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La comunicación digital con invitados se disparó a principios de 2020. Con la pandemia de Covid, ya no era posible que los anfitriones recibieran a los invitados en la puerta del alquiler vacacional. Soluciones creativas de comunicación digital cubrieron el hueco.
Aun así, las estrategias de comunicación digital tienen beneficios que van mucho más allá del distanciamiento. Ayudan a los anfitriones de alquiler vacacional a comunicar con más eficiencia y más consistencia. Una comunicación eficiente y consistente ahorra tiempo al anfitrión y mejora la experiencia del invitado.
Así que, si tienes un alquiler vacacional y quieres un enfoque más eficaz para comunicar con tus invitados, esto va por ti. Vamos a esbozar algunas estrategias simples de comunicación digital que sostendrán tu negocio, e incluso lo harán crecer.
Por qué una estrategia de comunicación digital tiene sentido para tu alquiler vacacional
Primero, un poco más de detalle sobre por qué te conviene aprovechar las herramientas de comunicación digital. Como decíamos arriba, se resume en:
- Tiempo ahorrado para los anfitriones
- Una mejor experiencia para los invitados
Aunque también:
- Reduce los problemas de higiene de un manual que todo el mundo toca en la propiedad
- Reduce el impacto ambiental de la información impresa para invitados
¿Y cómo lo consigue exactamente la tecnología de comunicación digital? Pues...
La comunicación digital da más flexibilidad a anfitriones e invitados
Hay un montón de logística en dar la bienvenida en persona. Y aunque un saludo personal es un gesto cálido, al final de un viaje largo tus invitados puede que no quieran sumar otra interacción social al día. Puede que solo quieran entrar y dejarse caer.
La comunicación digital te permite transmitir el mismo calor sin las complicaciones de un recibimiento en persona:
- No tienes que bloquear un trozo de tu día, y...
- puedes ofrecer una ventana de check-in más flexible
Una guía digital de Touch Stay contiene toda la info que darías al conocerles: instrucciones de acceso, cómo van los electrodomésticos, recomendaciones del mejor café de la zona, y la pueden abrir en el móvil. Puedes ponerle tanta personalidad como quieras, para que sigan oyendo tu voz, pero a su ritmo y a su hora. Mira cómo Fields Lodge B&B lo consigue.
El software de comunicación con invitados ahorra tiempo en todo el ciclo de la estancia
Las plataformas de comunicación digital con invitados suelen ofrecer la opción de automatizar tus comunicaciones. Si quitas la tarea manual de escribir y enviar mensajes, te ahorras horas. Además, tus comunicaciones serán más consistentes, se acabó olvidar el código de acceso, y eso mejora la experiencia de los invitados.
Puede darte recelo que automatizar los mensajes los haga menos personales. ¡Pero las herramientas modernas hacen milagros! Por ejemplo, Memo 1.0, nuestro sistema de notificaciones a invitados, te pone muy fácil personalizar los mensajes. Cada uno reflejará tu voz y encajará con ese invitado concreto.
Solo tienes que crear tus plantillas, configurar los campos y programar los mensajes. Memo 1.0 entregará la información correcta, al invitado correcto, en el momento correcto, sin que muevas un dedo.
ESCUCHA: el episodio 5 de The Guest Cast, en el que John McElligot explica el valor de equilibrar la tech con el contacto humano
Comunicaciones tempranas y regulares mejoran la experiencia del invitado
Las estrategias de comunicación digital te permiten contactar antes y con más frecuencia. Puede parecerte suficiente tocar base 2 o 3 veces antes de la llegada. Tyann, la reina de la experiencia del invitado de Touch Stay, contacta con sus invitados unas catorce veces entre la reserva y la llegada. Mezcla varios canales:
- Sistema de gestión de propiedades
- Sistema de invitaciones de Touch Stay
- Emails
- SMS/WhatsApp
- Llamada de teléfono
- Tarjeta de agradecimiento por correo
No todos son canales digitales, pero sin sus emails con plantilla y las invitaciones programadas de Touch Stay, Tyann no tendría tiempo para la llamada ni para la tarjeta.
Tyann ofrece una gran experiencia al mantenerse en contacto durante toda la visita. Aunque un invitado se pierda un dato clave en un email, lo tendrá por SMS o mirando la app de comunicación digital de Tyann. Se sienten preparados e informados desde el primer momento, y saben que se alojan con alguien a quien de verdad le importa.
Nat y Tyann se pasan de largo en la experiencia de su Airbnb histórico. Antes del check-in recibimos varios emails con consejos de viaje y qué esperar, y eso hace el camino hasta allí mucho menos estresante. ¡La web online para sus invitados es increíble! Sin duda volveremos.
Cómo desarrollar tu estrategia de comunicación digital
La gran comunicación con tus invitados es saber qué necesitan saber, y cuándo lo necesitan. Una estrategia digital te ayuda a entregarlo.
Aquí va nuestra guía para desarrollar las cinco estrategias de comunicación digital que te ayudarán a clavar la experiencia del invitado (sin perder tiempo en llamadas eternas y emails repetidos).
1. Establece un flujo de comunicación con invitados
Un flujo de comunicación para alquiler vacacional puede ser tan simple o tan avanzado como quieras. Puede ser un diagrama rápido o una red de comunicaciones totalmente automatizadas. El objetivo es un plan al que te puedas atener.
Saber cuándo y cómo quieres comunicar crea una experiencia consistente para cada invitado. No estarás revolviendo el código de la puerta cuando aterrizan: se lo habrás enviado por SMS 24 horas antes.
Un planificador de comunicación con invitados simple es un buen punto de partida. Te ayuda a ordenar ideas y a recordarte lo que hay que hacer, pero sigue dependiendo de que te acuerdes de redactar y enviar cada mensaje.
Si quieres ponértelo más fácil, puedes usar software para programar envíos automáticos. Nuestro sistema de alertas a invitados, Memo 1.0, te ayuda a mantener informados a tus invitados señalándoles secciones concretas de la guía digital en momentos fijos antes, durante y después de la estancia. Solo tienes que montar el flujo programando los mensajes. Luego, a lo interesante.
2. Crea plantillas para tus mensajes a invitados
La mayor parte de tu comunicación con invitados de Vrbo, Booking.com y Airbnb pasará por email, SMS o el sistema de mensajería de la plataforma. Tener una plantilla para cada mensaje es una forma muy fácil de recortar el tiempo que pasas enviándolos.
Cuando tengas claro el flujo, redacta el cuerpo de cada mensaje. Escríbelo con un tono que suene a tu marca y a ti, y deja hueco para un par de detalles que lo personalicen:
- Nombre del invitado
- Fecha de llegada
- Tamaño del grupo
- Servicios extra que hayan pedido
- Intereses o eventos que hayan mencionado sobre la estancia
Incluso puedes escribir unas cuantas versiones de la frase de apertura, según hables con una familia, una pareja o un viajero solo.
Seguirás redactando comunicaciones personales, pero te llevará bastante menos tiempo enviarlas. Para ponértelo aún más fácil, Memo 1.0 incluye plantillas ya escritas, así que solo tienes que:
- Elegir qué plantillas quieres usar
- Programar tus mensajes
- Dar la bienvenida a invitados más contentos e informados
3. Suma una guía digital a tu kit de comunicación con invitados
¿Cuántas llamadas has recibido de visitantes cabreados que no dan con cómo encender la lavadora? ¿Cuántas veces habías explicado, escrito, enviado por email o por SMS las instrucciones?
Quizá ya tienes un manual impreso de la casa precisamente por eso. Está bonito en la mesa de la cocina (hasta que alguien tira el café) y reúne info práctica más tus recomendaciones de cómo pasar el tiempo. Debería ser la guía completa a la que acudir con cualquier duda.
Y aun así, los invitados siguen sin leerlo. O lo ojean y luego olvidan el nombre de esa panadería rica que recomendaste. Cue otro mensaje cuando estás a otra cosa.
Una La app digital para invitados de Touch Stay resuelve esto y más. Los invitados entran por una URL que se comparte: no hay que instalar una app ni descargar un PDF. La fijan en la pantalla de inicio para acceso fácil, también offline, y listo.
Puedes enviar el enlace varias veces antes de que salgan de vacaciones (o que Memo 1.0 lo envíe por ti). Incluso puedes usar deep links para llevarles a los detalles jugosos. Llegan sabiendo que toda la info clave la tienen a un toque.
El 86% de los usuarios de Touch Stay reduce a la mitad el tiempo que dedica a gestionar invitados. Sí, has leído bien. La mitad del tiempo en emails, SMS y llamadas, porque tus invitados tienen todo lo que necesitan en el bolsillo.
LEE: cómo una usuaria de Touch Stay comparte la información esencial de la propiedad con sus invitados.
4. Comparte tu guía con un sistema de notificaciones a invitados
Como decíamos, está muy bien establecer un flujo de comunicación, pero luego hay que aplicarlo. Seguro que tienes una lista de tareas que llega al suelo. Da igual si gestionas varias propiedades o si compaginas el alquiler con otro trabajo y la familia: las tareas se pierden fácil.
Y olvidar algo tan pequeño como compartir las instrucciones de acceso tiene un efecto enorme en la calidad de la estancia. La primera impresión es una puerta cerrada y ellos al otro lado. Eso no invita a un buen comentario, y esas reseñas de 5 estrellas importan mucho para atraer invitados nuevos.
Un sistema de notificaciones te quita esa tarea para siempre. Memo 1.0 comparte tu guía digital con los invitados tantas veces como necesites a lo largo de la estancia. Puedes mostrar distintas secciones de la guía en cada mensaje programado, y añadir toda la info extra que quieras. Con plantillas totalmente personalizables, tus invitados reciben exactamente lo que necesitan, cuando lo necesitan, y notarán que viene de ti.
5. Suma un toque analógico a tu comunicación digital
Entendemos que suene a paradoja. Lo que queremos decir es que rematar tus estrategias digitales con una nota de bienvenida física, o una tarjeta de agradecimiento por correo, ayuda a cuidar la relación con el invitado.
Pongamos la nota de bienvenida. A los invitados les encantará llegar y encontrar una carta firmada junto a la cesta de bienvenida. Añade un elemento de verdad personal a la estancia, y les dice que pensabas en ellos antes de que llegaran.
No tienes que escribir una nota nueva para cada grupo. Como con el resto de comunicaciones, puedes tener una plantilla amplia e insertar un par de líneas propias de esos visitantes. Luego, cuando tú o el equipo de limpieza preparéis la propiedad, la firmas y la dejas a la vista.
Incluso puedes dejar un código QR al pie para que escaneen y entren en la guía digital. Es un puente fluido de vuelta a lo digital, y les recuerda otra vez que miren tu libro de bienvenida personalizado para trucos y consejos.
LEE: Cómo escribir una nota de bienvenida que haga sonreír a tus invitados, para una guía más a fondo.
Consigue una comunicación digital cercana con Touch Stay
Sabemos que no te metiste a anfitrión para sentarte a programar emails. El corazón del alquiler vacacional está en las ganas de compartir tu propiedad y tu zona con quienes vienen. Y eso es exactamente lo que queremos ayudarte a hacer.
Con una estrategia de comunicación digital, liberas tiempo para centrarte en lo que te alegra de alojar. Una guía digital de Touch Stay, junto con Memo 1.0, hace que compartir información sea simple y eficaz. Adiós a las llamadas de última hora y a los hilos de email sin fin. Tus invitados tendrán toda la información que necesitan (¡y más!) en el bolsillo.
Touch Stay ha recortado esos detalles de cómo va el fogón o cómo se usa el mando. Hace que los invitados nos hablen de cosas más interesantes. Touch Stay nos ayuda a tener conversaciones más de fondo.
- Bob Garner, propietario de Casal Dei Fichi
Poner en marcha estrategias de comunicación digital es más tiempo para ti, más claridad para tus invitados y una estancia más relajada para todos.
