SOP vs política: ¿cuál es la diferencia?

La política suele considerarse la columna vertebral de una organización: fija su postura y dice qué deben y no deben hacer los empleados para cumplir las expectativas y encarnar los valores de la empresa. Los procedimientos operativos estándar, o SOP, son una pieza mucho más pequeña del puzzle, con un círculo de influencia más limitado, aunque también son importantes para el cumplimiento y para conseguir resultados concretos.

Entender las diferencias entre política y procedimiento es clave para que ambas sirvan a su propósito y se usen bien, con los mejores resultados. En este artículo recorremos las diferencias que conviene sopesar al hablar de SOP vs política, y explicamos el impacto e importancia de esas diferencias en cada caso.

• ¿Qué es un procedimiento operativo estándar?
• ¿Qué es una política?
• ¿Cuál es la diferencia entre políticas y procedimientos?

¿Qué es un procedimiento operativo estándar?

Un procedimiento operativo estándar, abreviado SOP, es un conjunto oficial de directrices para un procedimiento de negocio. Define una forma estandarizada de hacer las cosas en una organización y crea un conjunto de instrucciones que todos los empleados siguen para reducir la variación entre resultados.

Los SOP se usan en todo tipo de escenarios e industrias. Son especialmente útiles cuando un negocio tiene un conjunto de acciones que hay que seguir en el orden correcto para completar una tarea, como hacer una auditoría, rellenar un informe o completar un análisis. También se usan a menudo para controlar el riesgo, describiendo un procedimiento «seguro» que los empleados deben seguir para evitar daños y apoyando estrategias más amplias de gestión de riesgos corporativos.

El formato habitual de un procedimiento operativo estándar es un documento, digital o físico, al que todos los empleados tienen acceso. Cada organización tendrá estándares distintos sobre qué incluir en un SOP y cómo compartir esa información, pero el propósito general es el mismo.

¿Qué es una política?

Una política es un conjunto de directrices que describe la postura de una organización sobre un tema y cómo esa postura influye en el comportamiento y las acciones. Es un documento de alto nivel, accesible para todos, también para personas ajenas a la organización, y se usa para sostener los valores e informar a los empleados de lo que se espera de ellos.

A veces las políticas vienen directamente de la legislación, en temas como salvaguarda, salud y seguridad o recogida de datos. Otras pueden estar ligadas a regulaciones del sector o a expectativas del lugar de trabajo, pero serán más específicas de la organización y describirán, por ejemplo, cómo se negocian los salarios o cómo se piden las vacaciones.

Muchas empresas también usan políticas para dar una base sólida a sus acciones, lo que ayuda cuando esas acciones o decisiones se cuestionan. Por ejemplo, si un empleado afirma que su despido fue injusto, tener una política que explique cómo se gestionan los despidos y qué procedimientos intervienen en la decisión puede proteger al empleador y respaldar sus actos.

¿Cuál es la diferencia entre políticas y procedimientos?

La forma más simple de pensar la diferencia entre políticas y procedimientos es esta: las políticas son reglas y los procedimientos son instrucciones. Ambas son esenciales en un negocio, pero sirven a propósitos muy distintos.

Aquí va un desglose más detallado para responder a la pregunta «¿Cuál es la diferencia entre políticas y procedimientos?».

Nivel de detalle

El nivel de detalle entre un SOP y una política laboral es una de las claves que los distingue. Al crear uno u otro, un SOP necesita mucho más contenido y especificidad para funcionar.

Puedes pensar las directrices de un SOP como un conjunto de instrucciones que aseguran el mismo resultado, minimizan el riesgo y crean estabilidad. Si esas instrucciones son vagas, hay mucho más margen de interpretación para quien las sigue. Sin el nivel correcto de detalle, un procedimiento operativo estándar no podrá hacer aquello para lo que se creó.

Las políticas, en cambio, no suelen ser demasiado detalladas porque tienen que ser concisas y entenderse rápido. Una política busca exponer una decisión o un curso de acción de forma directa, así que los documentos de política suelen ser más amplios y más cortos que los SOP.

Cumplimiento

Aunque un documento de procedimiento operativo estándar puede nacer de la necesidad de cumplir una ley, las políticas suelen estar mucho más ligadas al cumplimiento. Esta es otra de las diferencias clave entre SOP y políticas: su conexión con el cumplimiento regulatorio y legal.

A veces la política de empresa es un requisito de una ley, porque algunas normas exigen que la organización tenga una declaración oficial sobre su postura o sobre cómo trata ciertos escenarios en el trabajo. Esas políticas se usarán como prueba de que la empresa cumple, así que no seguir lo que describe la política puede tener consecuencias serias.

Los SOP, en cambio, se centran en compartir el enfoque de la organización para hacer algo. En temas como la salud y seguridad, los procedimientos operativos estándar pueden dar instrucciones que ayuden a los empleados a cumplir la legislación relevante, pero el documento en sí no suele estar informado de forma directa por una normativa oficial.

Alcance

Cuando hablamos de alcance en este contexto, nos referimos a la amplitud de cosas en una organización a las que se aplica la política vs el procedimiento. Esto enlaza con el propósito de ambas, y con la diferencia entre lo específico y lo amplio.

El alcance de un SOP suele ser bastante estrecho, porque en general se usa para explicar cómo completar una tarea concreta. Las directrices del procedimiento solo serán aplicables a un tipo de tarea, y se crean varias versiones para procesos distintos.

Las políticas están pensadas para ser mucho más amplias y generales, y describen una postura o una expectativa que se puede aplicar a un abanico de escenarios. Necesitan un alcance amplio porque su propósito es orientar la dirección de muchas cosas en una empresa, ofreciendo una visión de un tema que ilustra una posición, unas expectativas o unas posibles consecuencias.

Relevancia

En cuanto a la relevancia en la diferencia entre políticas y procedimientos, nos referimos a lo relevante que es la información de cada una para los empleados de una organización. Es clave para diferenciarlas, porque las políticas aplican a todos los empleados y las directrices de un SOP solo suelen usarlas grupos concretos, según su propósito.

La política de empresa es de toda la empresa, e impacta a todo el mundo, del CEO al personal junior. Las interpretaciones de ciertas políticas y su impacto pueden variar un poco según el rol, pero todo el mundo en la organización tiene que familiarizarse con la política oficial y actuar en consecuencia.

Habrá un abanico de SOP creados para distintos procesos de la empresa, y solo serán relevantes para los empleados cuyo rol exige seguir ese proceso. Por tanto, los SOP pueden diseñarse y escribirse con públicos distintos en mente, mientras que las políticas tienen que ser aplicables y accesibles para todos.

Público

Siguiendo con esa idea de política vs procedimiento, otra diferencia definitoria es el público para el que se crean estos documentos. Los SOP deben ser lo bastante detallados y claros para que cualquiera pueda seguir las instrucciones, pero normalmente se habrán creado para un departamento o un rol concreto. 

La política aplica a todo el que trabaja en una organización, pero a veces también se comparte con gente de fuera, por ejemplo publicando políticas concretas en la web de la empresa. Por eso la política hay que crearla y escribirla de un modo fácil de entender, da igual tu contexto o tu vínculo con la empresa.

Jerarquía

Los documentos, declaraciones y directrices de una empresa se ordenan en una jerarquía de importancia. Una diferencia clave entre políticas y procedimientos es dónde cae cada uno en esa jerarquía.

La política es de la documentación más importante que existe en una empresa, sentada arriba del todo junto a (e interactuando con) cosas como la misión, los objetivos y los valores. Informa otros documentos que se crean y da una visión de las expectativas y opiniones que caracterizan a la organización.

Los SOP están más abajo en esta jerarquía que las políticas de empresa por su naturaleza específica y su impacto en un solo proceso concreto.

Adaptabilidad

La adaptabilidad es un punto interesante cuando hablamos de las diferencias entre procedimientos operativos estándar y políticas. Según cómo interpretes el término, las diferencias cambian.

Los SOP tienen que ser muy rígidos en las instrucciones que ofrecen y no deberían dejar margen de interpretación, porque necesitan ser específicos en la guía que dan. Sin embargo, es mucho más fácil hacer cambios en un SOP, ya sea aclarar un punto o editar una frase, lo que significa que son documentos que se pueden adaptar con bastante facilidad y sin un impacto mayor.

En contraste total, la política puede considerarse bastante adaptable porque engloba declaraciones amplias que se pueden interpretar de distintas formas. Pero adaptar de verdad la política de empresa es mucho más complicado y tendría un impacto generalizado, así que una vez creada, no es tan fácil de adaptar.

Posición estratégica

La última diferencia que vamos a tratar entre política y SOP es la posición estratégica que ambos tipos de documento ocupan en una organización. Como dicta su jerarquía, la política tiene un impacto en cascada sobre la mayoría de las cosas que están «debajo», mientras que los SOP tienen un impacto mucho menor en áreas concretas de la organización.

La política a menudo influye o se crea para informar la estrategia general de negocio, guiando decisiones de forma continua y confirmando la postura de la empresa sobre distintos temas. Los SOP pueden describir un proceso conectado de forma directa a la estrategia de negocio, pero se usan como herramienta para implementarla y no tienen efecto sobre ella.

Resumen

Políticas y procedimientos cumplen un papel importante en una organización, pero tienen propósitos y rasgos bastante distintos, lo que hace sencillo diferenciarlos. Crear un procedimiento operativo estándar será un proceso muy distinto de redactar la política de empresa, y entender las diferencias te ayuda a cubrir todo lo que se exige en ambos.

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