Cómo mejorar la incorporación virtual

A medida que el trabajo en remoto sigue ganando terreno, el proceso de dar la bienvenida e integrar a empleados nuevos en la cultura y el flujo de trabajo de una empresa ha evolucionado. La incorporación virtual, el proceso de integrar a empleados nuevos en una empresa a distancia, es ahora un aspecto crítico del entorno laboral moderno. 

Dado que hay más factores externos que considerar con la incorporación virtual, hacerlo bien es crucial para preparar a las nuevas contrataciones para el éxito y asegurar una transición fluida a sus roles. En este artículo exploramos los retos de la incorporación virtual, cómo esquivar las trampas habituales y cómo mejorar la experiencia de incorporación virtual para sacar el máximo de los empleados nuevos en remoto. Vamos allá. 

• ¿Qué es la incorporación virtual?
• El impacto de una incorporación virtual ineficaz
• Componentes clave de un proceso de incorporación virtual eficaz
• Estrategias para mejorar la incorporación virtual

¿Qué es la incorporación virtual?

La respuesta a «qué es la incorporación virtual» es que es el proceso de integrar a empleados nuevos en una empresa a distancia, usando herramientas digitales y tecnología. La esencia del proceso sigue siendo la misma que la incorporación clásica de empleados, solo que se entrega de forma completamente virtual. 

A diferencia de la incorporación tradicional, que suele incluir reuniones en persona, visitas y interacciones cara a cara, la incorporación virtual de empleados se apoya en plataformas de comunicación online, módulos de formación online y otros recursos digitales para dar la bienvenida y formar a las nuevas contrataciones. 

Este enfoque ha ganado cada vez más relevancia en el clima laboral actual, donde el trabajo en remoto y los equipos distribuidos son cada vez más habituales. La investigación sugiere que el 61% de los trabajadores tiene una visión muy positiva del trabajo en remoto, el 55% afirma que se concentra mejor en casa, y el 78% dice que trabajar desde casa mejora su conciliación, lo que destaca el giro favorable hacia el trabajo en remoto. 

Los beneficios de la incorporación virtual

Un proceso de incorporación virtual permite a las empresas agilizar la incorporación, reducir costes asociados a viajes y formación en persona, y ofrecer una experiencia de incorporación consistente para todos los empleados, sea cual sea su ubicación.

También permite a las organizaciones llegar a un abanico de talento más amplio e incorporar empleados con más rapidez, lo que puede ser especialmente importante en sectores de ritmo alto o durante periodos de crecimiento rápido. En conjunto, la incorporación virtual ofrece una forma flexible y eficaz de dar la bienvenida a empleados nuevos y prepararlos para el éxito en sus nuevos roles.

Los retos de la incorporación virtual 

La incorporación virtual de empleados, aunque ofrece muchos beneficios, también presenta retos únicos frente a la incorporación tradicional en persona. 

• Sentido de aislamiento

Uno de los retos más significativos es el sentido de aislamiento que pueden experimentar los empleados nuevos en remoto. Digamos que estás basado en Washington, DC pero contratas en Nueva York con Remote: Sin la oportunidad de interacciones cara a cara, puede ser más difícil para las nuevas contrataciones captar la cultura de la empresa e integrarse en el equipo. Eso puede llevar a sentimientos de desconexión y frenar el desarrollo de relaciones de trabajo sólidas. 

• Falta de comunicación clara

La falta de líneas de comunicación claras en un entorno virtual, o de accesibilidad de la comunicación, puede hacer más difícil que los empleados nuevos hagan preguntas, busquen orientación o reciban comentarios. Eso puede resultar en una curva de aprendizaje más lenta y en un proceso de incorporación virtual menos eficaz.

• Sobrecarga de información

Otro reto de la incorporación virtual de empleados es el potencial de sobrecarga de información. Con tanta información entregada de forma digital, los empleados nuevos pueden tener dificultades para absorber y retener todo lo que necesitan saber. Eso puede llevar a sentimientos de agobio y frustración, y al final puede afectar su capacidad de desempeñar el trabajo con eficacia.

El impacto de una incorporación virtual ineficaz 

El impacto de estos retos puede ser significativo. Si la incorporación virtual se hace de forma ineficaz, puede llevar a desconexión de los empleados, tasas de retención más bajas, y tener un impacto negativo en la productividad y la cultura de la empresa. 

Hay un vínculo muy estrecho entre incorporación y retención de empleados, y la investigación muestra que el 69% de los empleados es más probable que se quede en una empresa tres años si vive una gran incorporación. 

Los empleados que se sienten desconectados de su equipo o agobiados por la información es menos probable que se impliquen en su trabajo y más probable que dejen la empresa. 

Eso puede resultar en tasas de rotación más altas y en más costes asociados a reclutar y formar a empleados nuevos. De hecho, se estima que la economía del Reino Unido pierde 340 mil millones de libras cada año como resultado de empleados desconectados. 

Al reconocer las necesidades únicas de los empleados en remoto, las organizaciones pueden mejorar las tasas de retención, crear un entorno de trabajo más positivo y productivo, y en conjunto mejorar su experiencia de incorporación virtual.

Para abordar estos retos, las empresas deberían centrarse en crear un proceso de incorporación virtual completo que incluya oportunidades para que los empleados nuevos conecten con su equipo, reciban apoyo y comentarios continuos, y se aclimaten de forma gradual a su nuevo rol. 

Componentes clave de un proceso de incorporación virtual eficaz

Un proceso de incorporación virtual eficaz es crucial para superar los retos del trabajo en remoto y asegurar que los empleados nuevos se sientan preparados para sus nuevos roles. Los siguientes componentes son cruciales para asegurar una experiencia de incorporación virtual positiva.

Usar la tecnología 

En la era digital de hoy, los métodos tradicionales de incorporación pueden parecer anticuados, propensos a errores de papeleo, procedimientos desconectados y procesos que consumen tiempo. Usar la tecnología y aprovechar el buen software de incorporación de empleados que hay ahí fuera da un proceso de incorporación virtual mucho más eficaz. 

También puede impactar de forma positiva la retención de empleados, y los estudios muestran que automatizar las tareas de incorporación puede subir las tasas de retención un 16% para las nuevas contrataciones y mejorar el rendimiento inicial un 18%.

Hay varios tipos de software de incorporación, y todos aportan beneficios distintos. Abajo van ejemplos de las funciones que ofrecen:

• Tareas administrativas automatizadas, como papeleo y gestión de documentos
• Una plataforma centralizada para que las nuevas contrataciones accedan a información y recursos importantes
• Facilitar la comunicación entre nuevas contrataciones, responsables y RR. HH.
• Seguir el progreso de las nuevas contrataciones y asegurar que completan la formación y las tareas requeridas
• Mejorar el cumplimiento de las políticas y regulaciones de la empresa
• Ofrecer módulos de formación online para formación y desarrollo
• Gestionar nómina y beneficios para las nuevas contrataciones

Además del ahorro de tiempo obvio, invertir en software de incorporación de empleados es una decisión estratégica que fomenta el compromiso, mejora la eficacia del proceso y asegura la gestión del cumplimiento, todo lo cual mejora la experiencia de incorporación virtual.

Si quieres saber más sobre software de incorporación, reunimos las 9 mejores herramientas de incorporación de empleados para ahorrarte algo de tiempo. 

Estrategias de comunicación claras

Las estrategias de comunicación claras, como reuniones de seguimiento regulares y actividades virtuales de cohesión de equipo, ayudan a fomentar un sentido de conexión y pertenencia entre los empleados en remoto. Según la investigación, solo el 39% de los empleados afirma haber recibido el nivel adecuado de apoyo durante la incorporación en remoto, mientras que el 18% dice no haber recibido ningún apoyo. Eso deja clara la importancia de la comunicación y el apoyo para mejorar la experiencia de incorporación virtual.

Contenido atractivo 

Al crear recursos de incorporación, es importante usar una variedad de soportes para mantener a las nuevas contrataciones implicadas y evitar la sobrecarga de información. 

Para información a nivel de toda la empresa, un manual virtual es una forma excelente y atractiva de que los empleados en remoto capten la cultura de la compañía y tengan algo a lo que volver de forma constante. Debería incluir una mezcla de texto, fotos, vídeos y enlaces interactivos que cubran todo lo que una nueva contratación necesita saber: los valores de la organización, una visita virtual, las expectativas de los empleados, la estructura organizativa, los miembros del equipo y los contactos clave. Touch Stay ofrece guías digitales completamente personalizables que se pueden usar como un gran recurso para manuales de incorporación.

Ejemplos de formas alternativas de entregar información de incorporación específica del puesto incluyen vídeos interactivos y cuestionarios, ambos de gran ayuda para el compromiso y la motivación durante el proceso de incorporación virtual. Un estudio reveló que el vídeo es la forma de contenido de incorporación preferida para el 91% de las personas, lo que muestra lo importante que es incluir vídeo como una de las variedades en tus recursos para mejorar la experiencia de incorporación virtual.

Personalización y flexibilidad 

La personalización y la flexibilidad también son consideraciones importantes en el proceso de incorporación virtual. Adaptar la experiencia de incorporación virtual a las necesidades y preferencias únicas de cada empleado nuevo puede ayudar a asegurar que se sientan valorados y apoyados desde el primer día. 

Ya sea usando un medio de comunicación concreto, ofreciendo una mezcla de actividades independientes y colaborativas, o eligiendo conseguir una oficina virtual para dar una dirección de negocio y una solución de espacio de trabajo flexibles, todo puede ayudar a acomodar los horarios y estilos de trabajo diversos de los empleados en remoto.

Estrategias para mejorar la incorporación virtual

Al pensar en cómo dar la bienvenida a un empleado nuevo de forma virtual o mejorar un proceso de incorporación virtual ya en marcha, las empresas pueden implementar varias estrategias centradas en crear una experiencia de incorporación virtual acogedora, atractiva y eficaz para los empleados nuevos. 

Preincorpora, preincorpora, preincorpora

Una estrategia clave para mejorar la experiencia de incorporación virtual es empezar el proceso antes del primer día. Eso puede incluir enviar un pack de bienvenida y las herramientas tecnológicas necesarias a los empleados nuevos de antemano, junto con un contacto designado para el apoyo de configuración tecnológica, para que estén preparados y se sientan valorados desde el principio. 

Abajo van algunas ideas de qué incluir en un pack de bienvenida:

• Un email de bienvenida personalizado de la dirección, con información sobre la historia, la misión, los valores y el liderazgo de la empresa  
• El manual del empleado
• Formularios electrónicos para inscripción de beneficios, impuestos, ingreso directo, contactos de emergencia, etc.
• Merchandising de la empresa, como una taza o una alfombrilla de ratón con el logo
• Un cuestionario de «sobre mí» para compartir con sus nuevos compañeros, junto con perfiles de otros empleados 
• Una lista de comprobación que describa qué esperar durante su primer día y su primera semana

Asigna un compañero 

Fomentar las conexiones sociales es otra estrategia importante para mejorar la experiencia de incorporación virtual. El 76% de los empleados nuevos considera que socializar es crítico para el proceso de incorporación de empleados, porque les permite sentirse parte del equipo desde el principio y sienta buenas bases para la colaboración.

Asignar mentores y compañeros a los empleados nuevos puede ayudarles a sentirse apoyados y conectados con su equipo desde el primer día. Tener a alguien a mano para responder cualquier pregunta, por grande o pequeña que sea, contribuye mucho a que las nuevas contrataciones en remoto se sientan más cómodas. Esto es especialmente importante cuando descubres que el 39% de los empleados en un estudio dijo haber recibido el nivel adecuado de apoyo durante la incorporación en remoto, mientras que el 18% dijo no haber recibido ningún apoyo. 

Además, las organizaciones pueden implementar estrategias simples para construir conexiones de equipo y cultura de forma virtual. Actividades divertidas de cohesión de equipo como «citas relámpago» de empleados, cuestionarios virtuales de pub y reuniones semanales para hablar de cómo ha ido la semana de los empleados, tanto a nivel personal como profesional, son buenas formas de mejorar la cultura de la empresa de forma virtual.

Canales de comunicación abiertos 

Abordar las barreras de comunicación también es crucial para mejorar la experiencia de incorporación virtual. Abrir canales de comunicación para la transparencia y la claridad puede ayudar a asegurar que los empleados nuevos tengan toda la información y el apoyo que necesitan para tener éxito. También anima a los empleados a dar comentarios y compartir ideas accesibles para todos, lo que significa que todos los colegas se mantienen conectados, informados y se sienten reconocidos.

Plataformas como Slack las usan empresas de todo el mundo para reforzar sus comunicaciones internas, mejorar la cultura de la empresa y reducir las barreras de comunicación. 

Reuniones de seguimiento regulares

Implementar mecanismos de reuniones de seguimiento regulares y de comentarios también puede ayudar a dar apoyo y orientación continuos a los empleados nuevos, lo que impacta de forma significativa la experiencia de incorporación virtual. Los estudios muestran que el 96% de los empleados que reciben comentarios regulares lo ve de forma muy positiva y que los empleados que reciben reconocimiento de la dirección tienen un 69% más de probabilidad de producir un trabajo mejor.

Tener reuniones de seguimiento regulares programados en los calendarios de los empleados nuevos con sus responsables, en lugar de esperar a que pidan una reunión, construye una gran base de apoyo. Además, programar sesiones trimestrales de coaching con la dirección es también una gran forma de asegurar que las nuevas contrataciones se sientan valoradas.

Personalización a medida

La personalización a medida es una consideración importante en la incorporación virtual. Adaptar la experiencia de incorporación virtual a las necesidades individuales, con objetivos y expectativas claros descritos para sus roles, puede ayudar a asegurar que los empleados nuevos se sientan valorados y apoyados. 

Personalizar los materiales de incorporación es muy importante para los empleados nuevos; cuando no tienen expectativas claras de sus roles individuales, puede impactar de forma significativa su experiencia de incorporación virtual y llevarles a buscar más claridad en otro sitio. La investigación muestra que el 23% de los empleados que dimiten en 6 meses dice que unas directrices claras sobre sus responsabilidades les habrían ayudado a quedarse en el puesto.

Usa datos para la mejora continua 

Por último, las organizaciones pueden aprovechar datos y analítica para refinar y mejorar su proceso de incorporación virtual con el tiempo. Al recoger y analizar datos sobre la experiencia de incorporación, las empresas pueden identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos para mejorar la experiencia de incorporación virtual de los empleados nuevos.

Gran parte de la tecnología de incorporación tiene funciones integradas de encuestas y comentarios, pero si aún no has automatizado todo tu proceso de incorporación de empleados, Survey Monkey y Google Forms son buenas herramientas para recoger comentarios.

Resumen 

La incorporación virtual es un aspecto crítico del entorno laboral moderno, sobre todo teniendo en cuenta el giro hacia el trabajo en remoto e híbrido. A lo largo de este artículo hemos hablado del proceso de incorporación virtual, de los retos habituales y de cómo evitarlos, y de estrategias para mejorar la experiencia de incorporación virtual. 

Está claro que invertir en incorporación virtual es esencial para preparar a las nuevas contrataciones para el éxito y asegurar una transición fluida a sus roles. Al incorporar los componentes clave que mencionamos, priorizar la experiencia de incorporación virtual y reconocer las necesidades únicas de los empleados en remoto, las empresas pueden crear un proceso de incorporación virtual positivo y eficaz para los empleados nuevos, sea cual sea su ubicación.

En Touch Stay, nuestras guías digitales se pueden usar para crear recursos de incorporación completos y fáciles de usar que harán de la incorporación de empleados en remoto un proceso fluido y sin estrés. 

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