Les 7 meilleurs logiciels et outils SOP

Les procédures opératoires standard sont la clé du succès d’une entreprise. Avec des SOP développées et détaillées, vous pouvez garantir que vos opérations internes sont réalisées au plus haut niveau et respectées par tous vos publics, pour que votre entreprise travaille de façon plus uniforme. 

Mais parfois, créer, gérer et améliorer des SOP peut être difficile. Que ce soit parce que les SOP actuelles sont obsolètes, ou parce qu’il devient de plus en plus difficile de toutes les gérer, l’aide d’outils et d’applications est un excellent moyen pour votre entreprise de garder le contrôle, afin que sa performance n’en pâtisse pas. C’est là qu’intervient le logiciel SOP.

Le bon logiciel SOP peut faire des merveilles pour fluidifier la création de vos SOP, et aussi pour les gérer, les mettre à jour et les partager avec votre équipe et vos parties prenantes. Dans cet article, nous avons analysé les 7 meilleurs logiciels et outils SOP que vous pouvez utiliser pour améliorer les opérations de votre entreprise.

• Qu’est-ce qu’un logiciel SOP ?
• Quels sont les avantages d’un logiciel SOP ?
• 7 logiciels et outils SOP pour votre entreprise
• Que faut-il chercher dans un logiciel ou un outil SOP ?
• Il est temps de choisir votre logiciel SOP

Qu’est-ce qu’un logiciel SOP ?

Les procédures opératoires standard sont un ensemble écrit de consignes ou d’instructions qui décrit le processus étape par étape pour réaliser une opération dans une entreprise. Elles garantissent que les procédures sont suivies de façon cohérente, en alignant les opérations pour soutenir le succès et la productivité au travail.

Un logiciel de procédures opératoires standard vous aide à mettre en œuvre vos SOP en vous permettant d’y accéder, de les modifier, de les partager et de les stocker facilement au même endroit. Grâce au développement de nombreux logiciels SOP, les entreprises peuvent reprendre le contrôle de leurs processus standard en créant des consignes étape par étape complètes, qui assurent un lieu de travail conforme, productif et efficace. 

Quels sont les avantages d’un logiciel SOP ?

La documentation SOP étant un élément vital du succès de toute entreprise, il y a plusieurs avantages clés à utiliser un logiciel de procédures opératoires standard pour obtenir les meilleurs résultats. Nous les détaillons ci-dessous.

Réduit le risque

Un logiciel de procédures opératoires standard peut offrir des cadres précis pour vos SOP, qui garantissent que vos processus restent conformes aux exigences du secteur et éliminent le risque d’erreur humaine pendant leur élaboration. La gestion des risques s’en trouve améliorée. 

Augmente l’efficacité

Un logiciel SOP peut aider votre organisation à fluidifier ses processus en offrant la structure et les consignes nécessaires pour produire des SOP efficaces. Vous vous assurez ainsi que votre entreprise travaille aussi efficacement que possible.

Simplifie la gestion de vos documents SOP

Un logiciel de gestion SOP vous permet de conserver un historique de vos SOP et de les gérer toutes au même endroit. C’est particulièrement important, car plusieurs personnes y auront accès en même temps : vous pourrez toujours voir les dernières versions de vos SOP, stockées en sécurité dans l’application. 

Améliore la formation et l’intégration

Grâce au logiciel SOP, vos processus de formation et d’intégration deviennent plus fluides. Toutes les procédures standardisées de votre organisation sont disponibles au même endroit, ce qui est utile pour que les employés actuels reçoivent la même formation et que les nouveaux soient intégrés de façon cohérente. 

Améliore la communication et la collaboration

Vu la facilité de partage des procédures opératoires standard avec un logiciel SOP, la collaboration est renforcée dans votre organisation. Il est aussi beaucoup plus simple de recueillir les retours de vos publics pour continuer à améliorer vos SOP et les rendre aussi complets que possible.

Réduit les coûts et fait gagner du temps

Utiliser un logiciel SOP peut réduire considérablement le temps passé à développer des SOP, grâce à ses cadres existants et à ses contrôles de conformité. En retour, cela réduit nettement les coûts en rendant vos processus plus efficaces, ce qui augmente la productivité et minimise les risques opérationnels. 

Améliore la conformité

Avec un logiciel SOP, vous pouvez garantir que votre entreprise et ses employés restent aussi conformes que possible, en vous alignant sur les règles internes, les exigences légales et les normes du secteur. C’est essentiel pour protéger votre entreprise et ses employés. 

7 logiciels et outils SOP pour votre entreprise

Passons au concret : quels logiciels et outils SOP conviennent le mieux à votre entreprise ? Nous avons analysé les meilleurs logiciels SOP actuellement sur le marché pour vous faciliter la décision, en explorant les fonctionnalités et éléments qui les rendent si utiles pour créer et gérer vos SOP. 

1. Touch Stay

Chez Touch Stay, nos guides numériques adaptables et accessibles s’utilisent sur tous les appareils et vous permettent de créer des SOP pour, eh bien, absolument n’importe quoi.

Vous pouvez garder le contrôle du partage, de la gestion et de la création de SOP, quel que soit votre secteur, et récupérer votre temps et votre sérénité en ayant tous vos SOP et documents importants organisés au même endroit, pour un processus fluide et intelligent. Notre application est disponible hors ligne pour les situations sans réseau, et se personnalise avec votre logo, vos couleurs et votre contenu : fini les documents écrits et ennuyeux !

Notre gamme de modèles couvre plusieurs secteurs, ce qui veut dire que vous trouverez probablement déjà un modèle SOP à utiliser comme base pour ceux de votre entreprise. Vous pouvez aussi créer vos propres SOP personnalisés et uniques, visuellement engageants. 

Mais ce qui nous rend uniques, c’est que si vous ne trouvez pas le modèle dont vous avez besoin dans l’application, vous pouvez entrer en contact avec nous pour partager votre cas d’usage, afin que nous vous aidions à donner vie à votre vision !

2. SweetProcess

SweetProcess est un logiciel et une plateforme SOP qui permet aux entreprises de créer des SOP, et aussi de les gérer et de les partager entre équipes. C’est un service cloud qui met en avant sa capacité à créer des SOP accessibles pour ses utilisateurs. 

L’un des avantages de SweetProcess est qu’il offre la possibilité de créer des SOP visuellement engageants, que ce soit avec des diagrammes, des listes de contrôle ou des workflows, ce qui présente l’information SOP dans un format plus digeste et plus convaincant. 

La plateforme SweetProcess est facile à utiliser et ne demande pas beaucoup d’apprentissage pour en tirer tout le potentiel. Pour un logiciel SOP de base, SweetProcess coche toutes les cases. 

3. Trainual

Troisième de notre liste des meilleurs logiciels SOP : Trainual. Trainual a été conçu pour aider les organisations à intégrer les membres de l’équipe en douceur et à dispenser une formation à la conformité efficace. 

Il coche l’une des fonctionnalités essentielles d’un logiciel SOP : un système centralisé qui permet de conserver ensemble tous les processus, documents et politiques de votre organisation, pour un maximum de commodité et d’accessibilité.

Avec Trainual, vous pouvez aussi assigner des rôles à différents membres ou services pour garantir responsabilité et appropriation, et renforcer la responsabilisation dans l’équipe. Vous pouvez aussi intégrer facilement Trainual à vos programmes de workflow existants, y compris Slack et d’autres applications de gestion de projet.

4. Process Street

Process Street est connu pour sa capacité à créer des workflows et des listes de contrôle organisés qui vous aident à mieux assigner et gérer les tâches dans votre organisation.

Le logiciel utilise l’IA pour aider à gérer et créer des SOP dans son application, ce qui favorise l’automatisation des tâches sur la plateforme. Il est aussi possible de recueillir les retours des employés avec Process Street, que ce soit par des enquêtes ou des formulaires, pour obtenir des informations sur vos SOP et sur la plateforme elle-même.

En plus, il vous permet de mettre en forme vos SOP de façon visuellement attractive. Vous pouvez formater vos instructions avec diverses options de texte, y compris des titres, et ajouter d’autres médias comme des images ou des vidéos, pour mieux expliquer et contextualiser vos SOP.

5. Dozuki

Dozuki est un logiciel SOP conçu spécifiquement pour les secteurs qui intègrent une part de travail manuel, notamment l’automobile, l’agroalimentaire et le BTP. Ses applications conviennent donc surtout à ces domaines, plutôt qu’à la création et à la gestion SOP plus générales. 

Cependant, si votre entreprise opère dans l’un de ces secteurs, Dozuki est un excellent logiciel de procédures opératoires standard pour créer des SOP et des cadres. Il peut produire des SOP simples ou plus techniques, et construire des programmes de formation évolutifs pour votre équipe, afin de fluidifier votre façon de travailler dans ces domaines.

6. Way We Do

Le logiciel de procédures opératoires standard cloud Way We Do est un outil puissant pour élaborer des SOP complets et construire des workflows adaptables que vous pouvez continuer à développer facilement dans le temps. 

Il propose une variété de modèles, ainsi que des listes de contrôle, pour faciliter la création de vos SOP, tout en vous aidant à gérer vos opérations internes. Comme avec Trainual, dans Way We Do vous pouvez assigner des rôles à des personnes pour augmenter la responsabilité dans l’équipe.

Plus adapté aux grandes entreprises et organisations, car ses capacités sont un peu plus complexes que celles d’autres logiciels SOP, Way We Do offre un éventail de fonctionnalités dont votre entreprise peut tirer parti.

7. Tallyfy

Enfin, Tallyfy est un logiciel SOP particulièrement utile pour automatiser les tâches de votre organisation et élaborer vos documents SOP depuis zéro. Tallyfy aide les entreprises à reprendre la main sur la création de SOP, en identifiant les meilleurs et en les utilisant comme ossature pour les suivants. 

Tallyfy vous aide aussi à simplifier vos workflows plus complexes, avec un design simple et facile à utiliser. Le logiciel offre des fonctionnalités qui encouragent la collaboration et la communication, et améliorent la transparence pour que tout le monde connaisse vos SOP.

Que faut-il chercher dans un logiciel ou un outil SOP ?

Pour choisir votre logiciel SOP, plusieurs fonctionnalités de base sont à surveiller. Nous les détaillons ci-dessous :

Collaboration

Un bon logiciel de gestion SOP permettra une collaboration rapide et simple entre les membres de votre équipe. Cela inclut de déléguer des tâches, de suivre les progrès et de travailler ensemble à créer, adapter et améliorer des SOP au même endroit, facilement.

Édition en temps réel

Dans la même logique, les modifications SOP de votre équipe seront enregistrées par le logiciel choisi en temps réel. Ainsi, quelle que soit la personne qui consulte vos SOP, elle peut voir les changements effectués, pour que vos documents restent toujours dans leur format le plus à jour et que le développement des SOP avance.

Information et gestion centralisées

Vous voulez que votre logiciel de procédures opératoires standard stocke tous vos SOP dans un seul lieu central, pour que votre équipe puisse accéder rapidement et facilement à l’information dont elle a besoin. Cela facilite aussi la gestion de tous vos documents par la suite.

Intégration

Idéalement, vous voulez un logiciel SOP qui se connecte facilement à tout autre logiciel que vous utilisez pour gérer les projets et les tâches de l’équipe. Vous pouvez ainsi intégrer la gestion et la création de vos SOP de façon fluide avec vos autres applications.

Modèles

Avoir des modèles déjà prêts dans un logiciel SOP peut faire des merveilles pour votre équipe, en vous épargnant le temps de les construire de zéro pour démarrer immédiatement la création de vos SOP. Les modèles aident aussi à garder la cohérence lorsque vous créez d’autres SOP par la suite. 

Accessibilité et sécurité

À l’ère numérique, c’est un atout que le logiciel SOP ait été adapté à diverses technologies, qu’il s’agisse d’ordinateurs, de téléphones ou de tablettes. Cela offre plus de flexibilité et rend plus pratique pour votre équipe d’accéder et de gérer vos SOP où qu’elle soit, avec l’appareil qu’elle utilise.

De même, vous voulez un logiciel SOP doté de bons systèmes de sécurité pour protéger vos SOP en permanence, et la tranquillité d’esprit de savoir que les procédures de votre entreprise restent en sécurité.

Il est temps de choisir votre logiciel SOP

Dans ce guide, nous avons présenté les fonctionnalités principales à rechercher pour choisir vos outils SOP, ainsi que les logiciels de procédures opératoires standard que nous considérons parmi les meilleurs du marché. 

Chez Touch Stay, notre application de guides numériques est exactement ce qu’il vous faut pour créer des SOP visuellement engageants et complets pour n’importe quelle procédure, afin de fluidifier et de maintenir la cohérence de vos opérations. 

Envie d’essayer par vous-même ? Inscrivez-vous pour un essai gratuit de 14 jours de Touch Stay et commencez à créer des SOP efficaces pour améliorer les opérations de votre organisation dès aujourd’hui.