Comment gérer une location de vacances à distance

Le monde des affaires a beaucoup changé depuis l’apparition du coronavirus, surtout pour celles et ceux qui opèrent dans le voyage. Même si vous êtes un hôte de location de vacances qui a pu profiter du tourisme intérieur pendant la pandémie, la façon dont vous interagissez et accueillez vos voyageurs a elle aussi beaucoup changé. Nous parlons d’accueil à distance. 

L’accueil à distance n’est pas nouveau, mais il est devenu plus courant comme mesure de sécurité pendant la pandémie. 

Dans cet article, nous explorons quelques façons de mieux gérer votre location de vacances à distance. Nous avons même demandé conseil à nos Touch Stay Rock Stars (un groupe d’experts de la location de vacances qui utilisent Touch Stay). Lisez la suite pour une liste de conseils concrets qui garderont vos voyageurs contents, même s’ils n’ont pas le plaisir de vous rencontrer en personne. 

Laissez un cadeau de bienvenue à l’arrivée de vos voyageurs 

Vous le savez autant que nous : rien ne vaut un cadeau inattendu. Laisser un petit quelque chose à vos voyageurs fait des merveilles pour la relation, même si vous ne vous rencontrez jamais !

Nos Touch Stay Rock Stars ont de très bonnes idées de cadeaux, y compris des détails qui mettent en avant les spécialités de la région.

Je surprends les voyageurs avec une boîte de cookies d’un commerçant local. Elle les dépose dans le logement pour moi avant l’arrivée.

Nous offrons un panier de bienvenue avec du vin local, du nougat local et des cadeaux pour les enfants.

Les cadeaux de bienvenue sont aussi une belle occasion d’inclure un mot personnel :

Nous joignons un mot manuscrit à un panier de gourmandises de bienvenue, pour que les voyageurs en profitent dès l’arrivée.

Ce type de geste aide à consolider un lien plus humain entre vous et vos voyageurs. Pensez à inclure leur prénom dans le mot pour le rendre aussi personnel que possible : ce sont ces détails qui rendent le séjour mémorable. (Et qui vous aident à obtenir ces avis 5 étoiles !) 

Rendez tout personnel pour vos voyageurs 

Dans la continuité de ce qui précède, il est important de personnaliser autant que possible le séjour. Évidemment, quand nous disons tout personnaliser, prenez-le avec un grain de sel (inutile de broder leurs initiales sur les serviettes !) , mais faites un vrai effort.

Voyez les choses ainsi : nous voulons tous nous sentir uniques et spéciaux. Le dernier sentiment que l’on souhaite, c’est d’être l’un parmi tant d’autres. Donc, si vous ne pouvez pas donner ce toucher personnel en face à face, il faut trouver des façons créatives de le faire à distance.

Voici une excellente idée d’un Touch Stay Rock Star :

Nous avons un cadre photo digital qui affiche « Bienvenue » et le nom des voyageurs, puis fait défiler des photos de la région.

Il y a d’autres façons concrètes de personnaliser le séjour. Voici une idée d’un Rock Star : 

Nous utilisons les 4 derniers chiffres du téléphone de nos voyageurs comme code de porte, pour qu’ils s’en souviennent facilement.

Vous pouvez élargir cette idée pour allier personnalisation et accès facile. Par exemple : 

• Nommez le WiFi avec leur nom de famille pour qu’ils le trouvent facilement 
• Utilisez leur prénom comme mot de passe WiFi

Prenez au sérieux une communication claire

Heureusement, nous vivons désormais dans un monde où la communication à distance est devenue la norme, donc vos voyageurs ne devraient pas être trop déroutés de recevoir des SMS ou des WhatsApp. Cela ouvre une voie très directe et personnelle pour rester en contact et prendre des nouvelles du séjour. 

Nos Rock Stars hôtes à distance jurent par une communication écrite solide :

J’ai constaté que l’on peut créer un rapport formidable avec les voyageurs simplement en communiquant très bien par SMS ou app, et en étant très réactif. Une communication écrite amicale n’est pas facile pour tout le monde, mais je la trouve la compétence la plus essentielle pour accueillir à distance.

La communication par SMS est essentielle !! J’aime que mes voyageurs sachent que je suis là s’ils ont besoin de quoi que ce soit.

Nous envoyons toujours un SMS le jour 2 pour vérifier qu’ils ont passé une nuit confortable, et qu’ils ont tout ce qu’il leur faut.

Il y a d’autres façons d’assurer une communication écrite régulière en dehors des SMS. Vous-même, vous pouvez préférer garder le professionnel hors de vos messages personnels. 

C’est là que les emails sont très utiles, et ils peuvent aussi sembler un peu moins intrusifs pour vos voyageurs. Vous pouvez même les programmer avec une plateforme d’email (Touch Stay propose cette fonction : en savoir plus ici), ce qui veut dire que vous envoyez des emails personnalisés aux moments clés du séjour sans avoir à vous souvenir de les envoyer en temps réel. 

Par exemple, vous pouvez programmer jusqu’à trois emails avant l’arrivée, pour donner à vos voyageurs toutes les informations dont ils ont besoin avant le séjour, sans envoyer vous-même un seul email sur le moment.

Certains de nos Rock Stars font exactement cela :

J’utilise un service de planification pour préparer les emails à l’avance. Ensuite, je n’envoie que l’essentiel par SMS.

Offrez le petit-déjeuner à vos voyageurs 

Le petit-déjeuner est le repas le plus important de la journée, surtout avant une journée d’exploration. Alors, pourquoi ne pas offrir le petit-déjeuner à vos voyageurs dans le cadre du séjour ? Beaucoup d’avis 5 étoiles naissent de ces petits gestes de générosité, et ils vont loin pour que vos voyageurs se sentent choyés. (Pensez-y : ce n’est qu’un pas en dessous du petit-déjeuner au lit !) 

Beaucoup de nos Touch Stay Rock Stars incluent le petit-déjeuner :

Nous laissons un panier avec le petit-déjeuner du premier matin et un mot manuscrit pour les remercier de leur séjour et leur souhaiter de profiter du petit-déjeuner.

Rappelez-vous : pas besoin d’un petit-déjeuner élaboré. Cela peut être aussi simple qu’un pain local et un pot de confiture locale, abordable de votre côté, et garanti pour faire sourire. 

Rendez toutes vos informations accessibles en digital

L’ère digitale était déjà bien là, mais depuis la pandémie, l’accessibilité digitale est devenue encore plus cruciale pour gérer une activité à distance. Dans cet esprit, il est plus important que jamais d’en faire une priorité dans votre stratégie de gestion à distance de location de vacances.

Alors, comment rendre votre location de vacances plus accessible en digital pour vos voyageurs ?

Proposez un guide digital à vos voyageurs 

Un guide digital, c’est exactement ce que ça dit : la version digitale d’un livre de bienvenue traditionnel. C’est ce que nous faisons chez Touch Stay, et il est prouvé que cela améliore l’expérience de vacances. Il suffit de lire quelques avis de voyageurs qui ont utilisé un guide Touch Stay.

Il comprend des informations sur le logement, les procédures de check-in et de check-out, et des idées de choses à faire dans la région. On y accède depuis n’importe quel appareil, à tout moment, et il fonctionne même hors ligne (parfait si votre location est hors réseau !) 

C’est vraiment utile pour l’accueil à distance. Nos Touch Stay Rock Stars en jurent pour gérer leurs locations à distance : 

J’envoie notre guide de bienvenue Touch Stay dès la réservation, pour qu’ils commencent à découvrir la région et notre maison.

Une semaine avant l’arrivée, j’envoie le livre de bienvenue digital.

En savoir plus sur nos guides digitaux, et vous comprendrez vite la valeur qu’ils apportent à votre activité de location de vacances, que vous opériez à distance ou non. Vous pouvez voir un exemple de guide digital ici.

Utilisez des codes QR

Les codes QR sont une autre belle façon de digitaliser l’expérience. Ils marchent très bien pour donner à vos voyageurs un accès rapide à vos guides Touch Stay, sans avoir à fournir un lien. 

Proposez le check-in sans contact

Si vous ne pouvez pas accueillir vos voyageurs à l’arrivée, vous pouvez quand même rendre le check-in facile et flexible en proposant un check-in sans contact. 

Le check-in sans contact veut dire que vos voyageurs n’ont besoin de rencontrer personne pour accéder au logement. C’est utile d’un point de vue sanitaire en période de COVID, et cela leur permet aussi d’arriver à leur rythme, sans l’inquiétude de croiser quelqu’un à une heure précise (ce qui vous arrange aussi, vous ou votre équipe !)

Le check-in sans contact peut se faire de plusieurs façons. Par exemple, serrures Wi-Fi, codes d’accès, serrures électroniques ou boîtes à clés.  

Beaucoup de nos Touch Stay Rock Stars s’appuient sur le check-in sans contact pour la gestion à distance : 

J’inclus toujours le livre de bienvenue en ligne et l’entrée sans clé

Nous avons une boîte à clés sur la porte pour le check-in autonome.

En fait, certains hôtes de location de vacances le faisaient déjà avant la pandémie : 

Notre location courte durée est un logement en check-in autonome et le restera, COVID ou non, et c’est annoncé comme tel. Certaines personnes préfèrent vraiment le check-in autonome et ne veulent pas être accueillies. Je sais que ça peut sembler étrange, mais c’est vrai.

Si vous avez besoin de plus de conseils sur ce sujet, nous avons écrit tout un article sur tous les outils que vous pouvez utiliser pour un check-in sans contact.

Constituez une équipe formidable sur place

Enfin, l’accueil à distance a tout de même besoin de personnes. Porch.com a récemment expliqué comment réaliser une inspection de location qui a inspiré nos bonnes pratiques et nous a rappelé que la bonne équipe est essentielle ! Vous aurez besoin d’une équipe fiable, capable d’être sur place pour soutenir vos voyageurs. Cela inclut des personnes pour :

• Nettoyage
  • Vous pouvez aussi demander à votre équipe ménage d’ajouter une touche personnelle, et de vous aider pour les mots et les paniers cadeaux ou le petit-déjeuner.
• Plombiers, électriciens, bricoleurs pour les urgences 
• Serruriers pour les problèmes de serrure ou d’accès au logement 

Là encore, beaucoup de nos Touch Stay Rock Stars font un vrai effort pour constituer une équipe solide autour d’eux quand ils accueillent à distance :

Nous avons de l’aide près du logement si une urgence survient. Notre personne linge fait la remise en état et laisse un mot de bienvenue manuscrit pour les voyageurs qui arrivent, avec tout le nécessaire pour des s’mores.

Touch Stay, pour des voyageurs plus contents 

Chez Touch Stay, nous voulons vous aider à garder vos voyageurs contents, même si vous n’êtes pas là en personne. Après tout, des voyageurs contents, ce sont des avis cinq étoiles, et des avis cinq étoiles, c’est plus d’activité pour vous !

Notre livre de bienvenue digital dynamique est conçu pour répondre à tous les besoins de vos voyageurs à distance, en répondant aux questions fréquentes et en regroupant toutes les informations au même endroit, facile d’accès. Et tout cela en restant simple à personnaliser à votre marque et à vos voyageurs. Pour la gestion à distance d’une location de vacances, il n’y a pas mieux. 

Et contrairement aux autres guides digitaux du marché, Touch Stay stocke tout votre contenu dans un seul endroit en ligne. Il vous suffit de partager le lien avec vos voyageurs et ils y ont accès tout de suite, sans inscription ni téléchargement. 

Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui ! Commencez votre essai gratuit de 14 jours et voyez comment nous pouvons vous aider à mieux gérer votre maison de vacances à distance.