quedar configuradas de inmediato con objetivos iniciales (OKR), ciclos de comentarios y plantillas de reuniones 1:1.
Eso ayuda a incrustar una cultura de desarrollo continuo desde el día uno, y asegura que los nuevos empleados sepan exactamente cómo su rol contribuye a los objetivos de la empresa.
17. Kallidus
Precio: a consultar
Kallidus está diseñado de forma específica para gestionar la experiencia de preincorporación e incorporación, y es un favorito de las empresas que priorizan la experiencia del empleado. Se centra en automatizar los flujos de RR. HH. e IT a lo largo del ciclo de vida del empleado, y conecta todos los sistemas a una sola fuente de datos de RR. HH.
Kallidus entrega experiencias personalizadas para las nuevas contrataciones, las guía por las tareas y las conecta con colegas incluso antes de empezar.
18. ClickUp
Precio: plan gratis disponible; planes de pago desde 7 $/miembro al mes
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos y seguimiento de tareas muy flexible, que se puede adaptar de forma creativa para pequeños negocios o equipos que prefieren una lista de comprobación de incorporación ligera y muy personalizable.
Permite a RR. HH. y a los managers crear plantillas de incorporación detalladas y repetibles, asignar tareas a varios departamentos (IT, RR. HH., manager) y seguir el progreso de la configuración de la nueva contratación en tiempo real.
19. Lessonly (ahora parte de Seismic)
Precio: a consultar
Lessonly es una plataforma de formación y capacitación simple y eficaz. Su fuerza principal es permitir a los usuarios crear con rapidez materiales de formación atractivos, incluidos lecciones, cuestionarios y práctica basada en escenarios. Es una herramienta ideal para estandarizar la formación de producto, las políticas de la empresa y las técnicas de ventas para las nuevas contrataciones, y asegurar una transferencia de conocimiento consistente.
20. Google Workspace/Microsoft 365
Precio: varios planes disponibles
Aunque no es un único software, el uso combinado de herramientas como Google Docs/Drive (para acceso compartido a documentos), Sheets/Excel (para seguimiento) y Meet/Teams (para presentaciones virtuales) forma la capa fundacional de la incorporación digital en muchas organizaciones.
Son esenciales para gestionar formularios previos a la contratación, configurar el email y los canales de comunicación, y compartir el acceso a recursos internos clave.
Cómo elegir el software de incorporación adecuado para tu negocio
Elegir el software de incorporación de empleados adecuado para tu empresa es realmente importante, así que hay ciertas cosas que conviene considerar antes de lanzarse. Empieza con un análisis profundo de las características únicas de tu negocio: tamaño, matices del sector, necesidades concretas de incorporación y límites financieros. Lo más importante: asegúrate de que el software elegido se podrá integrar con los sistemas existentes.
Aprovecha demos y pruebas gratis. Esas experiencias prácticas ofrecen un vistazo a la funcionalidad del software y a su compatibilidad con las necesidades de tu negocio. Complementa esas pruebas con reseñas de usuarios: los aplausos o las preocupaciones de empresas que ya han usado estas herramientas te darán perspectivas invaluables sobre la aplicación práctica del software.
El mejor software de incorporación de empleados es el que encaja con el ritmo de tu negocio, ofrece una mezcla de adaptabilidad y funcionalidad, y te guía hacia un proceso de incorporación de éxito.
Consejo: no te pierdas nada con nuestra lista de comprobación definitiva de incorporación de empleados
Implementar software de incorporación: mejores prácticas
Integrar con éxito un software de incorporación nuevo exige más que instalarlo. Sigue estas mejores prácticas para maximizar el retorno de tu inversión y asegurar una experiencia fluida tanto para las nuevas contrataciones como para tu equipo de RR. HH.
- Mapea el proceso existente: antes de implementar, documenta tu proceso de incorporación manual actual, paso a paso. Identifica cuellos de botella y áreas de automatización.
- Programa piloto: empieza con un grupo pequeño y manejable de nuevas contrataciones o con un solo departamento como piloto. Recoge comentarios sobre la experiencia de usuario y la funcionalidad antes de desplegarlo en toda la empresa.
- Formación para RR. HH. y managers: las personas que administran el software deben dominarlo. Ofrece formación completa a RR. HH., managers y cualquiera que vaya a usar la herramienta, para que puedan gestionar tareas y resolver incidencias básicas.
- Personaliza contenido y marca: adapta el contenido, el aspecto y el tono del software a la cultura de tu empresa. La comunicación personalizada y las guías con tu marca (como las que se crean con Touch Stay) hacen que la nueva contratación se sienta bienvenida.
- Mide y optimiza: usa las funciones de analítica del software para seguir métricas clave (tiempo hasta la productividad, tasa de completar formularios, comentarios de las nuevas contrataciones). Revisa estos datos con regularidad para mejorar de forma continua el recorrido de incorporación.
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Preguntas frecuentes
