SOP vs politique : quelle différence ?

La politique est souvent vue comme la colonne vertébrale d’une organisation : elle fixe sa position et dit ce que les employés doivent et ne doivent pas faire pour respecter les attentes et incarner les valeurs de l’entreprise. Les procédures opérationnelles standard, ou SOP, sont une pièce beaucoup plus petite du puzzle, avec un cercle d’influence plus limité, même si elles comptent aussi pour la conformité et pour obtenir des résultats précis.

Comprendre les différences entre politique et procédure est essentiel pour que les deux servent leur but et soient utilisées correctement, avec les meilleurs résultats. Dans cet article, nous parcourons les différences à peser quand on parle de SOP vs politique, et nous expliquons l’impact et l’importance de ces différences dans chaque cas.

• Qu’est-ce qu’une procédure opérationnelle standard ?
• Qu’est-ce qu’une politique ?
• Quelle est la différence entre politiques et procédures ?

Qu’est-ce qu’une procédure opérationnelle standard ?

Une procédure opérationnelle standard, abrégée SOP, est un ensemble officiel de consignes pour une procédure métier. Elle définit une façon standardisée de faire les choses dans une organisation, et crée un jeu d’instructions que tous les employés suivent pour réduire la variation entre les résultats.

Les SOP peuvent servir dans toutes sortes de scénarios et d’industries. Elles sont particulièrement utiles quand une entreprise a un ensemble d’actions à suivre dans le bon ordre pour terminer une tâche, comme mener un audit, remplir un rapport ou réaliser une analyse. Elles servent aussi souvent à maîtriser le risque, en décrivant une procédure « sûre » que les employés doivent suivre pour éviter les dommages et en soutenant des stratégies plus larges de gestion des risques d’entreprise.

Le format habituel d’une procédure opérationnelle standard est un document, numérique ou physique, auquel tous les employés ont accès. Chaque organisation aura des standards différents sur ce qu’il faut inclure dans une SOP et sur la façon de partager cette information, mais le but global est le même.

Qu’est-ce qu’une politique ?

Une politique est un ensemble de consignes qui décrit la position d’une organisation sur un sujet et la façon dont cette position influe sur les comportements et les actions. C’est un document de haut niveau, accessible à tout le monde, y compris aux personnes extérieures à l’organisation, et il sert à porter les valeurs et à informer les employés de ce que l’on attend d’eux.

Les politiques sont parfois directement informées par la législation, dans des cas comme la protection des personnes, la santé et la sécurité ou la collecte de données. D’autres peuvent être liées à des réglementations de secteur ou à des attentes du lieu de travail, mais seront plus spécifiques à l’organisation et décriront, par exemple, comment les salaires se négocient ou comment poser des congés.

Beaucoup d’entreprises utilisent aussi les politiques pour donner une base solide à leurs actions, ce qui aide quand ces actions ou décisions sont contestées. Par exemple, si un employé affirme que son licenciement était injuste, avoir une politique qui explique comment les licenciements sont gérés et quelles procédures interviennent dans la décision peut protéger l’employeur et appuyer ses actes.

Quelle est la différence entre politiques et procédures ?

La façon la plus simple de penser la différence entre politiques et procédures, c’est que les politiques sont des règles et les procédures des instructions. Les deux sont essentielles dans une entreprise, mais elles servent des buts très différents.

Voici un détail plus précis pour répondre à la question « Quelle est la différence entre politiques et procédures ? ».

Niveau de détail

Le niveau de détail entre une SOP et une politique interne est un point clé qui définit leurs différences. Quand il s’agit d’en créer une ou l’autre, une SOP exige beaucoup plus de contenu et de précision pour réussir.

Vous pouvez voir les consignes d’une SOP comme un jeu d’instructions qui garantissent le même résultat, minimisent le risque et créent de la stabilité. Si ces instructions sont vagues, il y a beaucoup plus de place pour l’interprétation de la personne qui les suit. Sans le bon niveau de détail, une procédure opérationnelle standard ne pourra pas faire ce pour quoi elle a été créée.

Les politiques, elles, tendent à ne pas être trop détaillées, parce qu’elles doivent rester concises et se comprendre vite. Une politique vise à exposer une décision et/ou un cap de façon directe, donc les documents de politique sont souvent plus larges et plus courts que les SOP.

Conformité

Si un document de procédure opérationnelle standard peut naître d’une obligation de conformité légale, les politiques sont souvent beaucoup plus étroitement liées à la conformité. C’est une autre des différences clés entre SOP et politiques : leur lien avec la conformité réglementaire et légale.

La politique d’entreprise peut parfois être exigée par un texte de loi, car certaines règles imposent qu’une organisation ait une déclaration officielle sur sa position ou sur sa façon de traiter des scénarios au travail. Ces politiques serviront de preuve que l’entreprise est conforme, donc ne pas suivre ce que la politique décrit peut avoir des conséquences sérieuses.

Les SOP, elles, se concentrent sur le partage de l’approche de l’organisation pour faire quelque chose. Dans le cas de la santé et sécurité, les procédures opérationnelles standard peuvent donner des instructions qui aident les employés à respecter la législation pertinente, mais le document lui-même n’est en général pas directement informé par une réglementation officielle.

Périmètre

Quand nous parlons de périmètre ici, nous voulons dire l’ampleur des choses dans une organisation auxquelles s’applique la politique vs la procédure. Cela rejoint le but de chacune, ainsi que la différence entre le spécifique et le large.

Le périmètre d’une SOP est en général assez étroit, car elles servent le plus souvent à expliquer comment terminer une tâche précise. Les consignes de procédure ne s’appliqueront vraiment qu’à un type de tâche, avec plusieurs versions créées pour des processus différents.

Les politiques sont conçues pour être beaucoup plus larges et générales, et décrivent une position ou une attente applicable à un éventail de scénarios. Elles ont besoin d’un périmètre large parce que leur but est de guider la direction de toutes sortes de choses dans une entreprise, en offrant une vue d’un sujet qui illustre une position, des attentes ou des conséquences possibles.

Pertinence

En matière de pertinence dans la différence entre politiques et procédures, nous parlons de la pertinence de l’information de chacune pour les employés d’une organisation. C’est un point clé pour les distinguer, car les politiques s’appliquent à tous les employés, et les consignes d’une SOP ne tendent à être utilisées que par des groupes précis, selon leur but.

La politique d’entreprise est à l’échelle de l’entreprise, et touche tout le monde, du PDG jusqu’au personnel junior. Les interprétations de certaines politiques et leur impact peuvent varier un peu selon les rôles, mais tout le monde dans une organisation doit se familiariser avec la politique officielle et agir en conséquence.

Il y aura un éventail de SOP créées pour différents processus dans une entreprise, et elles ne seront pertinentes que pour les employés dont le rôle exige de suivre ce processus. Donc les SOP peuvent être conçues et rédigées avec des publics variés en tête, tandis que les politiques doivent être applicables et accessibles à tout le monde.

Public

Dans le prolongement de ce point sur politique vs procédure, une autre différence définissante est le public pour lequel ces documents sont créés. Les SOP doivent être assez détaillées et claires pour que n’importe qui puisse suivre les instructions, mais elles auront en général été créées pour un service ou un rôle précis. 

La politique s’applique à toutes les personnes qui travaillent dans une organisation, mais elle peut aussi être partagée avec des personnes extérieures, par exemple en listant des politiques précises sur le site de l’entreprise. Pour cette raison, la politique doit être créée et rédigée de façon à se comprendre facilement, quel que soit votre parcours ou votre lien avec l’entreprise.

Hiérarchie

Les documents, déclarations et consignes d’une entreprise s’inscrivent dans une hiérarchie d’importance. Une différence clé entre politiques et procédures est la place de chacune dans cette hiérarchie.

La politique fait partie de la documentation la plus importante d’une entreprise, tout en haut, aux côtés (et en interaction avec) des éléments comme les déclarations de mission, les objectifs et les valeurs. Elle informe les autres documents créés et donne une vue des attentes et des positions qui caractérisent l’organisation.

Les SOP sont plus bas dans cette hiérarchie que les politiques d’entreprise, en raison de leur nature spécifique et de leur impact sur un seul processus.

Adaptabilité

L’adaptabilité est un point intéressant quand on parle des différences entre procédures opérationnelles standard et politiques. Selon la façon dont vous interprétez le terme, les différences changent.

Les SOP doivent être très rigides dans les instructions qu’elles offrent et ne devraient vraiment laisser aucune place à l’interprétation, car elles ont besoin d’être précises dans le guidage qu’elles donnent. En revanche, il est beaucoup plus facile de modifier une SOP, que ce soit pour clarifier un point ou éditer une phrase, ce qui veut dire que ce sont des documents assez faciles à adapter, sans impact majeur.

À l’opposé total, la politique peut être vue comme assez adaptable parce qu’elle englobe des déclarations larges, interprétables de différentes façons. Mais adapter réellement la politique d’entreprise est beaucoup plus compliqué et aurait un impact étendu, donc une fois créée, elle n’est pas si facile à adapter.

Position stratégique

La dernière différence dont nous allons parler entre politique et SOP est la position stratégique que les deux types de documents occupent dans une organisation. Comme le dicte leur hiérarchie, la politique a un impact en cascade sur la plupart des choses qui sont « en dessous », tandis que les SOP ont un impact beaucoup plus petit sur des zones précises de l’organisation.

La politique influera souvent, ou sera créée pour informer la stratégie générale de l’entreprise, en guidant en continu les décisions et en confirmant la position de l’entreprise sur différents sujets. Les SOP peuvent décrire un processus directement lié à la stratégie, mais elles servent d’outil pour la mettre en œuvre et n’ont pas d’effet sur elle.

Résumé

Politiques et procédures jouent toutes deux un rôle important dans une organisation, mais elles ont des buts et des traits assez différents, ce qui rend simple de les distinguer. Créer une procédure opérationnelle standard sera un processus très différent de rédiger une politique d’entreprise, et comprendre les différences vous aide à couvrir tout ce qui est requis dans les deux cas.

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