Comment rédiger un SOP : un guide simple, étape par étape

Si vous êtes en plein lancement de votre activité locative, il y a de fortes chances que vous ayez déjà croisé le terme SOP (procédure opérationnelle standard). Les SOP jouent un rôle clé dans le fonctionnement de votre entreprise : elles alignent votre équipe et vous, pour que vous puissiez exécuter vos processus organisationnels avec efficacité.

En mettant en place des SOP efficaces, vos activités restent toujours fluides, et en les communiquant bien, vous vous assurez que toute l’équipe a une vision claire des processus et procédures de l’entreprise. Cela laisse très peu de place à l’erreur ou aux problèmes dans le flux de travail du quotidien. 

Avec tant d’avantages et d’usages, comment rédiger exactement des procédures opérationnelles standard ? Dans ce guide, nous avons exploré comment écrire un SOP complet et réfléchi, en détaillant les étapes essentielles à prendre en compte. 

Qu’est-ce qu’un SOP ?

D’abord, que signifie SOP ? SOP est l’abréviation de Standard Operating Procedure, ou procédure opérationnelle standard. C’est un document qui détaille un ensemble d’instructions, avec les étapes nécessaires pour mener un processus à son terme et atteindre un objectif. 

Sans SOP pour les processus de votre organisation, vous n’avez pas défini ce qui doit être accompli, ni comment l’exécuter. C’est particulièrement important si de nouveaux employés rejoignent l’équipe, et pour que tous les membres restent constants dans la livraison des tâches et des services de l’entreprise.

Quel est le but des procédures opérationnelles standard (SOP) ?

Avant de créer une procédure opérationnelle standard, il est d’abord important d’en comprendre le but. Le but le plus fondamental des SOP est d’offrir des consignes bien rédigées, concises et claires, pour que vous et votre équipe exécutiez les processus et opérations de façon constante. 

Créer des SOP est aussi essentiel pour respecter diverses réglementations et normes du secteur, liées à la santé et à la sécurité au travail, à l’hygiène, ainsi qu’à d’autres domaines comme la protection des données. Les SOP sont donc tout à fait nécessaires pour minimiser le risque pour vous, votre équipe et vos clients. 

Pourquoi les SOP sont-ils importants ?

Sans SOP pour vos processus organisationnels, vous ne mettez pas en place les mesures qui assurent que les tâches et procédures de l’entreprise s’exécutent correctement et efficacement. Cela maintient la qualité de vos opérations et laisse peu de place à l’erreur. 

Avoir des SOP auxquels tous les membres de l’équipe peuvent se référer garantit que tout le monde est aligné, ce qui rend les actions de l’entreprise cohérentes, uniformes et constantes. Les SOP créent donc un plan essentiel de toutes vos opérations, et vous aident à rester sur une trajectoire stable vers le succès. 

Comment rédiger une procédure opérationnelle standard

Maintenant que vous êtes à jour sur ce que sont les procédures opérationnelles standard et sur leur importance, il est temps de passer à l’étape suivante : comment rédiger un bon SOP. 

Il y a une série de points à prendre en compte pour écrire un SOP complet et efficace.  Pour vous alléger la charge, nous avons creusé le sujet pour en extraire les 12 étapes les plus importantes qui vous aideront à rédiger des SOP pour votre entreprise :

#1 Identifiez les processus clés de votre entreprise

Avant même de poser le stylo sur le papier, vous devez identifier les processus et procédures de votre entreprise qui nécessitent un SOP.

Prendre du recul pour voir l’entreprise dans son ensemble vous aidera à repérer les processus pour lesquels il faut penser à développer un SOP. Vous pourrez ensuite prioriser les domaines qui, selon vous, ont le plus urgemment besoin d’un SOP, et les traiter de front. 

Les échanges avec vos employés, managers et autres parties prenantes sont aussi essentiels à cette étape. Ces personnes pourront éclairer des processus auxquels elles participent régulièrement et pour lesquels un SOP doit être développé, que vous n’auriez peut-être pas identifiés au premier regard.

#2 Définissez le périmètre

Lors du travail sur un SOP, vous devez vous concentrer sur les besoins du service de votre entreprise auquel ce SOP s’applique le plus. 

Ainsi, vous vous assurez que vos SOP restent dans les limites et les paramètres des rôles et responsabilités concernés. En comprenant et en définissant le périmètre de votre SOP, vous garantissez qu’il pourra être suivi avec succès par ceux qui l’utiliseront.

#3 Définissez l’objectif final

Même si cela peut sembler lointain, savoir quel objectif final vous visez pour votre SOP au moment de le rédiger est crucial. En le connaissant, vous pouvez commencer à penser aux étapes critiques pour l’atteindre, qui seront ensuite les détails ajoutés à votre SOP. 

#4 Parlez aux parties prenantes

Lors du développement d’un SOP, une partie prenante peut être n’importe qui dans votre équipe et votre organisation qui a un éclairage utile à apporter. Cela peut inclure des employés dont vous savez qu’ils utiliseront le SOP une fois finalisé, ou votre équipe de direction, qui a souvent une bonne compréhension de la façon de développer et de livrer les meilleures pratiques. 

Veillez à impliquer activement ces personnes pendant le développement du SOP, pour être sûr d’avoir pris en compte toutes les parties clés qui pourraient être concernées. 

#5 Déterminez qui est votre audience

En comprenant l’audience qui lira vos SOP, vous reconnaissez mieux comment les rédiger. Vous devez considérer plusieurs points liés à l’audience pour assurer le succès du développement de vos SOP.

D’abord, votre audience est-elle composée de nouveaux employés ? Si oui, votre SOP doit être assez détaillé et se concentrer sur la formation et les connaissances que ces personnes doivent acquérir. Si votre audience est large, ou inclut plusieurs personnes de différents secteurs de l’entreprise, vous devez communiquer le SOP de façon à préciser exactement à qui il s’adresse, et comment les différents rôles s’insèrent dans sa mise en œuvre. 

Enfin, votre audience a-t-elle déjà de l’expérience et des connaissances sur le sujet du SOP ? Sinon, veillez-vous à limiter le jargon et à n’utiliser que des termes qu’elle comprendra ? Vos SOP doivent toujours être communiqués clairement, pour qu’ils soient facilement compris par l’audience et évitent la confusion.

#6 Choisissez votre format 

Les procédures opérationnelles standard peuvent prendre plusieurs formats. Les comprendre à l’avance vous aidera à décider de la meilleure façon de présenter vos SOP. Il y a trois types principaux :

1. Simple : ce format de SOP convient aux SOP peu complexes, qui peuvent être présentés de façon simple et sans complication. 
   
   En général, seuls quelques chapitres restent dans le document : une explication du but du SOP, une liste étape par étape de son processus, et les responsabilités demandées aux personnes.
   
   

2. Hiérarchique : on l’appelle aussi format SOP complexe. Il est bien organisé, en général en sections avec des titres et une table des matières, pour mieux structurer le SOP et le rendre plus digestible. 

   Les sections de ce format incluent généralement une vue d’ensemble du SOP, son but, des instructions détaillées étape par étape pour sa mise en œuvre, et les personnes responsables de chaque étape. 
   
   

3. Organigramme : c’est le format le plus créatif pour rédiger un SOP, qui consiste à créer un schéma pouvant décrire à la fois des procédures complexes et simples du SOP.
   
   Ces schémas incluent généralement : le but du SOP, un graphique bien organisé et fluide pour afficher visuellement le processus, et les responsabilités des personnes impliquées.
   
   D’autres formats de SOP incluent aussi des vidéos et des parcours interactifs, que vous pourrez préférer si vous voulez un mode plus visuel ou plus pratique pour que votre audience assimile vos SOP. 

#7 Choisissez ou créez un modèle

Vous pourrez trouver des modèles SOP existants en ligne pour créer un SOP, ou de nombreux logiciels SOP proposent une sélection de leurs propres modèles. Vous pouvez aussi créer vos propres modèles SOP dans ces applications, pour les réutiliser lors de développements futurs. 

Chez Touch Stay, nos Guides digitaux adaptables vous permettent de créer et de gérer des SOP pour votre entreprise. Quel que soit votre secteur, vous pouvez tirer parti de notre gamme de modèles existants comme base de vos SOP. Ou vous pouvez créer les vôtres facilement, pour y ajouter votre touche personnelle. 

Vous pouvez parcourir une gamme de Guides Touch Stay existants, qui montrent que tout est possible lorsqu’il s’agit de créer un SOP pour votre organisation avec notre application. 

#8  Menez une recherche approfondie

Outre les éclairages et informations des parties prenantes, vous devez mener votre propre recherche pour rassembler le plus d’informations possible avant de créer un SOP. 

Pour cela, regarder les procédures ou politiques déjà en place est un excellent point de départ pour construire votre SOP. Vous pouvez les revoir et les analyser, puis tisser tout ce qui compte dans votre propre SOP. 

Rien n’est non plus aussi révélateur que d’observer en action le processus pour lequel vous développez un SOP. Prenez le temps de revoir comment il est réalisé, pour mieux comprendre comment l’améliorer en identifiant les problèmes ou les défis qui peuvent survenir. 

#9 Rédigez votre SOP

C’est le moment de s’y mettre ! Vous pouvez commencer à écrire un brouillon de SOP. Nous recommandons d’inclure les sections et éléments suivants lorsque vous créez un SOP :

• Page de titre : avec le titre de la procédure elle-même, les dates de publication ou de révision, le nom de votre entreprise et le secteur auquel elle s’applique.
  
  
• Table des matières : cela vous aide à mieux organiser le document et à le parcourir facilement. Vous ne la sentirez peut-être nécessaire que si votre SOP est plus long et plus détaillé. 
  
  
• Informations préparatoires : détaillez ce qu’est votre SOP, son but et son périmètre. Décrivez aussi les rôles et responsabilités des personnes dans le SOP, et à qui il s’adresse le plus. S’il faut des matériaux ou des ressources, indiquez-le aussi, ainsi que les risques éventuels et les précautions à prendre. 
  
  
• Les procédures et la méthodologie : il est essentiel, dans cette section, d’offrir une description détaillée de la méthodologie du SOP, avec des consignes étape par étape sur la façon dont une personne peut le réaliser.
  
  
• Sections supplémentaires : vous pouvez aussi inclure un glossaire de définitions si votre audience a besoin de clarifier des termes. Une section « conseils de dépannage » pour décrire ce qui peut mal tourner, et comment cela entre en jeu, peut aussi être utile.

#10 Testez votre SOP et recueillez des retours

Il est temps de mettre votre création en pratique, en testant si votre document SOP fonctionne et atteint le résultat visé. Pendant cette étape, demandez aussi à des membres pertinents de l’équipe de mettre le SOP en pratique, pour vous assurer que le langage utilisé et la façon dont vous avez communiqué les consignes se comprennent facilement. Il est essentiel de recueillir aussi les retours de votre équipe et des parties prenantes pendant ce processus. 

#11 Modifiez et améliorez votre SOP

À partir des retours de vos parties prenantes et de votre équipe, et des tests que vous avez menés, vous devez traiter les problèmes qui ont pu apparaître et faire les itérations nécessaires sur le document SOP. Mettez à jour votre brouillon existant avant de demander d’autres retours à l’équipe et de mener d’autres tests, jusqu’à ce que vous sentiez que votre SOP est dans sa version finale. 

#12 Déployez vos SOP et révisez-les régulièrement

Une fois satisfait de votre SOP, vous pouvez commencer à le déployer et former vos utilisateurs à s’en servir. Vous devriez toujours chercher à revoir et affiner vos SOP pour voir comment les améliorer dans le temps. Car à mesure que l’entreprise et l’équipe grandissent, vos SOP devront être mis à jour. 

De même, si des influences externes surviennent, comme un changement de législation ou un changement des besoins des consommateurs, c’est une autre raison de revoir vos SOP et de voir s’ils doivent être mis à jour. 

Êtes-vous prêt à créer un SOP pour votre entreprise ? 

Créer des SOP détaillés et aboutis est un élément crucial de la gestion de vos opérations. Chez Touch Stay, nous avons travaillé à produire une application simple d’usage, qui vous permet de créer des SOP, du plus simple au plus complexe, dans un format visuellement attractif qui fluidifiera les procédures de votre entreprise. 

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