Quels sont les trois types de format SOP ?

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, la précision et la constance sont essentielles au succès. Le secret de processus fluides, c’est d’avoir des procédures opérationnelles standard claires. Ces documents utiles donnent une carte à votre équipe et font en sorte que tous les processus de votre organisation s’alignent sur vos objectifs et les standards du secteur. 

Il y a pourtant beaucoup à considérer quand on rédige une procédure opérationnelle standard. Pour qu’elles soient aussi efficaces que possible, il vous faut le bon format pour vos SOP. On peut voir les différents formats comme autant de clés, qui ouvrent de nouvelles portes et plus d’opportunités pour vos besoins opérationnels. 

Dans cet article, nous présentons les trois types de format SOP qui vont fluidifier vos processus internes et maximiser la productivité de votre organisation. Nous donnons une définition des procédures opérationnelles standard pour vous mettre à niveau, puis nous entrons dans les trois formats : étape par étape, hiérarchique et logigrammes. Enfin, nous proposons quelques pistes pour commencer à rédiger un SOP pour les opérations de votre entreprise.  

Vous vous demandiez quels formats seraient les meilleurs pour documenter les procédures de votre entreprise ? Alors ce guide est fait pour vous. 

• Qu’est-ce qu’une procédure opérationnelle standard ?
• Les 3 types de format SOP
• SOP étape par étape
• SOP hiérarchiques
• SOP en logigramme
• Comment rédiger une procédure opérationnelle standard

Qu’est-ce qu’une procédure opérationnelle standard ?

Un SOP est un processus documenté, ou un ensemble d’étapes, créé pour garantir la constance et la qualité des services et des actions de l’entreprise. Il comprend des détails clairs et précis et des instructions étape par étape pour mener à bien une tâche ou un processus. Une documentation cohérente limite les écarts dans la façon dont votre équipe exécute les tâches et donne des processus plus efficaces.

Les SOP peuvent servir à toutes sortes d’opérations, du suivi financier à la rédaction d’une stratégie marketing : presque chaque processus de votre organisation peut bénéficier d’un SOP solide. Au-delà d’améliorer la qualité du travail et des services, les SOP sont aussi un excellent moyen de booster la productivité de votre équipe en enlevant le flou et en donnant des étapes claires à suivre. Cela réduit fortement les erreurs sur les processus de travail et donne plus de confiance pour remplir leurs fonctions dans l’entreprise.

Vous trouverez plus d’informations sur les SOP et leurs bénéfices dans cet article.

Les 3 types de format SOP

Les SOP ont une myriade de bénéfices prouvés, mais il faut se souvenir que les gens sont intrinsèquement différents. Environ 60 % de la population apprend de façon visuelle et tire plus de valeur et de compréhension des supports visuels et des démonstrations, donc une liste d’actions n’est pas forcément la méthode la plus féconde pour structurer un SOP. 

Vous devriez aussi considérer le public visé par le SOP, car cela informe la meilleure façon de le rendre efficace. Quel que soit le format choisi, incluez une déclaration d’objectif au début pour indiquer à l’utilisateur pourquoi le processus est nécessaire et comment il s’inscrit dans les opérations de votre entreprise. 

Les trois formats principaux de SOP sont les instructions étape par étape, les SOP hiérarchiques et les SOP en logigramme. Le format que vous choisirez dépendra largement de votre situation et du processus précis que vous cherchez à documenter. Nous détaillons chaque format ci-dessous.

SOP étape par étape

Comme le nom l’indique, un SOP étape par étape utilise une liste organisée d’étapes qui couvrent la réalisation d’une tâche ou d’un processus complexe. Le SOP est structuré de façon linéaire : l’utilisateur commence à la première étape et enchaîne les suivantes dans l’ordre chronologique. 

Les formats SOP étape par étape conviennent surtout aux processus simples qui ne prennent pas longtemps. Cela garantit que vos actions en tant qu’entreprise restent uniformes dans tous les services et équipes. Ils peuvent aussi servir d’outil utile lors de l’intégration des nouvelles recrues, en donnant un guidage précis et clair pour remplir leurs responsabilités et en transformant le processus en habitude.  

Les bénéfices des formats SOP étape par étape

Un SOP étape par étape apporte toute une gamme de bénéfices à votre entreprise et à vos processus. Le plus grand, c’est que ce format est très facile à suivre et naturellement intuitif. La plupart des gens suivent sans mal une liste ordonnée d’étapes, et cela leur donne une compréhension plus complète de la tâche dans son ensemble. 

Pour que votre SOP étape par étape soit aussi efficace que possible, il vous faudra entrer dans le détail tout en évitant de trop compliquer les étapes. Par exemple, vous pouvez commencer à rédiger votre SOP et identifier 50 étapes différentes pour un processus qui semblait au départ une tâche simple. En rédigeant un SOP, distinguez les détails cruciaux de l’information inutile pour garder les étapes concises et faciles à suivre. 

Trop d’étapes et les gens peineront à aller au bout de la tâche ; trop peu d’information et votre équipe peinera à la mener au niveau des standards de l’entreprise. C’est une ligne fine, mais recueillir des retours et mettre à jour vos SOP de façon constante est essentiel pour garantir leur efficacité. 

Conseil : Ajouter des images et des schémas à un SOP étape par étape peut améliorer la compréhension et le respect du processus. 

SOP hiérarchiques 

Un SOP hiérarchique est un excellent moyen de documenter des processus aux étapes et tâches interchangeables. Il ressemble à un format étape par étape en ce que vous détaillez les différents aspects d’une tâche nécessaires à sa réalisation. Il vous permet aussi d’incorporer des processus ou des actions plus larges, ce qui rend le SOP plus complet et plus facile à exécuter. 

Un format SOP hiérarchique convient mieux aux processus qui demandent plus de détail mais n’ont pas à être réalisés dans un ordre précis. C’est le meilleur choix pour les processus de votre organisation plus complexes par nature et qui demandent une approche plus technique. Vous pouvez utiliser un format SOP hiérarchique pour identifier des catégories ou des étapes plus larges d’un processus, ce qui permet à l’utilisateur d’adapter le SOP à ses besoins et à sa situation. 

Les bénéfices des formats SOP hiérarchiques

L’avantage d’une approche hiérarchique par rapport aux autres formats SOP, c’est qu’elle peut simplifier des processus complexes et les découper en listes de tâches plus gérables. C’est beaucoup plus facile à suivre qu’une longue liste d’étapes qui pourrait submerger ou perdre l’utilisateur. 

Cela dit, les SOP hiérarchiques peuvent être plus difficiles à créer car ils sont plus compliqués. Ils demandent une compréhension solide et un haut niveau de familiarité avec le processus précis que vous cherchez à documenter. Dans cet esprit, c’est une bonne idée de faire rédiger le SOP par les employés concernés et de le tester pour s’assurer qu’il couvre les étapes et les catégories nécessaires. 

SOP en logigramme

Le dernier format pour un SOP de premier plan est un logigramme. C’est le plus visuel des 3 formats et il consiste en un schéma utile qui détaille les étapes nécessaires d’un processus du début à la fin. L’utilisateur est guidé dans le processus par des réponses du type « oui » ou « non » à différentes situations, ce qui indique les prochaines étapes à suivre. C’est une façon beaucoup plus dynamique de présenter et de documenter un processus, et cela peut aider davantage quand une tâche demande de la variation. 

Les logigrammes conviennent surtout aux processus où différentes actions doivent être prises selon une variété de facteurs. Cela rend le SOP beaucoup plus facile à suivre et informe l’utilisateur des options dont il dispose selon l’ensemble des circonstances. 

Les bénéfices des formats SOP en logigramme

Les logigrammes permettent plus de flexibilité que les SOP rédigés, et c’est leur plus grand avantage. En choisissant leurs propres réponses aux critères fournis, votre équipe est mieux à même de réaliser la tâche d’une façon adaptée à ses besoins et à sa situation. 

Un autre bénéfice des SOP en logigramme, c’est qu’ils sont plus adaptables que les deux autres types. Ils permettent à l’utilisateur de trouver l’information qui s’applique à lui et de suivre les actions nécessaires pour son problème précis. En revanche, les logigrammes peuvent être assez difficiles à construire. 

Vous devrez considérer toutes les options et tous les résultats possibles lors de l’exécution du processus. Il faudra ensuite s’assurer que tout cela est bien rendu dans les parcours du logigramme pour le rendre efficace et pratique pour l’utilisateur. De même, ils demanderont un peu de travail de design, mais les logiciels et outils SOP peuvent vous y aider. 

Comment rédiger une procédure opérationnelle standard

Maintenant que vous comprenez les différents types de SOP et leurs bénéfices, il est important de savoir aussi comment commencer à documenter ces processus. Dans cette section, nous abordons brièvement comment rédiger des procédures opérationnelles standard pour que vous puissiez commencer à les mettre en place dans votre organisation. 

Vous pouvez suivre cette liste de contrôle SOP pour démarrer :

• Identifiez ce qui se passe vraiment : Menez des entretiens et recueillez les retours des employés et des parties prenantes directement impliqués dans le processus que vous cherchez à documenter. Cela vous donnera une image plus claire de la façon dont le processus doit être exécuté et c’est un excellent point de départ pour rédiger un SOP complet. 
• Identifiez votre public : Il est essentiel de considérer qui utilisera le SOP, car cela informe le meilleur format et la meilleure structure du document. Si le SOP sera utilisé par votre équipe élargie, vous voudrez qu’il soit facilement compréhensible à tous les niveaux de l’entreprise, de la direction aux cadres et aux assistants. 
• Déterminez les étapes nécessaires : Avant de commencer à rédiger une procédure opérationnelle standard, vous devriez déterminer quelles étapes et instructions de travail sont cruciales dans son exécution. Cela vous fera gagner beaucoup de temps à la rédaction du SOP. 
• Rédigez votre SOP : Vous pouvez maintenant commencer à rédiger votre SOP en couvrant chaque étape et les responsabilités associées. Vous trouverez toute une gamme de modèles de procédures opérationnelles standard en ligne si vous avez besoin d’aide pour démarrer. 
• Recueillez les retours de votre équipe : Une fois le SOP rédigé, transmettez-le à votre équipe élargie et demandez-leur leurs commentaires. Cela peut vous aider à identifier les obstacles et les manques dans le document. Vous pouvez aussi demander des retours à l’intégration de nouveaux employés pour avoir leur regard sur le SOP et savoir s’ils le trouvent facile à suivre. 
• Mettez à jour et améliorez le SOP : Après ces retours, faites les ajustements nécessaires. C’est une bonne idée de mettre à jour vos SOP régulièrement, car les innovations tech et sectorielles peuvent changer en profondeur la façon dont les processus s’exécutent. 

Conclusion

Utiliser des procédures opérationnelles standard est un excellent moyen de fluidifier vos processus et de booster la productivité de vos équipes. Avec un ensemble clair d’instructions répétables pour des processus simples et complexes, vous pouvez faire en sorte que toute l’équipe soit alignée pour exécuter les tâches et les opérations. 

Les trois formats principaux de SOP sont étape par étape, hiérarchique et logigramme, chacun avec ses usages et ses bénéfices. Les SOP étape par étape sont surtout utiles pour standardiser de plus petites tâches, alors que les formats hiérarchiques sont le meilleur moyen de découper des processus complexes en blocs plus gérables. Les logigrammes sont le meilleur moyen de fournir des aides visuelles pour réaliser un processus, et ils offrent aussi beaucoup plus de flexibilité, ce qui les rend adaptés aux tâches qui comportent de la variation. 

Quel que soit le format retenu, créer des SOP est un moyen sûr d’améliorer votre entreprise et de gérer vos processus. 

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