¿Cuáles son los tres tipos de formato SOP?

En el mundo empresarial de hoy, la precisión y la consistencia son esenciales para el éxito. El secreto de unos flujos de trabajo fluidos está en tener procedimientos operativos estándar claros. Estos documentos dan un mapa a tu equipo y aseguran que todos los procesos de tu organización encajen con tus objetivos y con los estándares del sector. 

Aun así, hay mucho que tener en cuenta al redactar un procedimiento operativo estándar. Para que sea lo más eficaz posible, necesitas el formato adecuado para tus SOP. Los distintos formatos se pueden ver como distintas llaves: abren puertas nuevas y más oportunidades para las necesidades operativas de tu negocio. 

En este artículo hablamos de los tres tipos de formato SOP que agilizarán tus procesos internos y maximizarán la productividad de tu organización. Empezamos con una definición de los procedimientos operativos estándar para ponerte al día y luego entramos en los tres formatos: paso a paso, jerárquico y diagramas de flujo. Por último, damos algunas pistas para empezar a escribir un SOP para las operaciones de tu negocio.  

¿Te has preguntado qué formatos encajan mejor para documentar los procedimientos de tu empresa? Entonces esta es la guía que buscabas. 

• ¿Qué es un procedimiento operativo estándar?
• Los 3 tipos de formato SOP
• SOP paso a paso
• SOP jerárquicos
• SOP de diagrama de flujo
• Cómo escribir un procedimiento operativo estándar

¿Qué es un procedimiento operativo estándar?

Un SOP es un proceso documentado, o un conjunto de pasos, creado para asegurar la consistencia y la calidad de los servicios y de las acciones del negocio. Incluye detalles claros y precisos e instrucciones paso a paso para completar con éxito una tarea o un proceso. Una documentación coherente limita la variación en cómo tu equipo hace las tareas y da flujos de trabajo más eficientes.

Los SOP sirven para todo tipo de operaciones, desde el seguimiento financiero hasta redactar una estrategia de marketing: casi cualquier proceso de tu organización se beneficia de un SOP sólido. Además de mejorar la calidad del trabajo y de los servicios, los SOP son una forma excelente de subir la productividad del equipo, porque quitan las conjeturas y dan pasos claros que seguir. Eso reduce de forma notable los errores al completar procesos de trabajo y da más confianza para cumplir las responsabilidades en la empresa.

En este artículo encontrarás más información sobre los SOP y sus beneficios.

Los 3 tipos de formato SOP

Aunque los SOP tienen un montón de beneficios demostrados, conviene recordar que las personas son distintas. Aproximadamente el 60% de la población aprende de forma visual y saca más valor y comprensión de ayudas visuales y demostraciones, así que una lista de acciones puede no ser el método más fértil para estructurar un SOP. 

También deberías pensar en el público al que va el SOP, porque eso informa la forma más eficaz de plantearlo. Sea cual sea el formato que elijas, incluye una declaración de propósito al principio para explicar por qué hace falta el proceso y cómo encaja en las operaciones de tu negocio. 

Los tres formatos principales de SOP son las instrucciones paso a paso, los SOP jerárquicos y los SOP de diagrama de flujo. El formato que elijas dependerá sobre todo de tus circunstancias y del proceso concreto que quieres documentar. Ampliamos cada formato abajo.

SOP paso a paso

Como indica el nombre, un SOP paso a paso usa una lista ordenada de pasos que cubren la finalización con éxito de una tarea o un proceso complejo. El SOP se estructura de forma lineal: el usuario empieza por el primer paso y recorre los siguientes en orden cronológico. 

Los formatos SOP paso a paso encajan mejor en procesos sencillos que no tardan mucho. Así tus acciones como negocio quedan uniformes en todos los departamentos y equipos. También funcionan como herramienta útil al incorporar nuevas contrataciones, porque dan una guía concreta y clara de cómo cumplir las responsabilidades y convierten el proceso en hábito.  

Los beneficios de los formatos SOP paso a paso

Hay un abanico de beneficios que un SOP paso a paso puede aportar a tu negocio y a tus flujos de trabajo. El mayor es que este formato es muy fácil de seguir y resulta intuitivo de forma natural. La mayoría de la gente sigue sin problema una lista ordenada de pasos, y eso da una comprensión más completa de la tarea en su conjunto. 

Aun así, para que tu SOP paso a paso sea lo más eficaz posible, tendrás que entrar en el detalle sin complicar de más los pasos. Por ejemplo, puedes empezar a escribir tu SOP e identificar 50 pasos distintos para un proceso que al principio parecía una tarea simple. Al escribir un SOP, diferencia los detalles cruciales de la información innecesaria para mantener los pasos concisos y fáciles de seguir. 

Demasiados pasos y puede que la gente no llegue al final de la tarea; demasiado poca información y tu equipo puede no completar la tarea al nivel de los estándares de la empresa. Es una línea fina, pero recoger opiniones y actualizar los SOP de forma constante es esencial para que sigan funcionando. 

Consejo: Añadir imágenes y diagramas a un SOP paso a paso puede mejorar la comprensión y el cumplimiento del proceso. 

SOP jerárquicos 

Un SOP jerárquico es una gran forma de documentar procesos con pasos y tareas intercambiables. Se parece al formato paso a paso en que detallas los distintos aspectos de una tarea necesarios para completarla con éxito. Además te permite incorporar procesos o acciones más amplios, lo que hace el SOP más completo y más fácil de ejecutar. 

Un formato SOP jerárquico encaja mejor en procesos que piden más detalle pero no tienen que completarse en un orden concreto. Es la mejor opción para procesos de tu organización más complejos y que piden un enfoque más técnico. Puedes usar un formato SOP jerárquico para identificar categorías o etapas más amplias de un proceso, de modo que el usuario adapte el SOP a sus necesidades y circunstancias. 

Los beneficios de los formatos SOP jerárquicos

El beneficio de un enfoque jerárquico frente a otros formatos SOP es que puede simplificar procesos complejos y trocearlos en listas de tareas más manejables. Eso lo hace mucho más fácil de seguir que una lista extensa de pasos que podría abrumar o confundir al usuario. 

Dicho esto, los SOP jerárquicos pueden ser más difíciles de crear porque son más complicados. Piden una comprensión sólida y un nivel alto de familiaridad con el proceso concreto que intentas documentar. Con eso en mente, conviene que los empleados relevantes creen el SOP y lo prueben para asegurar que cubre los pasos y las categorías necesarias. 

SOP de diagrama de flujo

El último formato para un SOP de primer nivel es un diagrama de flujo. Es el más visual de los 3 formatos y consiste en un diagrama útil que detalla los pasos necesarios de un proceso de principio a fin. El usuario recorre el proceso con respuestas como «sí» o «no» a distintas situaciones, y eso indica los siguientes pasos que debe dar. Es una forma mucho más dinámica de presentar y documentar un proceso, y puede ayudar más cuando una tarea pide variación. 

Los diagramas de flujo encajan mejor en procesos donde hay que tomar distintas acciones según una variedad de factores. Eso hace el SOP mucho más fácil de seguir e informa al usuario de las opciones que tiene según el conjunto de circunstancias. 

Los beneficios de los formatos SOP de diagrama de flujo

Los diagramas de flujo permiten más flexibilidad que los SOP escritos, y esa es su mayor ventaja. Al elegir sus propias respuestas a los criterios dados, tu equipo puede completar la tarea de una forma adaptada a sus necesidades y a su situación. 

Otro beneficio de los SOP de diagrama de flujo es que son más adaptables que los otros dos tipos. Permiten al usuario encontrar la información que le aplica y seguir las acciones necesarias para su problema concreto. Aun así, los diagramas de flujo pueden ser bastante difíciles de montar. 

Tendrás que considerar todas las opciones y los resultados posibles al ejecutar el proceso. Luego hay que asegurar que todo eso quede reflejado en las rutas del diagrama para que sea eficiente y práctico para el usuario. Del mismo modo, piden un poco de trabajo de diseño, pero el software y las herramientas de SOP pueden ayudarte con eso. 

Cómo escribir un procedimiento operativo estándar

Ahora que entiendes los distintos tipos de SOP y sus beneficios, también conviene saber cómo empezar a documentar estos procesos. En esta sección hablamos en breve de cómo escribir procedimientos operativos estándar para que puedas empezar a implementarlos en tu organización. 

Puedes seguir esta lista de comprobación de SOP para empezar:

• Identifica lo que ocurre de verdad: Haz entrevistas y recoge opiniones de empleados y de las partes implicadas que están directamente en el proceso que quieres documentar. Eso te dará una imagen más clara de cómo hay que ejecutar el proceso y es un gran punto de partida para escribir un SOP completo. 
• Identifica a tu público: Es vital pensar en quién va a usar el SOP, porque eso informa el mejor formato y la mejor estructura del documento. Si el SOP lo usará tu equipo más amplio, querrás que sea fácil de entender en todos los niveles del negocio, desde la dirección hasta ejecutivos y asistentes. 
• Determina los pasos necesarios: Antes de empezar a escribir un procedimiento operativo estándar, deberías determinar qué pasos e instrucciones de trabajo son cruciales en su ejecución. Eso te ahorrará mucho tiempo al redactar el SOP. 
• Escribe tu SOP: Ya puedes empezar a escribir tu SOP cubriendo cada paso y las responsabilidades asociadas. Hay un abanico de plantillas de procedimiento operativo estándar en internet si necesitas ayuda para arrancar. 
• Recoge opiniones de tu equipo: Cuando hayas terminado de escribir tu SOP, pásalo a tu equipo más amplio y pide comentarios. Eso puede ayudarte a identificar obstáculos y huecos en el documento. También puedes pedir opiniones al incorporar a empleados nuevos para ver su perspectiva del SOP y si les resulta fácil de seguir. 
• Actualiza y mejora el SOP: Tras recibir los comentarios, haz los ajustes necesarios en tu SOP. Conviene actualizar los SOP con regularidad, porque las innovaciones en tecnología y en el sector pueden cambiar por completo cómo se ejecutan los procesos. 

Conclusión

Usar procedimientos operativos estándar es una gran forma de agilizar tus flujos de trabajo y subir la productividad de tu equipo. Con un conjunto claro de instrucciones repetibles para procesos simples y complejos, puedes asegurar que todo el mundo está en la misma página a la hora de ejecutar tareas y operaciones. 

Los tres formatos principales de SOP son paso a paso, jerárquico y diagrama de flujo, cada uno con sus usos y beneficios. Los SOP paso a paso sirven sobre todo para estandarizar tareas más pequeñas, mientras que los formatos jerárquicos son la mejor forma de trocear procesos complejos en bloques más manejables. Los diagramas de flujo son la mejor forma de dar ayudas visuales para completar un proceso y también dan mucha más flexibilidad, así que encajan en tareas con elementos de variación. 

Sea cual sea el formato que elijas, crear SOP es una forma segura de mejorar tu negocio y gestionar tus flujos de trabajo. 

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