Qu’est-ce qu’un système PMS pour les locations vacances ? Un guide des systèmes de gestion locative

Faire tourner une activité de location de courte durée florissante, c’est jongler avec beaucoup d’assiettes : réservations, gestion des voyageurs, optimisation des tarifs et expériences inoubliables. Ça vous parle ? Si vous êtes prêt à laisser tomber les tableurs et à débloquer l’efficacité opérationnelle, voici votre nouvel allié : le système de gestion locative (PMS).

Ce guide PMS vous explique :

• Qu’est-ce qu’un système PMS ?
• Qui a besoin d’un système PMS ?
• Quels problèmes un PMS résout-il ?
• Comment choisir le PMS parfait
• Quelles fonctions clés chercher dans un système PMS ?
• Touch Stay et votre PMS
• Comment l’intégration d’un PMS avec Touch Stay booste votre activité
• Investir dans un PMS en vaut-il la peine ?
• J’ai moins de 10 propriétés : un PMS est-il vraiment nécessaire ?
• Quel PMS convient aux petites activités locatives ?

Qu’est-ce qu’un système PMS ?

Voyez un PMS comme le centre de commandement de votre entreprise. Un système PMS est une plateforme inestimable qui fluidifie chaque aspect de vos opérations de location de courte durée, des réservations et messages à la gestion des revenus et au reporting. Fini les calendriers éparpillés, les e-mails oubliés ou les chiffres tard le soir : un bon PMS apporte organisation et efficacité à votre rythme d’hôte.

Au premier semestre 2023 (dans l’UE seule !), les voyageurs ont passé 237 millions de nuits en hébergement de location de courte durée réservé via des plateformes en ligne : une hausse énorme de 18,8 % par rapport à l’année précédente. Ainsi, alors que le secteur de la location vacances poursuit sa croissance rapide, le logiciel PMS est devenu un outil essentiel pour les hôtes qui gèrent des propriétés sur des sites comme Airbnb et Vrbo.

Gérer les réservations est le quotidien d’un PMS, mais ses superpouvoirs vont bien au-delà :

• Automatisation : les tâches répétitives comme les e-mails de bienvenue, les rappels et les factures s’automatisent, et libèrent votre temps pour le stratégique.
• Infos voyageurs : fluidifiez la communication avec une boîte de réception centralisée, quel que soit le nombre de sites d’annonce, avec toutes les infos voyageur à portée de main.
• Revenus : optimisez vos tarifs à partir de données et d’analyses en temps réel, et maximisez votre potentiel de gain.
• Finances : obtenez des informations instantanées et des outils pour gérer votre résultat, avec des rapports détaillés sur les réservations, les revenus et les dépenses. Fini les conjectures !
• Avis : collectez facilement les retours des voyageurs et gérez les avis, pour améliorer en continu votre façon d’accueillir.

Qui a besoin d’un système PMS ?

Un large éventail de professionnels de l’hospitalité peut bénéficier d’un système PMS solide :

Propriétaires et gestionnaires de locations vacances

Pour les propriétaires d’une ou plusieurs propriétés de location de courte durée, le logiciel PMS automatise des tâches chronophages comme la communication voyageurs, le planning de ménage, les ajustements de tarifs (quand il est connecté à des outils de pricing comme PriceLabs ou Beyond), et plus. Cela permet aux petites équipes de faire grandir l’activité efficacement.

Sociétés de gestion locative  

Les gestionnaires plus importants, avec de nombreuses unités, s’appuient sur un logiciel PMS de niveau entreprise pour les opérations, avec des fonctions avancées comme des outils d’analyse d’activité, des rapports sur mesure, une comptabilité centralisée, des portails propriétaires et de l’automatisation pour les grandes équipes.

B&Bs/auberges

Le logiciel PMS donne aux propriétaires de B&B et aux aubergistes une vue sur les réservations et l’occupation, pour optimiser disponibilité et tarifs et augmenter les revenus. Les boîtes unifiées centralisent les canaux de communication voyageurs.

Hôtels

Les plateformes PMS hôtelières gèrent les processus d’accueil et d’exploitation : réservations, arrivées, service en chambre, affectation du ménage, réservations de groupe, gestion des tarifs et génération de rapports.

Quels problèmes un PMS résout-il ?

Jongler avec les responsabilités sur une ou plusieurs propriétés est un défi. Le logiciel PMS résout plusieurs points de douleur pour les gestionnaires de locations vacances : 

1. Processus manuels

Enregistrer les réservations, écrire aux voyageurs, ajuster les tarifs : tout faire à la main via des tableurs est inefficace. Un PMS automatise ces tâches répétitives pour réduire les erreurs et gagner du temps.

2. Silos de communication 

Sans boîtes centralisées, des messages voyageurs importants passent entre les mailles, sur e-mail, SMS et apps de messagerie. Une boîte unifiée dans un PMS assure que toutes les demandes reçoivent l’attention qu’il faut.  

3. Double réservation

À mesure que davantage de voyageurs découvrent des sites comme Airbnb et Vrbo, les annonces reçoivent plus de trafic de réservation sur plusieurs sites. Sans un channel manager adapté, les calendriers se désynchronisent, avec le risque de doubles réservations désastreuses. Un PMS l’évite grâce à des mises à jour instantanées de disponibilité.

4. Opérations désorganisées

Entre les changements de tarif, les réservations, les plannings de ménage et le reste, la gestion quotidienne de la location implique un rassemblement sans fin d’informations entre rôles, canaux et outils. Un logiciel PMS rassemble tout dans un seul tableau de bord, pour que les gestionnaires reprennent le contrôle et évitent le chaos. 

5. Reporting pénible

Prendre des décisions fondées sur les données exige un accès à des données opérationnelles fiables. Compiler des rapports dans des tableurs est douloureux, face à un PMS qui fournit des analyses sur l’occupation, les revenus, les principales sources de réservation, les métriques voyageurs et plus.  

Comment choisir le système PMS parfait

Avec tant d’options, trouver le bon système PMS peut sembler écrasant. Tenez compte de la taille de l’activité, du budget et des besoins précis au moment de choisir. Explorez les essais gratuits et comparez les fonctions pour voir quelle plateforme colle à votre façon d’accueillir. Souvenez-vous : le PMS parfait doit être une extension de votre activité, pas une charge.

En recherchant des options, concentrez-vous sur des solutions avec des interfaces simples et intuitives, une large palette d’intégrations et un support client dédié. Comme le sait tout voyageur aguerri, derrière chaque grande expérience voyageur, il y a le travail d’hôtes exceptionnels, soutenus par les bons outils. Votre système PMS doit élever votre activité, pas devenir une tâche de plus à gérer.

Quelles fonctions clés dois-je chercher dans un système PMS ?

Avec un marché de logiciels PMS saturé qui promet une gestion fluide des locations vacances, comment savoir quel système PMS convient à votre activité ? Voici quelques fonctions clés à évaluer :

Tableau de bord central 

Un hub de contrôle intuitif pour superviser réservations, messages, tâches, rapports et outils depuis une plateforme unifiée, accessible sur tous les appareils.

Channel manager  

Synchronise disponibilité et tarifs sur les sites OTA comme Airbnb, Booking et Vrbo via des connexions API, et prévient les doubles réservations.

Moteur de réservation

Les propriétaires peuvent construire des sites de réservation, alimentés par le PMS, pour accepter des réservations directes sans payer de commissions aux OTA.  

Messagerie automatisée

Envoie des confirmations et rappels automatisés, personnalisables, aux voyageurs lorsqu’ils réservent, arrivent, etc.  

Boîte unifiée

Les messages de tous les canaux de communication voyageurs arrivent dans une boîte centralisée pour des réponses rapides.

Paiements et facturation 

Encaissement des paiements voyageurs à la réservation, génération de factures sur mesure, et suivi des dépenses et paiements fournisseurs.

Gestion du ménage  

Planifie les agents de ménage automatiquement après les départs, et assigne des tâches comme la blanchisserie, la préparation des places de parking, etc.

Outils de pricing   

S’appuie sur des algorithmes pour optimiser le pricing dynamique sur les sites OTA selon les données de demande, les événements, etc., afin de maximiser les revenus.   

Comptabilité et reporting   

Reporting intégré et transparent sur des métriques opérationnelles comme la ventilation des revenus, les taux d’occupation, les principales sources de réservation, les statistiques voyageurs et plus.   

Intégrations leaders du secteur  

Se connecte à des apps de comptabilité, paiements, marketing, automatisation, analyse de données, expérience voyageur, et aux sites de voyage leaders pour la portée. Ce qui nous amène tout naturellement à… 

Touch Stay et votre PMS : un duo d’accueil idéal

Chez Touch Stay, nous comprenons la puissance d’un bon PMS. C’est pourquoi nos Guides digitaux s’intègrent sans friction avec toutes les plateformes leaders, notamment Guesty, Hostaway, Escapia, Lodgify, SuperControl, Smily, Anytime, OwnerRez, Avantio, Streamline, et Track. Cette intégration ouvre un monde de possibilités pour votre succès d’hôte :

• Mise en place sans effort : aucun code requis ! Connectez simplement votre PMS à Touch Stay et voyez vos beaux Guides glisser sans friction jusqu’aux voyageurs.
• Synchronisation automatique de l’inventaire : les informations de votre propriété se mettent à jour automatiquement dans votre Guide, et éliminent le travail manuel.
• Touches personnelles pour le voyageur : tirez les détails voyageur et les champs personnalisés de votre PMS pour personnaliser des sections du Guide, et que chaque voyageur se sente VIP.
• Livraison sans friction : envoyez votre Guide directement via la boîte de votre PMS, ou laissez Touch Stay gérer l’envoi automatique via Memo. C’est aussi simple que ça !

Comment l’intégration d’un PMS avec Touch Stay booste votre activité

Si les systèmes PMS riches en fonctions apportent une énorme valeur en centralisant la gestion opérationnelle, des bénéfices supplémentaires viennent de l’intégration de votre PMS avec une plateforme d’expérience voyageur conçue pour ça, comme Touch Stay. 

Gagnez du temps et de l’argent

Automatisez les tâches, éliminez le travail manuel et fluidifiez les opérations, pour libérer du temps pour l’interaction voyageurs et la croissance de l’activité.

Impressionnez vos voyageurs

Livrez des Guides personnalisés avec des informations pertinentes et des recommandations locales, et enrichissez l’expérience et la satisfaction des voyageurs.

Boostez réservations et revenus

Optimisez les tarifs à partir des données, personnalisez la communication voyageurs et améliorez votre présence en ligne, ce qui mène à plus de réservations et de revenus.

Professionnalisez votre activité

Fluidifiez la communication, gérez les finances et rassemblez des données actionnables, pour montrer votre professionnalisme et attirer davantage de voyageurs.

Concentrez-vous sur l’essentiel

Avec des opérations fluides et des voyageurs heureux, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : créer des expériences uniques qui génèrent de super avis, des recommandations et des réservations répétées, et qui soutiennent votre focus sur la construction d’un empire de location de courte durée.

En puisant dans les données déjà présentes dans votre système PMS et en les versant dans les modèles de Guide spécialisés de Touch Stay, les gestionnaires de location de courte durée peuvent élever l’expérience voyageur et l’engagement, sans charge de travail supplémentaire. Cela assure aussi l’exactitude du Guide en éliminant les saisies manuelles.

Investir dans un PMS en vaut-il la peine ?  

En explorant les options, il est sage de peser les coûts face au prix du logiciel. Intégrer le ROI à la décision est crucial. Un PMS de qualité génère des économies en :

• Automatisant les tâches administratives répétitives
• Évitant les sur-réservations coûteuses   
• Augmentant les réservations directes sans commissions  
• Permettant aux gestionnaires de faire croître davantage d’unités de revenu avec moins de travail   

Le système se rentabilise de nombreuses fois par les économies de coût et de temps, et permet aux activités de grandir plus efficacement. Mettre en place un logiciel PMS tôt vous laisse déployer l’automatisation plutôt que d’embaucher davantage plus tard, à mesure que l’activité grandit. 

Mettre ces systèmes en place pose une base pour l’expansion tout en maintenant des expériences voyageur exceptionnelles. Et intégrer Touch Stay dans des flux PMS déjà établis multiplie ces gains, en offrant des outils de Guide de niveau supérieur pour engager les visiteurs. 

J’ai moins de 10 propriétés : un PMS est-il vraiment nécessaire ?

Un PMS n’est pas pour vous si vous :

• adorez le stress d’une double réservation
• vous moquez de suivre vos revenus
• aimez mettre à jour manuellement votre calendrier de disponibilité
  

Même si vous pensez ne pas avoir assez de propriétés pour justifier le coût, pensez au gain de temps grâce aux efficacités opérationnelles, et au stress en moins. Que ferez-vous de ces gains ? Ajouter une autre propriété ? Suivre un cours de vannerie sous-marine ? Apprendre le piano ? Les options sont infinies !

Pour les hôtes avec seulement 1 à 5 propriétés, découvrez comment l’intégration Touch Stay x Airbnb vous permet d’automatiser et de simplifier la communication voyageurs sans PMS !

Quel PMS convient aux petites activités locatives, avec seulement une poignée de propriétés ?

Tout comme vous vous concentrez sur votre voyageur cible, plusieurs systèmes PMS se concentrent sur les outils dont un hôte  a besoin, par rapport aux outils dont un gestionnaire de propriétés a besoin. Et d’autres logiciels PMS ont différents niveaux de fonctions selon le type d’outils requis. Pour les hôtes, nous pointons ceux que nous connaissons et aimons :

• Anytime
• Guesty Lite
• Hospitable
• Lodgify
• OwnerRez
• SuperControl
• Smily
  

Pour les grands gestionnaires de propriétés, nous recommandons :

• Avantio
• Escapia
• Guesty
• Hostaway
• Streamline
• Track

Faites travailler votre système PMS pour vous

Ne laissez pas les tâches manuelles et l’information éparpillée freiner votre activité de location de courte durée. Un système de gestion locative donne aux gestionnaires et propriétaires les moyens d’opérer à efficacité maximale. En centralisant les flux, en fluidifiant les opérations, en offrant une visibilité de marché grâce à une analytique et une automatisation solides, et en facilitant des expériences voyageur supérieures, un système PMS apporte des capacités inestimables aux gestionnaires qui veulent grandir.

De plus, intégrer des solutions voyageurs de pointe comme Touch Stay dans les outils PMS existants enrichit encore l’expérience visiteur et ouvre une dimension élevée d’hospitalité, pour des séjours inoubliables et sans friction. 

Alors, si vous êtes prêt à laisser tomber les tableurs, dire adieu au chaos et débloquer tout le potentiel de votre activité de location de courte durée, découvrez la combinaison magique d’un PMS et de Touch Stay !