Los 7 mejores software y herramientas SOP

Los procedimientos operativos estándar son la clave del éxito empresarial. Con SOP desarrollados y detallados, puedes asegurar que tus operaciones internas se completen al más alto nivel y que todos tus públicos las cumplan, ayudando a que tu empresa trabaje de forma más uniforme. 

Pero a veces crear, gestionar y mejorar los SOP puede ser difícil. Ya sea porque los SOP actuales están desactualizados o porque cada vez cuesta más gestionarlos todos, contar con la ayuda de herramientas y aplicaciones es una gran forma de que tu negocio no pierda el control y el rendimiento de la empresa no se resienta. Aquí entra el software SOP.

El software SOP adecuado puede hacer maravillas para agilizar la creación de tus SOP, y también para gestionarlos, actualizarlos y compartirlos con tu equipo y tus partes interesadas. En este artículo hemos analizado los 7 mejores software y herramientas SOP que puedes usar para mejorar las operaciones de tu negocio.

• ¿Qué es el software SOP?
• ¿Cuáles son los beneficios del software SOP?
• 7 software y herramientas SOP para tu negocio
• ¿Qué deberías buscar en un software o herramienta SOP?
• Hora de elegir tu software SOP

¿Qué es el software SOP?

Los procedimientos operativos estándar son un conjunto escrito de pautas o instrucciones que describe el proceso paso a paso para completar una operación en un negocio. Garantizan que los procedimientos se sigan de forma consistente, alineando las operaciones para apoyar el éxito y la productividad en el trabajo.

Un software de procedimientos operativos estándar te ayuda a implementar tus SOP al permitirte acceder, editar, compartir y almacenarlos todos en un solo sitio, de forma cómoda. Gracias a la amplia oferta de software SOP, las empresas pueden tomar el control total de sus procesos estándar creando pautas paso a paso completas que aseguran un lugar de trabajo conforme, productivo y que funciona bien. 

¿Cuáles son los beneficios del software SOP?

Dado que la documentación SOP es un elemento vital del éxito de cualquier negocio, hay varios beneficios clave de usar software de procedimientos operativos estándar para lograr los mejores resultados. Los desglosamos abajo.

Reduce el riesgo

El software de procedimientos operativos estándar puede ofrecer marcos concretos para tus SOP que aseguran que tus procesos sigan cumpliendo los requisitos del sector y eliminan el riesgo de error humano mientras se elaboran. Eso mejora la gestión del riesgo. 

Aumenta la eficiencia

El software SOP puede ayudar a tu organización a agilizar sus procesos al ofrecer la estructura y las pautas que necesitas para producir SOP eficaces. Así te aseguras de que tu negocio trabaja lo más eficientemente posible.

Facilita la gestión de tus documentos SOP

El software de gestión SOP te permite llevar un registro de tus SOP y gestionarlos todos en un solo sitio. Esto es especialmente importante porque varias personas tendrán acceso al mismo tiempo, así que siempre podrás ver las últimas versiones de tus SOP, guardadas de forma segura en la aplicación. 

Mejora la formación y la incorporación

Gracias al software SOP, tus procesos de formación e incorporación se vuelven más ágiles. Todos los procedimientos estandarizados de tu organización están disponibles en un solo sitio, lo que beneficia tanto a los empleados actuales (misma formación) como a los nuevos (incorporación consistente). 

Mejora la comunicación y la colaboración

Dado lo fácil que es compartir procedimientos operativos estándar con software SOP, la colaboración mejora en tu organización. También resulta mucho más simple recoger comentarios de tus públicos para seguir mejorando los SOP y que sean lo más completos posible.

Reduce costes y ahorra tiempo

Usar software SOP puede reducir de forma considerable el tiempo que dedicas a desarrollar SOP, gracias a sus marcos existentes y a las comprobaciones de cumplimiento. A su vez, eso reduce costes al hacer tus procesos más eficientes, aumenta la productividad y minimiza los riesgos operativos. 

Mejora el cumplimiento

Con software SOP puedes asegurar que tu negocio y tus empleados sigan siendo lo más conformes posible, alineándose con las normas internas, los requisitos legales y los estándares del sector. Es crítico para proteger a tu empresa y a su equipo. 

7 software y herramientas SOP para tu negocio

Ahora toca ir al grano: ¿qué software y herramientas SOP son mejores para tu negocio? Hemos analizado el mejor software SOP del mercado para facilitarte la decisión, explorando las funciones y elementos que los hacen tan útiles para crear y gestionar tus SOP. 

1. Touch Stay

En Touch Stay, nuestras guías digitales adaptables y accesibles se pueden usar en todos los dispositivos y te permiten crear SOP para, bueno, absolutamente cualquier cosa.

Puedes mantener el control de compartir, gestionar y crear SOP independientemente del sector, y recuperar tu tiempo y tu sanidad mental al tener todos tus SOP y documentos importantes organizados en un solo sitio, con un proceso ágil e inteligente. Nuestra aplicación está disponible sin conexión para escenarios sin cobertura, y se puede personalizar con tu logo, colores y contenido: se acabaron los documentos escritos y aburridos.

Nuestra gama de plantillas cubre varios sectores, así que es probable que ya encuentres una plantilla SOP que puedas usar como base para los de tu negocio. También puedes crear SOP personalizados y únicos, visualmente atractivos. 

Pero lo que nos hace únicos es que, si no encuentras una plantilla lista que necesites en la app, puedes ponerte en contacto con nosotros para contarnos tu caso de uso y ayudarte a dar vida a tu visión.

2. SweetProcess

SweetProcess es un software y una plataforma SOP que permite a las empresas crear SOP, y también gestionarlos y compartirlos entre equipos. Es un servicio en la nube que se enorgullece de crear SOP accesibles para sus usuarios. 

Uno de los beneficios de SweetProcess es que ofrece la posibilidad de crear SOP visualmente atractivos, ya sea con diagramas, listas de comprobación o flujos de trabajo, lo que presenta la información SOP en un formato más digerible y convincente. 

La plataforma de SweetProcess es fácil de usar y no exige mucho aprendizaje para sacar todo su potencial. Como software SOP básico, SweetProcess cubre todos los requisitos. 

3. Trainual

El tercero de nuestra lista de los mejores software SOP es Trainual. Trainual se diseñó para ayudar a las organizaciones a incorporar miembros del equipo con fluidez y a impartir formación de cumplimiento eficaz. 

Cubre una de las funciones clave del software SOP: un sistema centralizado que permite guardar juntos todos los procesos, documentos y políticas de tu organización, para máxima comodidad y accesibilidad.

Con Trainual también puedes asignar roles a distintos miembros o departamentos para asegurar responsabilidad y apropiación, y aumentar la rendición de cuentas en el equipo. También puedes integrar Trainual fácilmente con tus programas de flujo de trabajo existentes, incluido Slack y otras aplicaciones de gestión de proyectos.

4. Process Street

Process Street es conocido por su capacidad de crear flujos de trabajo y listas de comprobación organizados que te ayudan a asignar y gestionar mejor las tareas en tu organización.

El software usa IA para ayudar a gestionar y crear SOP en su aplicación, lo que favorece la automatización de tareas en la plataforma. También es posible recoger comentarios de los empleados con Process Street, ya sea con encuestas o formularios, para obtener información sobre tus SOP y sobre la propia plataforma.

Además, te permite dar formato a tus SOP de forma visualmente atractiva. Puedes formatear las instrucciones con distintas opciones de texto, incluidos encabezados, y añadir otros medios como imágenes o vídeos, para explicar y contextualizar mejor tus SOP.

5. Dozuki

Dozuki es un software SOP pensado específicamente para sectores con un componente de trabajo manual, como automoción, alimentación y construcción. Por eso sus aplicaciones encajan sobre todo en esos campos, más que en la creación y gestión SOP de carácter general. 

Sin embargo, si tu empresa opera en uno de estos sectores, Dozuki es un gran software de procedimientos operativos estándar para crear SOP y marcos. Puede producir SOP desde los más simples hasta los más técnicos, y construir programas de formación escalables para tu equipo, para agilizar la forma de trabajar en esos campos.

6. Way We Do

El software de procedimientos operativos estándar en la nube Way We Do es una herramienta potente para elaborar SOP completos y construir flujos de trabajo adaptables que puedes seguir desarrollando con facilidad. 

Tiene una variedad de plantillas, además de listas de comprobación, para facilitar la creación de SOP, a la vez que te ayuda a gestionar las operaciones internas. Como en Trainual, en Way We Do puedes asignar roles a personas concretas para aumentar la responsabilidad en el equipo.

Más adecuado para negocios y organizaciones grandes, dado que sus capacidades son un poco más complejas que las de otro software SOP, Way We Do tiene un abanico de funciones que tu empresa puede aprovechar.

7. Tallyfy

Por último, Tallyfy es un software SOP especialmente útil para automatizar las tareas de tu organización y elaborar tus documentos SOP desde cero. Tallyfy ayuda a las empresas a tomar las riendas de la creación de SOP, identificando los mejores y usándolos como esqueleto para los siguientes. 

Tallyfy también te apoya para simplificar flujos de trabajo más complejos, con un diseño simple y fácil de usar. El software ofrece funciones que fomentan la colaboración y la comunicación, y mejoran la transparencia para que todo el mundo conozca tus SOP.

¿Qué deberías buscar en un software o herramienta SOP?

A la hora de elegir tu software SOP, hay varias funciones básicas que deberías tener en cuenta, y que destacamos abajo:

Colaboración

Un buen software de gestión SOP permitirá una colaboración rápida y fácil entre los miembros de tu equipo. Eso incluye delegar tareas, seguir el progreso y trabajar juntos en crear, adaptar y mejorar SOP en un solo sitio, con facilidad.

Edición en tiempo real

En la misma línea, las ediciones SOP de tu equipo quedarán registradas por el software elegido en tiempo real. Así, quien esté viendo tus SOP puede ver qué cambios se han hecho, de modo que tus documentos estén siempre en su formato más actualizado y el desarrollo de SOP siga avanzando.

Información y gestión centralizadas

Quieres que tu software de procedimientos operativos estándar almacene todos tus SOP en un único lugar central, para que tu equipo pueda acceder rápido y fácil a la información que necesita. Eso también facilita gestionar todos tus documentos a partir de ahora.

Integración

Lo ideal es un software SOP que se conecte fácilmente a cualquier otra herramienta que uses para gestionar proyectos y tareas del equipo. Así puedes integrar la gestión y creación de SOP de forma fluida con el resto de tus aplicaciones.

Plantillas

Tener plantillas listas en un software SOP puede hacer maravillas para tu equipo, al ahorrarte el tiempo de construirlas desde cero y permitirte empezar a crear SOP de inmediato. Las plantillas también ayudan a mantener la consistencia cuando creas SOP adicionales. 

Accesibilidad y seguridad

En nuestra era digital, es una ventaja que el software SOP se haya adaptado a distintas tecnologías, ya sean ordenadores, móviles o tablets. Eso ofrece más flexibilidad y hace más cómodo que tu equipo pueda acceder y gestionar los SOP allá donde esté, con el dispositivo que use.

Igualmente, quieres un software SOP con buenos sistemas de seguridad para mantener tus SOP bien protegidos en todo momento, y la tranquilidad de que los procedimientos de tu negocio siguen a salvo.

Hora de elegir tu software SOP

En esta guía hemos señalado las funciones principales que deberías buscar al elegir tus herramientas SOP, junto al software de procedimientos operativos estándar que consideramos de los mejores del mercado. 

En Touch Stay, nuestra aplicación de guías digitales es exactamente lo que necesitas para crear SOP visualmente atractivos y completos para cualquier procedimiento, y para agilizar y mantener la consistencia en tus operaciones. 

¿Quieres probarlo tú mismo? Regístrate para una prueba gratis de 14 días de Touch Stay y empieza a crear SOP de éxito y mejorar las operaciones de tu organización hoy.